人力资源信息系统研究

赖巧玲

[摘要]信息科技革命已经成为当前最大的产业革命，信息科技对全球的产业和经济造成巨大的冲击，企业利用信息科技来创造组织的竞争力，提高生产力增加组织效能已经成为一种风潮，而信息科技为组织带来的是一个全面性的改变，包括组织的结构、制度、作业流程的变动，创造出一个全新的经营模式。

[关键词]人力资源 信息系统

管理模式的改变，人力资源管理部门当然也无法袖手旁观，近年来的研究发现，各企业投入在人力资源行政作业的活动时间达到80%，而在人力资源策略层次的活动只有20%，这80%的活动事实上几乎都可以透过信息科技来提升效率的，如果能减轻管理者在例行性活动的时间负担，管理者自然有更多的时间去投入策略面的考虑与发展。

组织如能更重视人力资源的发展，以多元的人力资源策略来培养知识工作者为主要方向，透过信息科技和网络技术来进行人力资源管理活动包括：薪资福利、绩效管理、招募遴选、训练发展、员工生涯规划和企业人力规划等等活动，将可以有效提升企业人力运作的效率以及人力素质优质化，间接的增强组织的竞争力。

科技与资讯的运用大幅提升了工作的生产力，工作的内容将可以更专注在组织问题的解决方案上，产品和服务也将更贴近顾客，组织的竞争力自然提升。因此将人力资源管理活动计算机化，并且将原本人力资源部门作业的层次，透过信息科技的协助建立人才数据库和员工历史数据库，配合精确的分析工具，将传统人力资源活动提升到人力资源管理策略的层面，以促进组织效率及培养发展高素质人力为主要目标，将是组织在未来『数字化经济时代J成功的关键因素。

一、人力资源信息系统定义及使用状况

大部分的大型公司都有以人力资源的功能来处理一些人事的工作，而管理人事的概念系统称为人力资源信息系统，简称HRIS。人力资源信息系统基本形式与其他的信息系统相同。会计信息系统（AIS）提供人事数据相关的财务背景，人力资源研究子系统执行特定的研究项目以搜集新的资料，而人力资源情报子系统则从环境中搜集人事相关的数据和信息，而HRIS的数据库则提供人事流动如何被公司环境中的组织与个人所影响的相关资料。投资HRIS由于期望人力资源信息唯一种策略计划，进而使得人力资源成为商业资源，有效的HRIS应该是能够比较多变的员工数据，以协助架构组织中的新政策与管理策略。

将人力资源信息系统定义为发展用以取得、储存、操作、分析、撷取及分怖信息的人力资源信息的一种系统。此系统不仅包括计算机硬件和人力资源作业的相关软件，还包含系统的用户、表格形式、程序与数据等，因此人力资源信息系统主要目的是以信息形态提供服务给系统的顾客或用户。

人力资源信息系统是用來搜集、记录、储存、管理、陈述、表现与处理人力资源数据的数据库、计算机应用程序、硬件与软件的结合。有效的人力资源信息系统不仅包含一般的人事、薪资系统，更应该将数据透过统计的分析与规划，主动提供管理阶层正确决策所需的信息。人力资源管理系统在国外的大型企业几乎都有导入只是导入层次的差别，根据美国人力资源系统专业人协会（HRSP）在2011年的调查当时美国两千多家企业界导入HRIS的状况，在美国有几乎百分之九十的企业有HRIS的单位设置，而HRIS的单位有百分之七十三是设置于人力资源单位，百分之九左右设置在信息部门，其他则为外包，而全职的HRIS人员也迅速成长中，主要由程序分析师、数据输入员、系统分析师、管理人员、等组成。另外HRIS的软件多为由外在的软件厂商购入或公司内部自行开发的软件，而软件开发多由HK部门与Is部门共同开发。大多数的企业仍然将HRIS的重点放在薪资福利管理系统上，而且大多数都是自外在购入软件包。在绩效管理信息系统的应用上相对来说就较低许多，不过要建立一完整的人力资源信息系统，绩效管理系统是亟需快速建立的基础系统，因为它牵涉了其他各子系统的运作，单单靠薪资福利模组的运作只能做到电子数据处（EDI）的层次，而无法提升至决策支持的层次（OSS），因此本研究希望透过系统分析的过程，配合新的绩效管理理论建置一套具有决策支持功能的绩效管理信息系统。

二、人力资源信息系统所包含的功能

人力资源信息系统主要处理员工在组织内工作的有关信息流程及组织未来的人力需求，在大部分的组织中，人力资源信息系统应包含五大基本功能，包括：招募、绩效发展、训练、薪酬和维护。HRIS的运用可以提高人力资源管理部门的营运绩效，使人力资源发挥最大运作效能，可以系统性的分析人力资源信息，提供完整的参考信息，进行组织中完整的信息资源管理，而为了提升作业的层次，人力资源信息系统应该要包括成本分析和评估控制，总而言之，只要人力资源信息系统越周密，越能因应各种状况的需求，管理者完成企业目标的机会就越大。一个完整的人力资源信息系统应包括管理程序与计算机系统两部份，管理程序包括系统用户、企业政策与人工操作，计算机系统包括人员的数据、工作数据与相关软硬件设备。

三、总结

一个人力资源信息系统的开发过程是相当复杂，每一个过程的失误都可能会导致系统的失败，因此人力资源信息系统的开发建置应遵循本章第一节所提到的系统开发模式来进行系统的开发建置，从系统需求分析到系统导入的过程中，工作是相当烦琐的。唯有有效的整合计算机、人、政策、程序及信息的流程，才能发展一个有效的人力资源信息系统，因此系统的发展包括分析、设计、发展、实施、维护、评鉴及系统的修正，整个人力资源信息系统的规划过程。