信息化背景下的高校办公室工作创新探讨

王志伟

信息化背景下的高校办公室工作创新探讨

王志伟

本文在阐述高校办公室的重要性基础上，分析了其信息化建设现状，提出了信息化背景下创新的策略，希望对信息化背景下，高校办公室工作创新提供参考。

信息化背景 高校办公室 创新

信息化背景下，为各行业领域带来了新的发展机遇与挑战，高校办公室也不例外，更要坚持科学发展观，积极创新，从根本上提高自身信息化工作水平，充分发挥信息服务对高校科学发展的作用。

一、高校办公室的职能作用

在高校发展中，办公室具有非常重要的地位与作用，是学校的一个综合性管理部门，主要负责管理、服务、监督、沟通及协调等工作，其建设好快直接影响到学校的整体管理水平、对外形象及办学能力等。目前，高校办公室工作在实际运行中还存在一些问题与不足，例如因制度不完善，而无法充分发挥其职能作用、缺乏服务意识、执行力差、领导缺乏先进管理理念、部门工作效率低等，对办公室的作用带来了很大的影响。所以，在信息化背景下，高校办公室要积极进行创新，不断加强科室的职能作用，提高工作人员的综合素质，完善工作机制增强服务意识，从而有效提升自身管理水平、执行力、工作效率与服务质量，提高学生办学水平，为学校可持续发展奠定基础。在高校管理中，办公室是核心，其对高校发展建设具有不可替代的作用与地位。

二、信息化建设现状分析

（一）信息化意识弱，人员综合素质不高

作为教学与科研的专门场所，高校的学术与科研实力非常强大，这就要求高校要引领信息化时代的发展，满足社会经济发展需求。但目前受现行行政会管理模式的影响，部分高校还没有意识到办公室信息化建设的重要性。此外，目前，高校办公室工作人员年龄普遍偏大，传统办公模式影响大，响应好找将之纸质化信息录入高校数据库中，但仍无法满足庞大的数据库发展需求。

（二）基础设施建设水平低，信息化管理系统还需完善

高校信息化管理管理系统是以一定的软硬件设施为基础，包含网络宽带、服务器运转速率、整体网络布局、专业管理人员素质等。特别是在信息化时代，高校庞大的基础数据库离不开高效、专业及使用效率高的软硬件设施的支持，但目前高校基础设施建设还无法满足庞大的数据收集与处理需求。

（三）信息共享水平低，信息化办公制度还不够完善

高校信息化办公室建设的本意是，在搜集处理校园基础数据前提下，实现数据、信息的共享，以期能够更好的在高校决策层、管理者、服务人员及师生间形成良好的沟通，这是一项系统化的工程。但，在实际工作中，部分高校将信息化办公系统高高供起。高校信息化办公室建设中，由于建设资金不足，使得建设不能够持续进行，且新老设备同时存在，前后信息化系统建设连贯与兼容性不足，从而无法在校园内形成统一的信息化处理平台，有的高校内部各管理部门甚至是“各自为政”，互不干涉。

三、信息化背景下，高校办公室工作的创新途径

（一）创新思维理念

信息化背景下，高校办公室工作离不开工作人员的创新意识，应摒弃传统观念，积极接受新事物带来的挑战。当前，人员配置已符合新时期标准，80后成为高校办公室工作的主要力量，但在工作上还难以挑起重任，重要事项还需老同志经办或协办。由于相较之年轻人，老同志创新意识弱，因此新老配合是十分必要的。在办公室日常工作中，新老同时要做好信息理念的培养与传递，做好信息收集与处理，确保信息互换的时效性，通过个体加工、整理原始信息，形成便于公立的有效信息，以此实现管理理念与方法的创新，从根本上提升工作效率。

（二）创新工作技能

信息化背景下，现代化办公室管理工作不但需要工作人员要有勤奋、爱岗敬业与吃苦耐劳的精神，同时工作人员还要熟练掌握并运用计算机网络技术与各类办公软件、工具，且还要具备一定的网络知识与技巧。作为高校办公室工作人员，要在保持职业道德的前提下，不断加强自身理论技能的学习与更新，提高岗位专业技能水平，以满足社会经济发展需求，通过自我的不断完善与监督，为自身修养、素质及水平的提高奠定基础。

（三）对工作人员加强培训，增强创新意识

随着办公网络、信息及智能化水平不断提高，高校办公室工作人员要不断强化自身信息化意识。学校领导要重视人员的信息意识，将其作为工作效率提高的基础，加强培养工作人员的洞察力，丰富其自然与社会科学知识，有效收集、归纳并处理日常接触到的公文、请示及报告等信息量大的文件，合理取舍，为领导决策提供有效信息支持。另外，办公室人员还应具备一定的文字水平与组织能力，确保学校公布的文件、政策及规则更具有权威与规范性。除此之外，高校办公室人员的培训创新还应包含心理素质与协作精神。办公室人员要时刻保持求新意识，在固定办公环境中，不断出其不意，简化工作流程与程序，加快与完善高校办公自动化建设不法，保持良好的心理素质迎接每一天的工作。

四、结语

综上所述，在信息化背景下，高校内部各职能办公室要根据自身特点，准确把握方向，更好的迎接新形势下的发展机遇与挑战。以此采取有效措施，从制度、设施及人员等方面入手，不断提高自身管理模式与水平，推动学校教学、科研的稳定发展。

[1]张艺．大数据时代高校网络信息化办公室建设[J]．价值工程,2016(19)：103～105．

[2]胡旭宇．信息化背景下的高校办公室工作创新探讨[J]．科教文汇(上旬刊),2017(03)：123～124．

（作者单位：北京联合大学生物化学工程学院）