探讨地质档案管理遇到的几点问题及建议

文/湖南省有色地质勘查局二总队 周聪敏

探讨地质档案管理遇到的几点问题及建议

文/湖南省有色地质勘查局二总队 周聪敏

本文主要论述了地质档案管理过程中的问题，结合工作实际提出做好地质档案管理的建议。

地质档案管理；安全；规范；保管形式；保密

在地质行业中，地质档案管理是相当重要的组成部分，是对地质工作的系统化的归纳与汇总，更是对地质工作成果的集中体现，是国家的宝贵财富，应合理科学有效地管理好地质档案，更好地为地质找矿、生产、科研工作服务。

一、当前地质档案管理出现的问题

（一）安全意识淡漠。档案是一种不可再生的资源，对单位的地质事业发展有着重要的保存和参考价值，档案一旦丢失，后果不堪设想。由于管理人员安全意识不强，单位条件差，库房地面潮湿，资料产生霉变，没有安装防盗、防潮、防火等设备，没有制定完善的应急措施，档案存在极大的安全隐患。

（二）地质档案管理不规范。大多数地质勘查单位缺乏完善的地质档案管理制度，许多实体部门项目形成的资料分散、丢失，没有集中保存并归档，对档案的完整性造成了一定影响，由于档案管理人员缺乏档案专业知识，使得地质档案出现了人为的不完整、不系统、数据不准确等现象。

2000年以后，许多地勘单位由于系几个单位合并而来，地质档案出现了参差不齐的类别及档案号，导致档案号混乱、不规范，查询难度大，甚至同样的地质档案出现了几个档案号等问题。

（三）档案保管形式单一。传统的地质档案基本上是以纸质介质形式保存，劳动密集型的管理使得查阅也很困难，并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多成本，纸张容易发黄、变脆，不利于保管和维护。

（四）保密意识薄弱。伴随着IP技术以及信息网络的快速发展，如今已经进入到了经济技术信息时代，保密工作的难度越来越大，保密工作形势也变得非常严峻。但是在日常工作之中，因为保密意识不足，保密观念的落后，并受到传统“无密可保”“有密难保”“保密无用”等观念带来的影响，没有充分认识到地质资料保密工作的重要性。

二、地质档案管理的建议

（一）加强安全管理，预防为主、防治结合、确保安全。

做好档案安全的宣传教育工作，增强档案安全意识，安装防盗窗、雨棚，防强光双层窗帘，档案柜放置防虫防霉晶片，配置灭火器、去湿机等设备，有条件的单位还可以配备空调，炎热夏季在早上9点前开窗透风，降低库房温度。下班之前关闭库房总电闸，定期对库房进行打扫、防尘，制定完善的档案安全应急处置方案，并对应急措施进行不断的完善，定期开展档案安全检查工作，对发现的问题或者是安全隐患及时向分管领导进行汇报，并积极采取相对应的处理措施。

（二）做好地质档案规范化管理。严格按照《档案法》《地质资料管理条例》《原始地质资料立卷归档规则》的要求，督促、检查、指导有关实体和相关人员做好野外地质资料的形成、积累、立卷归档工作，对档案工作的每一个环节都进行严格把关。同时严格根据我国相关的地质档案管理规范、案卷质量等诸多方面的明确规定，为开展地质档案管理提供业务规范及制度保障，以便于对地质信息资料进行开发及合理利用提供科学依据，从而使地质档案真正成为生产、科研、建设和管理工作的信息资源。

几个地质勘查队一合并，档案编号非常混乱，参照《原始地质资料立卷归档规则》并结合本队实际情况，对档案号进行统一编号。我队以往的档案号例如：D219.1.001，D217.15.002，是由档案类别代字，属类代号，小类代号，矿区、测区代号，顺序号组成，既繁琐又不易查询，我队参照规范已作出相应调整，例如：D0001，D0002，由类别、顺序号组成，既简单又易查询。

（三）档案的数字化管理。以往的地质档案的存储基本上以纸质介质的形式，不仅查阅速度相当缓慢，而且对于资料的使用和保存也是极不方便的，仅仅依靠人工清账查找，其效率尤为低下。所以，应当对地质档案中的地质图件及文字资料进行信息化处理，既能减少库房占用面积，又不易损坏，易于保管。我队将报告正文分页扫描300dpi之后校正、用photoshop进行整饰，做成pdf文本保存，图纸扫描300dpi，以jpg或tif格式保存，注明相对应档案号，以光盘、移动硬盘、电脑等多种方式储存。能够完整清晰地管理好地质资料是地质档案管理者的重要责任。

（四）做好保密工作。增强地勘单位保密法制观念、强化保密宣传教育，认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》等一系列法规。档案管理人员签订《保密协议书》及《保密承诺书》，对于涉密纸质档案、电子介质档案的借阅、移交、保管以及销毁等都必须严格根据保密制度开展，要确保万无一失，同时制定出完善的借阅、复制以及拷贝制度，所制定的制度必须要严密而简明，方便进行执行，同时还需要在实践的过程中进行总结，并不断对其进行完善、充实，确保涉密地质资料、文件的安全，库房指定专人负责管理，无关人员禁止入内，未经批准，任何人不得随意阅览、复制、传真和摘录涉密档案内容，更不得私自撕拆、涂改。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护，确保安然无恙。

三、结语

地质档案是地质单位的重要资源，做好档案管理工作，分析地质档案管理过程中存在的问题，结合实际开展有效的处理方法，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧跟上时代步伐，从观念上采取有效措施，积极探索档案现代化管理模式，与时俱进，挖掘地质档案的潜在价值，推进我国的地质档案工作的发展。