数字档案系统信息流转效果理论研究

都玉华+郑坤+齐佳佳+都玉荣+翟翊

【摘要】本文从理论研究的角度梳理了目前数字档案系统存在的主要问题，分析了制约数字档案系统流转效果的因素，分别从不同角度提出数字档案系统的建设策略，为提高数字档案系统服务功能提供依据。

【关键词】数字档案系统 信息 流转

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）46-0027-02

大数据时代的到来，建立了网络环境下的数字档案系统，使档案管理达到实时、动态的智慧状态。档案管理形态从原来的“实体保管”型向“信息服务”型转变，实现馆藏的数据化，数据转换网络化，信息利用多元化。数字档案系统的使用主要从整合档案信息资源、多煤体档案管理网络系统、电子公文网上归档等内容入手，提高档案信息资源的利用率。数字档案系统的流转效果是促进数字档案系统优化，促进各个环节交流的的重要部分，使数字档案系统信息收集、交流、服务更合理、更高效、更顺畅。研究数字档案系统各个环节现状及要素，提出建设策略可能为数字档案系统的创新发展提供借鉴。

一、数字档案系统存在的主要问题

1.目前，档案系统的用途主要集中在档案信息的收集、保存上，利用程度尚待开发，与使用者充分交流及大量的精细统计工作没有实施，导致由于专业知识的差距导致一些重要的档案资料不能被挖掘出价值，一些信息资源随着时间的流逝失去生命力。

2.高校的数字档案系统缺乏有效平台。平台不能成为搭建管理人员与使用者的桥梁，不能及时为使用者提供档案信息，不具备反馈功能，不能形成有效的流通，不能追踪使用者在查找、使用后的意见和建议，影响了档案发挥其作用效果。

3.现有数字档案系统失衡实效性。只是对现有的馆藏进行数字化管理，没有相应配套的跟踪机制，数字化流程不完善，渠道不畅通，不具务追踪功能，造成档案收集时间周期长，产生重要档案遗留在基层部门的现象，影响了档案的作用，阻碍了档案系统的高效运转。

4.现有数字档案系统缺乏协调互动性。档案的管理部门与使用部门之间缺乏有效沟通，出现信息档案资源生产与使用存在脱节现象。档案的使用只停留在信息单向流动阶段，不关注实际需求，没有核心服务理念，数字档案信息存在单一，归档滞缓，传递不通畅的弊端，会造成不能满足使用者需要，影响档案信息利用價值的充分发挥。

5.数字档案信息开发的广度和深度不够。存在信息垄断现象，个别部门仍有不按规定移交档案的现象，同时，档案部门不能及时对超过保密期的档案进行解密和降密，影响了向使用者提供利用。制约了档案馆的服务质量、服务水平。

二、影响数字档案系统流转效果的主要因素

1.数字档案系统的流转环节包括收集、加工、处理、查询利用、传送，影响流转的因素主要档案信息源的来源，获取信息的速度、质量，通过检索数字档案系统能第一时间获取信息，满足使用者的需求；同时，对处于密级保护期内的信息档案要有安全保障，安全性关系到档案用户的切身利益是必需高度重视的环节。

2.信息加工处理环节是提高数字档案利用效果的重要环节，通过一定的整合将原始信息处理成能满足广大使用者需求的检索信息，是系统流转的一个技术环节。

3.信息查询利用可以通过列表，导航等发布形式便于使用者查询，完善服务系统，并简化使用流程方便使用。整个系统的核心环节是利用，要通过深度分析、创新工作机制全力提供优质服务，促进利用效果的提升。

三、数字档案系统建设策略

1.建立完善的数字系统反馈机制。形成档案馆与使用者之间的互动交流，档案馆真正关心用户的需求信息特别是反馈信息，通过多途径的网络反馈形式（建立QQ群众微信公众平台、微博），形成能以用户信息需求为中心的服务理念。

2.继续加强信息技术建设。将计算机技术、多煤体技术、智能化技术应用到数字档案管理服务中，提高信息传输技术、知识技术管理水平，加强基础设施的投入，提升数字档案的信息收集、处理、发布、利用及反馈的水平。利用现代信息技术，缩短档案信息从生产到利用的周期。

3.加强人力资源建设

（1）提高档案管理人员的业务能力，开展业务学习和培训，提供继续深造的机会，培训其职业技能，特别是重点培训创新理念。挖掘管理人员潜能，注重理论与实践相结合增强可操作性。

（2）信息用户应不断加强自身综合信息素质、能力，正确高效利用档案信息，以及信息沟通交流能力，提升高校档案馆工作效率，扩大档案馆的影响力。

参考文献：

[1]金波，汤黎华，何伟祺.数字档案馆生态系统的建构[J].湖北档案，2010（1）：54～57.

[2]张东华，鲁志华.数字档案馆信息生态平衡及其策略研究[J].湖北档案，2010（1）：12～14.

作者简介：

都玉华（1975.10-），女，汉族，吉林省长春人，副教授，硕士，研究方向：教育学。endprint