浅析计算机在现代档案管理中的应用

崔栗宁

摘要：随着信息化水平的高速发展，计算机的普及已经越来越广泛和深入，作为原来传统的档案管理工作，也开始普遍采用计算机技术。虽然计算机系统高效、快捷，给传统的档案管理工作带来新的方法和血液，改变了传统的档案管理方法，然而由于计算机水平和技术发展日新月异，导致人才供给不能及时满足信息化建设需要，同时互联网自身的安全性也对档案管理带来隐患。另外伴随着信息化浪潮，更多的电子数据需要进行归档管理，而且需要采用新技术进行保密防范，因此在新的背景下，加强计算机在现代档案管理工作中的应用以及安全防范显得至关重要。

关键词：计算机；档案管理；信息化

引言：

随着经济高速发展和信息化建设不断加强，需要进行归类管理的档案内容越来越庞杂，尽管计算机的应用为档案管理带来了高效、便捷等功效，然而在实际使用计算机进行档案管理过程中，还是出现多种问题例如人才匮乏以及信息安全存在隐患等等，针对以上各种问题均需要现有的档案管理工作者进行应对以便实现档案管理工作的有序开展，最终实现信息化系统建设。下文将针对计算机应用下档案管理工作存在问题进行分析，并针对存在问题提出针对性的改善对策，希望能够促进新时期现代档案管理工作的长效发展。

一、应用计算机进行现代档案管理存在的问题

1.体系不完备。

计算机网站建立的便捷性导致众多部门都建立自己的网站进行档案管理，而由于各方没有统一的配合，从更高层次进行档案管理系统设计，从而导致档案管理内容重复、资源浪费。另一方面由于各方按照自己的目的和想法进行档案管理，导致计算机应用下的档案管理没有规范化的流程和检索系统，不能够适应日趋增加的档案内容，不便于档案使用人员进行信息检索，阻碍了现代档案管理信息化进程。因此在计算机广泛应用的背景下，现代档案管理者不能仅仅从自身角度出发，更加应该从系统规范层面出发协调建立系统的现代档案管理规范，从而保证整体的档案管理工作有章可循、合理利用资源，避免资源高度浪费。

2.网络安全存在缺陷。

自从计算机诞生以来，其为人们的生活以及信息技术的发展带来了翻天覆地的改变，但是伴生的网络安全问题也不容忽视，例如2017年5月份国内某些高校以及医院的电脑被恶意攻击，造成重大的经济损失，最终查明是俄罗斯黑客利用比特币没有痕迹的交易漏洞进行的恶意攻击，诸如此类的网络安全案件层出不穷，不能不让人担忧作为信息化存储的现代档案资料也存在被攻击的可能性，因此计算机应用背景下档案管理的网络安全存在隐患，需要进行专业的防范。

3.专业人才缺乏。

尽管现阶段计算机已经较为普及，然而由于传统的档案管理工作人员有些没有进行及时的专业学习，不能够熟练应用计算机进行档案管理，为日常的档案管理工作带来诸多不便。另一方面，现在的大学生以及高端人才主要择业面为金融、法律等高端行业，对于传统的档案管理不关注，从而造成传统的档案管理职业人才没有高端人才，造成技术更新换代较差，不利于档案管理的信息化。

二、改进计算机在现代档案管理中的应用对策

1.在档案管理中普及计算机技术。

传统的档案管理已经难于适应信息化下海量数据的储存以及使用，现在的档案管理工作者需要完全普及计算机技术，从信息化层面进行系统的档案管理设计，从而便于高效、快捷的进行档案管理工作。在进行计算机技术普及的背景下，一定要逐步建立行业规范，进行系统的梳理以便整体的档案管理工作能够相互适应和衔接，避免资源浪费。系统化、规范化的档案管理流程需要相关方面一致努力并且推进，因此在未来档案管理工作领域，需要相关方共同梳理计算机应用下现代档案管理中的各种流程以及缺陷，从而有针对性行的进行改善。

2.将网络安全纳入现代档案管理规范中。

正如上文所述，信息化背景下的网络安全隐患遍布各个领域，而针对档案管理本身安全要求更加严格，需要审慎对待。一方面可以通过科技投入，研发高质量的档案管理系统，避免黑客入侵从而造成重大的经济损失，另一方面，国家也需要加快信息相关领域的立法活动，对于信息被恶意入侵、恶意篡改进行法律制裁，从而为计算机应用下的现代档案管理工作营造安全氛围。

3.加快人才培养和输送。

无论是信息化下档案管理基础工作的汇编以及整理还是高端的信息安全防范，都需要高科技人才的辅助方能完成，因此在计算机广泛应用的背景下，需要多方培养专业化和高素质的人才。对于现有档案管理工作者要加强培训，培训可以从两个层次展开，具体包括日常培训和定期培训，其中日常培训要体现在平时的工作当中，将信息化以及计算机应用中的诸多问题逐步消化在日常工作中，定期培训主要解决一些新技术、新问题，从而保证现有档案管理工作者能够适应计算机的应用。对于新技术人才也有加强引进，信息技术日新月异，需要不断补充新的血液，方能促进档案管理工作改进技术，因此档案管理部门需要针对档案管理工作做好人才引进计划，从而保证人才储备，最终实现高效、便捷的档案管理目标。

总结：

现如今绝大多数档案管理工作部门已经开始采用计算机技术，计算机技术的引进推动了档案管理工作的高效开展，但是不能忽视在计算机使用过程中出现的诸多问题例如人才缺乏以及信息安全等诸多问题，因此为了充分发挥計算机技术在现代档案管理中的作用，务必要从人才、技术方面进行革新，从而保证现代档案管理工作能够在计算机技术应用下有序展开。同时由于我国相关领域的法律法规还不健全，期待相关部门能够加快信息领域的立法活动，为档案管理工作提供更加完善的法律法规保证。

参考文献：

[1]王励.有关计算机在现代档案管理中的实践应用[J].经营管理者，2014，（33）.

[2]崔静.浅谈计算机技术在现代档案管理中的应用[J].信息系统工程，2013，（08）.

[3]董志恒.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].现代办公，2017，（07）.endprint