用PPT演示动态交互式图表

马震安

在进行人员管理、产品管理等工作的过程中，我们经常要在PPT演示中调用许多Excel工作表，若将图表逐一复制到PPT中，既耗时又繁琐。如果在PPT幻灯片中加入数据透视图表，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，这样用一个交互式图表就能完成大量的数据分析（图1）。

1. 利用控件连接数据

首先，在Excel工作表中选中数据区域，点击“公式”选项卡中的定义名称，在弹出窗口的“名称”框中输入此区域的名称，如“分析结果”。如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。接下来，在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片，选择“开发工具”选项卡（如果没这个选项卡，可以点击“文件→选项”菜单，在自定义功能区中添加），点击“其他控件”，选择“Microsoft Office Chart 11.0”（这是一个数据透视图控件），在幻灯片中拖动，画出这个控件（图2）。

然后在控件上右击，选择“Microsoft Office Chart 11.0对象”下的“命令和选项”，在弹出的对话框中选择“显示/隐藏”选项卡，选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图（图3）。

設置完毕，再次在控件上右击，选择“Microsoft Office Chart 11.0对象”中的“编辑”，在弹出的对话框中选中“一个数据库的表或查询”，点击“连接”按钮，显示“数据明细”设置，点击“编辑”按钮，显示“数据链接属性”对话框。在“提供程序”选项卡中选择“Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers”，在“连接”选项卡的“指定数据源”处选择“使用连接字符串”，点击“编译”，在弹出的“选择数据源”窗口中，DSN名称处输入“我的数据源”，点击“新建”，在弹出的“创建新数据源”窗口选择“Microsoft Excel Driver（*.xls）”，点击“下一步”，在弹出的窗口中点击“浏览”，选择新建的数据源“我的数据源”，点击“保存→下一步→完成”，在出现的窗口中点击“选择工作簿”，在弹出的窗口中选择Excel文件，连续点击“确定”。最后再点击“测试连接”，就会弹出“测试连接成功”提示（图4）。

2. 设计交互式动态图表

数据源连接成功后，在控件旁边就会弹出“命令和选项”窗口，在“数据明细”选项卡“使用数据来自”下的“数据成员、表、视图，或多维数据集名称”处选择在Excel工作表建立的那个数据名称“分析结果”，在“类型”选项卡中选择所需要的图表类型（如簇状柱形图），选择图表区的列坐标轴，在“刻度”选项卡中自定义最大、最小值。在控件上右击，在弹出的菜单中点击“字段列表”，根据需求将列表中的字段拖放到控件相应的位置（图5）。

将“部门”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“学历”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“职称”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。在“工资的和”上单击右键，选择“自动计算→平均值”。这样，完成上述设置后，幻灯片中的图表在播放时就有了交互性动态展示功能（图6）。

3. 修饰图表

图表设置完成后，可以利用“常规”选项卡为图表添加标题，也可以利用“边框/填充”选项卡对整个图表进行修饰（图7）。

由此可见，利用“Microsoft Office Chart 11.0”控件在放映幻灯片时通过图表进行的动态数据分析，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩。