把创新摆在档案事业发展全局的核心位置

文·杨来青

伴随着我国经济发展进入新常态，档案部门面临着转型与升级的发展瓶颈问题日益突出。面对不断增加的档案管理压力和档案利用需求，传统的粗放型管理方式难以为继，僵化的工作模式难以应对，必须依靠创新驱动打造发展新引擎，培育新的事业发展增长点，以持续提升档案工作发展的质量和效益。档案工作者应树立怎样的创新观？档案工作创新之路应如何走？成为档案工作者必须思考的现实问题。

树立新时代档案创新观

创新发展是新时代对档案事业发展的必然要求。经过改革开放40年的努力，我国档案工作已经发生了根本性的变革，档案馆馆藏档案6.5亿卷（件），构建覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系取得显著的成效，档案管理进入以信息化为标志的战略转型期。但是，当前档案工作面临着档案资源管理要求越来越高、社会利用档案的需求不断增长的新形势，档案事业发展不平衡、不充分成为制约事业发展的主要问题。解决这些结构性问题，单靠人力物力财力投入是不可持续的，用传统的思维方式也不可能从根本上扭转档案工作低质低效的局面，必须把档案部门的创新潜力充分释放出来，将创新置于档案事业发展全局的核心位置，使档案工作更好地转入创新驱动发展轨道。

提到创新，一些人往往认为是指发明、开发高科技产品或先进技术，或者是指对工作体制机制等进行改革等等。这种狭义的创新观在很大程度上制约了创新实践的深入推进。

档案工作创新是指创造性开展档案实践活动。与常规工作相比，创新性工作具有与众不同、更富价值和切实可行的特点。创新的本质是革故鼎新，即突破僵化的思维定势和落后的清规戒律，用新理念、新知识、新技术、新方法、新模式构建档案工作新体制新机制、培育档案工作新业态、树立档案部门新形象，推动档案工作全局发生根本性、整体性和长远性变化，在服务各项事业发展中发挥更大的社会作用。颠覆性的变革是创新，细微处的改变也是创新；新事物是创新，赋予旧事物以新内涵、新意义也是创新；优化是创新，组合也是创新；调整结构是创新，改变流程也是创新。因此，档案工作创新内涵丰富、领域宽广、永无止境。

与企业、科研机构、教育机构不同，档案部门的创新实践活动具有自己的特点。首先，档案馆创新目的是以创新驱动战略提质增效，为档案工作增添新动力、创造新效能，补齐短板，逐步解决发展不充分、不平衡问题，体现档案工作创新的社会效益和职业价值。因此，应当将创新的出发点指向于创造效能；评价创新活动成功与否的标准，也要看其取得的显性效能和隐性效能、当前效能和长远效能。其次，档案部门是新思想和新技术的应用机构，不是思想、技术的原创研究机构，没有必要过于拘泥或突出原始性创新。应将创新的重点放在将适用、实用的新思想、新技术应用到档案部门来，做好二者有机结合、融合发展工作。第三，档案部门的创新要坚定地走开放性的社会化道路。这不仅与创新自身是一项开放性实践活动的基本属性有关，也是破解档案干部队伍结构性缺陷难题的应对之策。创新并不等于什么事情都是关起门来自己搞，僵化的封闭式创新方式根本不可能适应新时代的要求，不适应档案工作任务与人员力量严重不匹配及新技术、新设备日新月异等实际情况，应更加注重开放合作，善于借助外部的创新平台和创新力量，主动推进协同创新，通过开放合作达到双赢的效果。

档案部门创新的最大障碍来自传统思维方式的禁锢。受传统思想影响，档案工作人员习惯于用旧的档案工作思维定势去看待新问题，阻碍了档案工作创新发展。如用模式思维教条地进行档案价值鉴定，用惯性思维要求档案信息化管理适应手工管理的流程，用线性思维机械地确定档案征集成果的全宗归属，等等。比创新更重要的是创新思维，打破思维定势才能带来创新思维。创新思维本身既不是新的思维方式，更不是新的思维形式，而是改变思维定势，用新的理念、角度、方式、方法等去思考问题，从中得出新思想、新结论。对既有工作模式的改革，应善于将反思性思维与创造性思维有机结合起来；对新领域、新事务的认识，应善于将学习性思维与创造性思维有机结合起来，通过用复合性思维去思考问题，对我们的创新工作是很有帮助的。

档案工作创新活动需要在思想、观念、知识、能力与技术长期积累的环境中进行，即持续创造适宜创新的工作环境和条件。档案局馆合并后，我们已经习惯于以管理党政机关的方式来管理档案馆和档案人员，档案人员的创新意愿不强，创新能力难以得到提高。化解这一问题，档案馆的业务工作应摆脱行政机关工作模式的束缚，让档案馆回归文化事业单位的本来属性，让档案人员的主要精力放在业务建设方面；一切科技创新活动都是富有思想活力的人做出来的，应做好人才的培养、使用、激励及引进工作，引导、鼓励、尊重档案人员的创新积极性，允许档案人员解放思想、大胆创新、努力实践，并给创新人员以一定的创新研究路线决策权、经费支配权和资源使用权，对创新失败的，应予以包容和鼓励。另外，在创新资金投入方面，档案部门往往重视购买技术和设备，由此带来创新资源配置明显失衡的问题和弊端，投入与成效往往不相匹配。对此，应围绕档案工作创新的方向和目标，遵循创新工作一般规律，一方面将创新资金向建设高水平档案信息资源库的方向倾斜，提升档案信息开发的效能；一方面筹集专项创新扶持基金、风险基金，扶持企业、科研机构、大学开展档案创新重大课题研究、重大技术攻关，借助社会力量推动档案创新工作。

以创新思维破解档案工作难点问题

党的十八届五中全会把创新发展摆在五大发展理念首位，强调“创新是引领发展的第一动力”。习近平总书记把创新形象地称之为牵动经济社会发展全局的“牛鼻子”，强调抓创新就是抓发展，谋创新就是谋未来。档案部门贯彻这一思想，应沿着技术创新和管理创新两个发展方向，不断推进原创技术创新和技术整合应用创新的新突破，积极开展管理思想创新、管理制度创新、管理组织创新、管理方法创新，牢牢抓住创新这个“牛鼻子”，推动档案工作发展真正转到依靠以科技创新为核心的创新发展道路。这项具有战略性、突破性的工作有以下几个方面。

一是在档案馆设置和布局方面，应支持社会力量办档案馆，构建新型档案馆布局方案。

1992年，经国务院批准，国家档案局发布了《全国档案馆设置原则和布局方案》。《方案》规定：全国档案馆体系由各级国家档案馆（包括综合档案馆和专门档案馆）、专业档案馆和企业事业档案馆构成。随着时代发展，社会档案意识飞速增强，社会组织甚至家庭形成大量档案，其中不乏具有长久保存价值的档案，民间也开始兴起设立档案馆的思潮。将这些档案全部由国家档案馆保存起来，既没有必要也不具可能性，可以考虑采取必要的措施，鼓励和支持有能力的社会组织或个人兴办各种名义的档案馆，借助各方力量构建社会化的档案记忆体系，走出一条社会参与、优势互补的档案馆布局道路。

二是在档案资源建设方面，应着眼长远发展的要求，探索更加理性的工作模式。

档案馆记忆职能的实现，以往主要走的是接收党政机关及部分企事业单位档案的国家记忆之路。由于党和政府方针政策的贯彻实施情况，是体现于全社会的，传统做法使档案馆记录具有明显的局限性。按照构建覆盖人民群众的档案资源体系的要求，我们必须拓宽档案资源建设领域，探索国家记忆与社会记忆相结合的新路子，将更多记录社会面貌的档案纳入进馆范围；通过社会征集工作，将更多的社会组织和公民个人的档案纳入馆藏体系之中。

但是，档案资源建设创能采用粗放型增长方式。一段时间以来，我们将民生档案作为丰富馆藏、改善馆藏结构的主要创新点。通过收集民生档案服务民生的初衷是没有问题，问题在于档案馆是长久保存档案的基地，从更大的时间尺度看，当我们馆藏的多数民生档案失去权益保障的价值之后，在很大程度上将成为管理投入与实际效用严重失衡的低效或无效馆藏。与文书档案一案一由的内容特性不同，民生档案大都按照统一的工作内容和工作流程记录同类性质的事项，如学籍档案的内容虽然个性化的特点，但其基本信息从性质上讲是基本一致的。从历史研究的视角看，大多数课题的研究对象是典型样本，不可能也没有必要使用如此众多的档案。

问题的产生与我们的惯性思维有很大的关系。由于我们将档案工作服务民生这一大课题局限于档案馆的狭小领域，使档案馆承担了一些不应承担或难以承担的档案保管压力。解决这一问题的出路依然在于创新。如可以创设档案进馆价值论证机制，由专业的评价委员会在分析必要性和可行性的基础上，基于价值判断确定是否将其全部或部分纳入进馆范围，由综合档案馆负责保管和利用；其他未进馆但有一定价值的档案，应该考虑走社会化管理的路子。

从长远发展的要求和档案资源建设周期长规律看，档案部门搞资源建设，既需要为当下的服务准备档案信息资源，还要为下一阶段的需求变化早做筹谋，甚至需要为长远的馆藏结构搭建框架。在这方面应深化档案资源体系的顶层设计工作，如我们应该研究历史学者使用史料的一般规律，去分析现有馆藏结构的缺陷，创新地提出基于历史研究基本需要的馆藏资源体系总体方案，从总体上科学有序地推进档案资源体系建设。

三是在档案资源管理方面，应积极推进档案信息深度控制与高效开发。

管好、用好档案信息资源是档案工作的根本要求。按照传统的档案管理思想，档案管理的对象是档案，档案及其信息的管理、控制手段主要是目录等检索工具。随着档案信息化的发展，档案部门已经将电子档案及档案数字化成果纳入管理的对象，但受传统观念影响，档案部门依然将档案而不是档案内容信息作为核心资源，将档案数字化成果、电子档案及其目录作为档案信息化建设的核心目标。在这一思想指导下，档案信息化建设虽然使档案检索效率得到极大提高，但检索对象主要还是档案目录，并没有从实质上改变我们对档案内容的控制层级。

信息技术的发展为我们深度控制和高效开发档案信息资源提供了支撑。我们有必要转变传统的档案观，树立档案资源数据化的新理念，将档案内容信息作为重要的管理对象，通过文字识别技术将档案数字化成果转化为数据资源，与电子档案内容信息、专业档案数据库等数据资源相结合，辅之以数据化的馆藏资料文献库、档案编研成果文献库、历史知识库、大事记数据库、组织机构数据库等，共同构成数据化的档案信息资源体系，借助全文检索、数据挖掘、知识管理等技术手段，从而实现在数据层面上对档案内容信息的深度控制和高效开发。

当前，智慧城市建设、大数据技术迅速发展，特别是政府数据资源共享开放工程的实施，对档案资源体系建设提出了新要求。档案部门一方面要在全新的技术环境下深化新型政务信息资源的基本认识，就破解海量新型政务信息的档案化管理问题提出解决方案；同时要按照政府数据资源共享与开放工作的部署，在一体化在线服务平台上做好档案信息资源共享与开放工作。管好用好这些新型档案信息资源，传统的思路肯定行不通，需要用创新思维找出全新的路子，这是当前摆在档案部门面前最为严峻的挑战之一。

四是在档案工作与信息化深度融合方面，应以“互联网＋”思维推动档案业务工作全流程信息化。

“互联网＋”思维落实到档案工作之中，就是将互联网思维和互联网技术与档案工作深度融合起来，推进档案工作业态、工作模式、业务流程、服务方式创新，为档案工作发展装上“二级火箭”，为社会提供更多更好的服务。

经过长期努力，档案部门信息化建设取得显著成效，但档案资源管理与档案业务管理信息化发展不平衡问题十分突出。数字档案馆（室）建设主要着眼于档案资源信息化管理，但很少考虑档案业务工作的信息化需求，导致很多基础业务工作、档案管理工作、档案服务工作依然停留在手工管理和粗放管理阶段，管理效率和工作质量远远满足不了实际需要。解决这一问题，出路还是在解放思想，突破旧有发展结构的瓶颈，找到新常态下的新发展模式，走信息化与档案工作深度融合这条科技创新之路。如在档案资源建设方面，构建信息化文件归档、档案接收智慧化监督平台，通过数据模型监控档案资源建设的异常状况，将有效地提高监管效率，减少工作人员业务能力差异性、随意性带来的一系列问题；可以通过互联网，构建面向社会公众的档案记忆平台，开辟积累社会记忆新途径。在档案管理方面，通过构建一体化的业务工作管理平台，将依然采取手工管理的业务工作纳入信息化发展轨道，用业务信息感知工作进度，用数据模型控制工作状况和工作风险，争取档案全流程实现信息化管理；在档案开放划控方面，借助数据模型辅助人工开展档案开放划控的初步筛选工作，将有限的人力集中用于关键的环节上；在档案服务方面，借助信息技术可以为档案利用创造档案信息资源共享空间，提供泛在化、精准化和个性化服务。

需要指出的是，抓住互联网创新带来的发展机遇是时代的要求，但“互联网＋”并不等于互联网包办一切。互联网技术的出现和发展并没有改变档案工作的本质，并不能全部替代档案管理的传统技术，更不是档案工作创新的唯一方向。因此，我们既要积极推进以信息化为核心内容的档案工作战略转型，也要坚持档案管理基础理论研究，还要围绕档案工作面临的重大战略需求、重大业务问题开展研究，努力实现创新的均衡发展。

五是在档案工作服务经济社会发展方面，应切实推进档案服务的供给侧结构改革。

档案服务创新是将档案工作新理念、新成果、新技术、新手段转化为新的社会服务或者改进既有服务方式的过程，是档案部门深化供给侧结构改革的重要内容之一。做好档案服务创新这篇文章，档案部门应在做好供给侧改革方面下功夫。

供给侧结构性改革需要离不开创新。一方面需要通过结构性改革，减少无效和低端供给，扩大有效和高端供给。特别是在信息化条件下，许多手工管理时代的工作做法和要求应当做必要的调整。另一方面要补服务的短板，将思维方式由扬长避短改为扬长补短，将供给效能的短板补出成效，档案服务工作就出现新变局。

应破除单纯的档案利用服务观，树立建好管好维护人民群众利益的档案就是最好的服务这一服务理念，发挥好档案在保护群众利益、维护社会权益的特殊作用，让档案成为促进社会和谐稳定的压舱石。为此，我们持续加强档案资源建设和基础业务建设。没有丰富的档案信息资源做支撑，没有坚实的业务基础，无论如何“打服务牌”都不过是花样翻新、旧瓶装新酒，服务创新的概念因之被异化，背离了创新的本质和初衷。

应树立档案是用来服务的理念，彻底摒弃档案利用服务方面的封闭思想，真正落实国家开放档案的方针政策，改革和完善档案开放划控工作，加大档案开放力度，鼓励社会各界特别是学术界利用档案，让档案的价值得到彰显。

应树立社会需求是做好档案服务工作的第一信号的服务理念，把围绕中心、服务大局作为档案服务工作的出发点，登高望远，准确把握经济社会发展新动向，敏锐关注民众关心的热点问题，从中探索新的服务内容和服务方式，创新或改进相应的档案服务工作。

应树立扩大有效供给和高效供给的服务观念，充分发挥档案部门社会服务的主动性和能动性，大力发掘档案信息资源，构建以知识管理为基础的档案社会服务新平台，推出具有档案信息高效服务的新模式、新成果，创造条件开展引领型服务，主动传播优秀文化，引导人们树立正确的历史观、民族观、国家观、文化观，为社会主义文化强国建设提供有力支撑。

习近平总书记指出：“创新是一个系统工程，创新链、产业链、资金链、政策链相互交织、相互支撑，改革只在一个环节或几个环节搞是不够的，必须全面部署，并坚定不移推进。”贯彻落实这一思想，档案部门应做好创新的顶层设计、推动创新与档案工作的深度融合、形成立体的创新体系，坚持系统性创新、持续性创新，真正使创新成为全行业的一种价值导向、一种思维方式、一种工作和生活习惯。