基于云数据时代高校档案管理工作的思考

孟慧敏

[摘要]本文首先介绍了高校档案信息管理现状，再就云数据技术特点与云数据技术的应用条件进行了分析与阐述：最后针对云数据技术在高校档案资源信息管理中的应用进行了详细介绍，并对未来高校档案信息管理的发展趋势进行了技术展望。

[关键词]云数据 高校档案管理 档案信息收集

随着计算机网络技术的发展，云计算与云存储技术的出现，带动着世界进入“云数据”时代，云数据概念与技术的深刻发展已经深刻影响到了高校管理的各个方面。互联网、数据库、云计算、云存储等技术为大数据时代的档案管理创造了基础，这也对高校的档案管理工作、收集工作提出了新的要求，高校档案管理必须找出新的方式。

一、云数据对档案信息工作的影响

1.大云数据的概念和特点

“云数据”最早来自IT产业。根据百度百科的定义“云数据”是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。就是在大量的数据中进行挖掘，通过云计算的处理模式，对有价值的数据信息进行整合，使之转化为知识资源，从而对组织管理等产生影响。对高校档案工作来说，大数据意味着从高校档案馆中所蕴藏的海量数据中进行挖掘，形成有助于高校各项管理的知识资源，并有助于高校进行各项决策。

2.大数据改变了档案信息的收集方式

“云数据”首先改变的就是档案工作的收集方式，为了满足管理者的需求，档案收集的信息在范围上将大大地扩展，内容深度也将极度加深，以便为进行有价值的全面信息分析提供数据基础。因此，档案馆应摈弃依赖经验、理论等思维方式人为鉴定收集信息的传统做法，将更多的信息存入档案，实现信息的全面收集，真正实现信息的“海纳百川”。并且保证所收集的信息能够随时被利用。

二、高校档案管理现状

当前高校的档案管理主要面临如下问题：

1.高校已有的档案信息管理平台已不能满足日趋庞大的档案信息资源的管理与存储，高校现有档案管理信息平台多为13/5或C/S单一服务器的系统架构方案，在不引入服务器集群或虚拟云存储技术的前提下。随着档案资源数据存储的增大，极有可能会引发磁盘物理存储容量不足，进而导致平台数据库“胀库”危险。

2.高校内部的档案资源数据来源广泛，种类繁杂，有资料显示2012年以来。非结构化电子文件，如文档、表格、网页、音视频等数据信息占整个校园网数据信息总量85%以上。这些内容各异、格式不同的信息都将成为未来高校档案的重要数据源。

3，当前我国高校档案管理尚存在“重馆藏轻利用”的现象。档案管理人员往往把高校档案馆藏量作为硬性指标来衡量，而对于档案信息的应用服务普遍重视不够。

三、高校档案的信息特征

1.种类样式多、内容广泛。高校档案来源丰富，其中包括师生个人信息如职工人事档案、职工医疗保健档案、学生学籍档案，也有反映教务教学情况的，如教务档案、试题库，还有反映学校政务类别的如校务档案、财务档案、基建档案及各类资产类档案等。

2.高校档案存储形式多样。高校档案的存储介质既有传统纸质档案如人事档案卷宗、财务原始报销凭证及公文文书，也有教务、科研、OA办公等管理信息系统生成的数据库文件：此外，除了传统的字处理文档和结构化数据库文件外，还包括大量电子表格、电子邮件、影音等半结构、非结构化电子文件。

3.高校档案资源体量大，数据冗余度较高。随着高校网络及办公自动化水平的提升，高校的校园网内产生并沉淀大量电子文档，这些文档、报表来自学校不同部处的业务信息系统，虽然电子文件内容相对完整、独立，但不同类别电子文件之间存在大量数据冗余，占用并浪费了档案资源共享平台的存储空间。

4.高校档案调阅频繁，档案综合利用率高。高校人员技术职称晋升、学生评优评先、财务审计分析、设备仪器招标等工作都需要提供大量数据佐证。而调阅档案则是最直接、最有效的一种信息获取手段。因此，高校档案调阅频繁，档案综合利用率较高。

5.高校档案价值密度较大，高校档案资源大多是经由高校教学、科研、财务、人事等各个管理信息系统采集得到，这些由业务信息系统提交汇总的档案信息无论从格式上还是内容上都是相对完整规范的，其档案信息价值密度较高。

四、云数据在高校档案管理中的应用

1.云数据技术可用于高校档案信息的资源发掘。在校园云数据时代。信息应用服务及师生用户的客观需求引领着高校档案由常规分析向广度、深度分析转变。人工智能、机器学习、知识图谱等一系列云数据技术能够从海量档案信息资源当中分析潜在价值并找出學校特有办学规律。未来，利用海量档案信息资源进行数据挖掘与数据分析将成为高校档案信息服务的主营业务。

2.云数据技术有利于高校档案用户信息的数据挖掘。当高校全面进人智慧校园时代，校园师生用户将会对高校档案资源的信息服务、应用服务、智慧服务的要求变得更为迫切。高校档案资源共享平台借助云数据技术可对来访用户身份、来访记录等结构化信息及其存储行为、搜索方式、位置信息等半结构化信息进行分析与处理，从中挖掘并找到用户的隐形诉求从而提升档案信息的应用服务水平。

3.云数据技术可用于高校档案知识发现与趋势预测。高校档案资源共享平台中的档案资源与用户信息相对孤立。如学校一卡通系统用户行为信息、教务考试成绩信息、学生系统的学管信息等即便能够被高校档案资源共享平台收录、采集，但都是独立存储，学校无法从利用这些档案资源中进行知识发现和趋势判断，借助云数据技术则可找出这些档案信息间、用户间以及档案与用户间的潜在逻辑关联规则。从而能够为学校教学、学生综合素质评价、财务分析等各领域提供趋势判断和辅助决策。