企业会计档案管理问题与对策研究

孙鑫

摘要：企业会计档案管理是企业日常管理中非常重要的工作之一，其不仅可以反映企业内部各部门经济管理的完整信息及资源，而且能为企业的内部管理起到监督的作用。所以会计档案管理不容小觑，其在企业发展中起到非常重要的促进作用。然而随着我国经济的快速发展，企业会计档案管理的发展无法跟上快速发展的经济，所以存在诸多的问题。本文将对企业会计档案管理中存在的问题进行分析，在此基础上，提出有效的解决对策及意见，以供参考。

关键词：企业；会计档案；管理；问题；对策；分析

会计档案管理工作是一项重要且烦琐的工作任务，良好的企业档案管理也是企业获得长足稳定发展的重要保障。当前我国提倡构建社会主义和谐社会，而企业档案管理就能起到良好的作用。其不仅可以为双方的纠纷提供合理有效的法律依据，还能传递相应的管理规划与决策，解决经济纠纷，所以企业必须重视内部档案管理工作，对当前企业会计档案管理中的问题，制定科学有效的解决方案，促进企业的可持续发展。

一、当前我国企业会计档案管理工作中存在的问题

1.档案管理制度不健全，管理意识薄弱

我国现行的有关企业会计档案管理的法律比较少，包括《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》，会计档案管理方面法律制度根本不健全。这也是因为我国该方面的制度建立起步较晚，除了《会计档案管理办法》属于专门的会计管理方面的法律制度之外，尚未出台新的管理制度。由于法律制度不健全，很多企业的管理水平也是参差不齐。有的大企业，比如上市公司等，其一般都聘请专业的档案管理公司进行企业会计档案的管理，所以管理水平较高。而一些企业，比如小企业或者家庭企业等，因管理现状却非常混乱，导致其管理水平普遍较低。还有一些企业为了避税，会在一个企业内建立两个账本，或者有些家庭企业受到人员限制与影响比较严重，造成了管理状态混乱，严重阻碍了企业会计档案管理制度的发展，进而影响了企业的发展。另外，企业内部管理者还存在认识不到位，管理意识薄弱的情况。有些企业管理者由于文化水平有限，其根本认识不到企业会计档案的重要作用，认为其只是记录企业会计资料的简单材料而已，起不到什么作用，再加之企业内部档案电子化程度不够，在后续的查找中不仅浪费了公司的人力、物力，更重要的是增大了物质成本的投入，严重影响了企业的发展。

2.对会计档案的范畴缺乏正确理解

由于企业内部管理人员的水平参差不齐，不能正确理解会计档案的范畴，致使企业在会计档案管理工作中出现了混乱。我国现行的《会计档案管理办法》对会计档案的范畴有着明确的规定，其内容包括：会计凭证、财务报告、会计账簿等会计核算的材料。由于企业内部财务人员的水平不同，对会计档案的内容范畴认识也不同。有些财务人员根本无法正确分清哪些属于会计档案，或者非会计档案等，对于档案的保存也是一知半解，不能明确的划分，将所有的材料混为一谈，致使会计档案管理经常因放置混乱而出现差错。

3.会计档案未及时归档

企業会计档案归档时间不是随意的，而是有明确法律规定的。我国《会计档案管理办法》规定归档的时间是每年会计年终，并按照要求，将会计档案材料整理完整，装订成册。对于已经归档的会计档案材料，还要按规定编写在会计档案保管清册上，以便于对于归档的会计材料进行查询。然而，有些企业却经常按照自己的意愿或者时间进行归档，致使会计材料出现损失或者丢失等。还有些企业由于会计管理工作懒散，监督不到位等，在归档时，常将报告或者合同等重要的凭证从卷宗中抽出来装订，或者有些装订人员根本不懂会计的知识，也缺乏专业的经济知识，将重要的支付凭证或者合同、收据等遗漏，未装订在册等现象。

4.企业会计档案管理人员专业素质较低

企业中直接负责会计档案管理的是档案管理人员，其素质的高低直接影响着企业会计档案管理的水平。有些企业尤其是小企业或者家族企业等，企业领导对会计档案工作缺乏正确的认识，或者忽略会计档案工作的重要性，其经常会对企业档案管理人员的成本投入进行预算，但是出于对企业成本的考虑，其对企业会计档案管理人员的成本预算都比较低，对于那些具备较高水平的档案管理人才，根本不具有吸引力，招进来的会计档案管理人员都是专业性比较差或者非专业性的人员，甚至还有兼职人员。

二、会计档案管理工作的有效对策

1.提高会计档案管理的重视度，实行规范化管理

鉴于当前企业会计档案管理中的意识薄弱的现状，企业应提高本企业内部会计档案的认识度，对会计档案管理工作进行规划管理。在我国《档案法实施办法》第四条、第五条中明确规定，企事业单位和其他组织应加强企业本单位档案工作的领导，确保会计档案保存有序、禁止损毁、妥善保管等，以便于查阅。因此，各企事业单位应提高本企业会计档案管理工作的重视度，对会计档案进行规范化、有序化管理，确保会计档案完整、有序、便于查阅，真正实现会计档案管理工作的成效。

2.增强会计档案人员的培训力度，提高其综合素质

会计档案管理工作的操作都是通过相关人员来完成的，是档案管理的第一责任人，所以会计档案管理人员的水平高低对直接影响着管理工作的好坏与成效。鉴于当前我国大部分企业内部档案管理人员素质较低的现状，所以必须增强会计档案人员的培训力度，提高其综合素质。综合素质不仅包括会计专业素质，还包括思想道德素质、职业素质等。根据《档案法实施办法》第八条及第九条之规定，企业应对内部会计档案人员进行相应的培训，并由县级以上的地方行政管理部门组织、指导，并且要求会计档案工作人员遵纪守法，忠于职守，具备较强的专业知识。所以，企业应搞好会计档案人员的培训工作，包括专业知识及其他综合素质的培养，统一思想，提高相关人员的责任心与职业素质、管理水平，进而促进企业的发展。

3.建立健全相应的会计财务档案管理规章制度

会计档案管理必须要规范化，这样才能防止档案材料出现丢失或者混乱等不良现象。如何才能使财务档案规范化呢？企业应首先要建立健全相应的档案管理目标与责任、制度。将日常管理工作列入档案管理中，明确管理的职责、目标、任务，包括保管制度、归档制度、保密制度、移交、销毁制度等，对会计财务档案日常整理、归档、保存、查询等工作进行规范化，提升会计档案管理的效率。endprint

4.销毁会计档案资料应严格定期进行

对于一些保管资料，如果保管期满，可以进行相应的销毁工作。我国《会计档案管理办法》第十条中对会计档案资料的销毁工作做出了严格的规定。企业会计档案管理人员应协同财会部门，对于保管期满的档案资料，再经过严格的鉴定之后，没有价值资料的可以进行销毁，对于那些保管期虽然已满，但是暂未清结的债权、债务或者其他未了事项的原始凭证严禁销毁，在销毁清单中将相应信息予以标注，并对其应重新立卷保存。

5.同步升级会计档案资料，使其与计算机系统相匹配

由于会计档案管理的电子化，使得许多材料的制作、保存与查询工作都是在计算机上完成的。但是由于计算机版本或者档案管理软件不断升级，致使旧的档案管理资料有时由于电脑系统升级等情況，而常出现旧的会计档案资料无法打开的情况。这种情况不仅严重影响了工作效率，还给会计档案保存工作带来严重的安全隐患。所以对于档案资料的管理，应与计算机版本同步升级，以实现匹配，杜绝资料打不开或者丢失的现象发生。

6.加强会计档案资料的监管力度

对于会计档案资料，由于相应人员的专业素质、职业素质的不同，为了确保会计档案资料保管的规划有序化，避免遗漏或者混乱等现象，企业应派相应的监管人员对档案的保管情况等进行不定期的抽查，确保卷宗的保存环境良好，卷宗装订达标、摆放整齐、按类放置、档案资料完整，便宜于查询。确保会计档案资料保存能完好无损，规范有序。在监督工作中，如出现不良状况，应及时通知相关人员予以改正。

7.充分融入先进的档案管理技术

随着我国经济的快速发展，企业要想获取长足稳定的发展，就必须跟得上社会的发展节奏，建立新型的财务管理制度。这就要求企业要不断地引进与融入先进的档案管理技术与手段，将电算化财务会计档案彻底取代传统财务会计档案，发挥会计电算化管理的功能，认真完成企业档案管理工作，提升企业管理的效率。

结束语

总之，企业财务会计档案管理工作的好坏直接影响着企业的发展，因此，企业领导人员应提高档案管理的重视度，建立健全档案监管制度，提高相关人员的综合素质，引进先进的档案管理技术与手段，提升档案管理的管理效率与管理水平，进而为企业的快速稳步发展奠定基础。

参考文献：

[1]冯颖.大数据背景下会计档案管理工作问题研究[J].劳动保障世界，2017（4X）

[2]丁茂盛.大数据处理技术在会计中的应用[J].中国总会计师，2015（11）：71-73.endprint