浅议公立医院采购业务内部控制建设

杨晓红

一、公立医院采购业务内部控制的重要性

公立医院是指政府设立的纳入财政预算管理并实行差额财政补助的医院，是体现公益性、解决基本医疗、缓解人民群众看病难看病贵的医疗主体。采购业务是指能为医院正常经营提供所需的设备、药品、器械、材料等各种物质，并给予充分保证的业务，也是确保医院正常经营发展的重要环节。做好采购业务内部控制是合理控制医院各项经营成本、提高经济效益同时提高医院资金使用效率的重要方式。然而，在公立医院快速发展，对各种物质的需求日益增加的当前，医院对于采购业务的内部控制不够完善，易滋生舞弊、腐败行为，成为相关人员发生违纪违法行为的危险环节。因此，加强公立医院采购业务的内部控制，规范采购业务管理已迫在眉睫。

二、当前医院采购业务存在的主要问题

1.采购业务机构设置不合理，相关人员素质不高。由于医院自身经营业务的特殊性，大部分医院的采购业务被按所购物品的性能不同分别由药剂科、设备科及总务科三个科室分散实施。这样即造成多科室采购、多科室负责、多科室报账的局面，缺乏一个专职机构对医院采购业务进行一个整体的、全面的监督和控制。加上采购人员存在非专业性、综合素质不高、自我约束能力不强等现象，容易导致采购的物品质量不高，不仅影响医疗服务的质量，也给医院的财务管理带来难度。

2.采购预算不完善，随意性较大。当前，大部分公立医院仍未建立全面预算管理制度，采购业务年度预算同样不够完整，导致了实际运行中各种物品的耗用没有相应的预算指标加以控制、实际材料的耗用成本无目标成本比对的现象。加上，采购业务部门与资产管理部门、预算编制部门之间缺乏协调和沟通，医院采购业务按各科室申请用量进行采购，增加了采购业务的随意性，采购成本得不到有效控制。

3.采购业务管理制度不完善，采购流程不规范，无风险控制意识。医院采购业务管理制度的不完善或者有制度执行不到位、采购业务流程不规范等，都将导致采购业务的成效不佳，产生大量的浪费现象，从而增加医院的经营成本。许多医院为加强采购业务管理，一些采购项目实行招标采购方式，但由于未建立相应的内部控制制度，招标方式选择不恰当，招标不公开、不公平现象时有发生，使得采购业务风险不降反升。

4.医院各项内控制度不完善、内部监督不到位，易发生舞弊、腐败现象。由于内控制度的不完善，采购业务岗位设置未做到不相容岗位相互分离，如制定采购计划与审批、物品采购与验收、物品管理与发放等岗位未做到相互分离，使得各岗位责任不清，缺乏相互牵制，易发生舞弊、腐败现象。

三、做好医院采购业务内部控制的主要措施

1.合理设置医院采购业务职能机构和岗位，应当设置采购业务决策部门、采购业务管理部门以及采购业务日常实施部门，理清各部门职责、权限。在采购业务岗位设置上明确各岗位职责及分工，确保不相容岗位之间相互分离、相互监督、相互制约，将制定采购计划与审批、采购审批与具体采购执行、采购执行与物品管理会计、物品管理与发放、付款审批与执行等岗位相互分离，强化岗位之间相互牵制作用，杜绝库存管理业务的全过程由同一部门或同一经办人员办理现象。

2.完善采购预算和采购计划管理体系。按照编制采购预算、制定采购计划、最后实施采购的工作原则，根据医院的实际需要和有关标准编制采购预算，按经批准的预算安排采购计划，实现由预算控制计划，由计划安排采购，按采购结果支付款项的程序。采购预算应在预算年度的上一期末与医院部门预算同时编制，体现预算年度的支出规模与方向。根据医院实际需要及政府采购相关标准、医院部门预算指标范围编制采购预算，采购预算应做到详尽，列明年度需要采购的具体项目及设备、货品品目，并由采购业务决策部门审核后实施。医院采购业务管理部门根据年度预算及医院实际需要安排月度采购计划。

3.明确采购业务部门职责，健全采购业务各项规章、制度。为保证采购业务有序、顺利开展，保持采购业务的稳定性和连续性，在健全采购业务职能机构的同时，明确采购业务部门的职责，将采购业务含采购预算、采购请购、采购订购、采购招标、签订采购合同、物资验收及货款结算等各个环节制定成科学、有效的业务流程，并健全采购业务相关的各项规章、制度，在保证采购业务流程合理、规范的同时，提高采购业务的效率。此外，应建立并完善供应商的相关资料，做好供应商的后续评价与管理工作，以更好的为采购业务服务。

4.完善采购业务监督机制，加强采购业务活动管理。采购业务是一个复杂的过程，涉及到医院的多个部门，加强对采购业务全过程的监督、控制不可忽视。在医院采购业务中应建立起采购业务部门、资产管理部门、财务部门、内部审计部门等部门与部门之间或部门与岗位之间相互协调、相互制约的监督机制，相关部门应加强对采购预算、采购计划、采购方式等的内部审核与监督，并履行相关的审批手续。如：医院应对采购选用的采购方式予以关注，对纳入政府采购目录的采购项目，应实行集中采购；对于集中采购目录之外且达到限额标准以上的采购项目，应实行分散采购；对于未纳入集中采购目录范围的采购项目可以选择自行采购的方式。同时，对于公开招标方式、邀请招标方式、竞争性谈判方式、单一来源采购方式、询价方式等采购方式的选择应做到严格按政府采购的相关政策规定执行，并在政府采购管理部门指定的媒体发布相关采购信息，做到采购业务的规范、合法、公开。对于变更采购方式、变更采购品目等事项加强内部审核，严格履行相关变更审批手续。同时，加强对采购项目验收的管理，根据医院规定的验收制度和政府采购规定，由医院负责验收的部门或职工对所购物品的品种、规格、数量和质量等进行查验，确认均符合相关质量标准、合同约定后出具验收证明。

5.规范采购业务记录管理，强化采购业务事后控制。医院应加强对采购业务的各项记录的管理，妥善保管采购预算、采购计划、各类批复性文件、招投标文件、采购合同文本、验收证明等相关资料。定期对采购业务信息进行分类整理并进行统计分析，对采购业务的成效及采购业务中发生的不当行为在内部进行通报，以促进采购业务更好的开展。

6.加强采购业务队伍的建设、全面提升采购人员专业素养。在选聘业务人员时，应以德才兼备、责任心强、具有谈判能力等综合素养较高为选人标准，建立一支专业性强的采购队伍，专门从事医院采购业务。在业务运行中，应定期或不定期进行业务人员职业道德素质教育及违法违规行为的警示性教育，同时对相关人员实行岗位轮换制度，防范业务人员出现舞弊、腐败行为。

四、结语

当前，我国正处于经济体制改革和公立医院改革的重要阶段，公立医院的发展面临重要的机遇期。加强医院采购业务的内部控制，让采购业务更好的为医院的发展服务，并达到降低医院经营成本、减轻病人负担，提高医院资金使用效率的目的。强化内部控制的同时改革创新采购业务机制，在实践中不断探索、前进，使采购业务不断规范化、制度化，实现采购业务透明化，是医院发展不断努力的方向。

参考文献：

[1]李璐.行政事业单位采购内部控制问题研究[J]中国管理信息化，2014（23）.

[2]李琦.公立医院招标采购工作存在的问题及管理对策[J]科学与财富,2017（9）.