民营档案寄存中心发展刍议

郑直

随着经济社会不断发展，各类组织和团体的变迁速度不断提升，档案在事业发展过程中承接了必不可少的参考作用和凭证作用，为记录历史发展变化和提供有效证明为组织做出了积极贡献。在档案事业高速发展的过程中，形式、内容和技术都发生了较大变化，倒逼组织也要进一步革新，民营档案寄存中心也就应运而生了。

一、档案事业公共参与的背景

十八大以来的一系列简政放权政策导向都鼓励着民营经济参与到更多的国民经济组成部分中去，“大众创业万众创新”更加成了中国新常态下经济发展“双引擎”之一。以上政策导向指出了三个关键点，一是政府将减少对民营经济的管制，更多地从限制性转为规范性管理，这种破除限制壁垒不仅局限于参与力度，更多的是参与方式和參与范围，降低民营经济进入公共事业领域的门槛，是其中的重要环节，基于该政策红利，民营经济的源头活水将更加生动有力；二是简政放权目的其实是把部分权力交还给市场，让专业的人做专业的事情，按供需平衡体现劳动价值，减少行政干预过程，在不涉及民生安全及稳定的重大领域，民营经济自主权将不断提升，物权财权的掣肘进一步削弱，同时可让更多民营经济因势利导，因地制宜的发展投入，从而整体激活社会经济发展；三是政府向社会购买服务预示着商业逻辑在政府和业务，新兴商业体之间的重新构建，政府作为甲方按市场要服务，最先试水的必然是和公共服务相关业务，民营企业参与到公共服务中来，必然是政府倡导和需要的，为长期发展奠定了基础。综上所述，民营档案寄存中心是率先尝试进入原国家专有领域的民营经济体，提供方便企业等各类组织的档案公共服务，符合政府与社会的共同需求。

二、民营档案寄存中心发展的现实基础

民营档案寄存中心除了上述的政策背景以外，更重要是的现实需求已不容忽视，目前社会组织档案管理较为薄弱的现状和高速增长的档案需求之间的差距，仅依靠政府的力量无法解决，主要体现在以下方面：

1.档案数量的高速增长的现实形势

档案伴随着社会需求和技术的不断发展，导致数量剧增，档案载体呈现多样性，档案内容分散交叉。音视频影像资料的快速发展，以及电子文件的激增，为传统档案管理增加了难度。无论从有效积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，还是从服务企业等其他组织和个人的需要，需要实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，需要在管理方式和管理形式上不断扩充并满足。

2.档案管理不断加强的社会要求

档案承担了组织的五类功能：历史记录功能、科学管理功能、生产建设功能、文化建设功能、科学研究功能。企业等各类组织在社会中执行功能的过程，离不开档案保驾护航，随着法治社会进程的不断推进，对档案的形式凭证和内容凭证的合法性和原始性都提出了更高要求，在提供信息、解决矛盾、化解危机和协调关系等方面起到了重要支撑作用。

3.社会档案管理薄弱的现实情况

档案工作因为不直接对组织产生经济效益，致使在很多企业成立初期乃至后期，都长期得不到重视，部分企事业单位和机关也由于档案利用效率不高，对档案事业投入较小，“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象时有发生，到需要的时候才发现积重难返。主要表现在档案人员专业素质提升过缓，档案基础设施投入不足，档案设施更新换代不及时等方面，客观都造成了档案基础管理工作的薄弱，非一时之功可以改善。

4.技术发展倒逼改革的客观需要

随着档案载体的不断革新，档案存储及利用的方式更趋多元化。电脑技术和数字化技术的应用，使档案利用的主体对快捷性和传导性提出更高要求。国家档案局从2010年提前谋划，也提出了将档案从不同载体最终归元为统一的电子文件封装形式的构想，档案数字化和云端化的将推动传统档案管理方式变革，大幅减少在某个私有域中同质档案的存储空间，优化利用方式，从根本上改变档案系统运行规则。而这种春江水暖也必将由民营经济为代表的档案管理单位先行捕获，从私有云，企业私域等方面率先展开实践。

三、民营档案寄存中心发展的瓶颈问题

1.缺少档案寄存相关的制度性文件引导发展

基础不牢，地动山摇。档案寄存的需求原来基本只在地方档案管理部门下属的档案馆消化解决，内部自运行系统对社会需求并没有进行顶层设计，目前已不符合现实发展情势。但对于民营经济体来说，进入档案寄存行业缺乏指导原则和实施意见，必将面临市场做大后行政规范的又一次理牌，如果方向出现偏差，可能蒙受巨大损失，民营经济体抵御该风险的能力相对较低，同时占据市场倒逼行政规划可能性也相对较低，使其参与和研究动机不足，导致该业务领域无法出现规模性变革。

2.档案寄存在体制内外游走存在限制性因素

档案工作原来是机关及国有企事业的重要行政管理工作，改革开放后企业管理不断深化后，逐渐从资料整理向档案转型，至此档案行政管理才渐渐向社会覆盖。但是体制内原有的档案载体特性十分突出，如公文管理、机要管理、印鉴管理等，和原有档案体系联系十分紧密，如今档案寄存开放，但相应业务规范并未调整，导致无法衔接，致使体制内外档案收存范围依然具有清晰界限，业务难以融合。

3.档案寄存业务目前依然面临有型行政壁垒

民营档案寄存和档案局寄存业务一定程度上应为社会档案事业发展互为补充，但不可避免地在市场经济格局下形成竞争关系，而档案局寄存业务可以利用政策、法律法规等方面的信息不对称，占据先天市场优势，并为后续博弈建立壁垒。如档案寄存条件中库房面积、排架数、档案馆级别标准、档案规范管理星级等方面建立强要求，提高入门竞争门槛，民营档案寄存必须付出更多信息成本及经济成本予以弥补，才能获得公平竞争机会，成功几率自然衰减。

四、民营档案寄存中心发展的解决方案

1.诚意正心，明确自身战略定位。

民营档案寄存中心要克服民营经济体固有的局限性，既然决定加入市场竞争，就不能三心二意。既要把握好和“国字号“档案寄存业务相互之间的联系，又要坚持企业利益和社会价值为导向，在关键时刻敢于比拼，形成交流合作与竞争并存的关系，共同推进档案寄存市场进一步繁荣。从远期看，只有基本流程被打破重构，才能对原有格局进行重新分配，效率和经济性将成为分配主因。为服务经济社会发展，民营档案寄存与国字号档案寄存业务互通互补，各司其职，各行其力，形成双方共赢的健康商业生态，这是民营档案寄存入行应有的基本战略认识。endprint

2.群策群力，完善市场准入机制。

多方协作，因势利导，运用人大、政协以及行业协会等信息渠道，呼吁政府及相关职能管理部门尽快形成行业准入指导意见，明确不同主体在业务运营时各自承担的职责，同时要对档案寄存需求进行客观评价，制定行之有效，符合实际情况也兼顾发展的准入标准和评价机制，使市场管理有章可循，有法可依。这么做，既为民营档案寄存降低政策风险，也为企业更高效配置自身资源提供了合理依据

3.扬长避短，细分目标客户市场

民营档案寄存很大的特点就是灵活，一是协调机制快速响应，总体效率胜于体制化的官僚机制，执行力得以充分发挥，应对响应客户紧急需求具有优势，二是服务个性化定制多样，日益变化的市场需求，求新求变的社会实践步伐，传统档案寄存很难跟上。但民营企业可以充分激发自身活力，定制个性化产品，避免同质比价竞争，创造更优利益增长点。三是转换服务优质客户思维。对民营档案寄存来说，并不是获利最多的就是最优客户，而是在承担责任所需的服务成本和创造利润中的差值最优，才是企业经营的关键。部分优质客户业务稳定，但为了保密级别，安全级别相关要求，要增加特殊安全服务成本，优先级不一定高于已成熟的低技術含量模式，需要综合分析，统筹无形资产、社会价值等方面综合进行考量。

4.勇猛精进，提高基础管理水平

基础管理方面的强弱与恰档案工作水平的优劣息息相关，民营档案寄存的基础管理水平，一定是其立身根本，否则根本无法站在同一平台和对手竞争。无论是硬件还是软件，人员还是管理，都要充分利用自身经济体特性，深耕细作，找出自身的档案寄存方面的优劣势。建议以“三高”促“三省”，即以高专业人员素质、高项目实施水平和高响应需求速度为核心能力，形成以专业化、精细化为特色的档案管理方式，为档案寄存方提供省钱、省事、省心的管理服务，逐步建立忠诚客户群体。

5.创新驱动，进军高端应用领域

运用“云大物移”等先进技术，让“互联网+”在档案寄存领域率先试水，结合档案管理的核心要素，做到“四优化”，即优化档案寄存的流程、优化数字化档案的数据结构、优化档案系统的人机界面、优化档案管理的基本架构。这四个步骤循序渐进，逐步丰富档案寄存管理的理论体系和实践经验。只有通过跨专业的技术融合才能推动跨行业的业务融合，在档案管理信息系统、智能化档案寄存通道、大数据复杂档案编研等方面不断创新，在形成科技和管理创新成果的同时，为同时企业提速增效，提质创收，从而增强长期竞争能力。endprint