多元创新发展—档案信息化管理提升的思考

刘忠 陈林颂 江西省艺术档案馆 南昌市 330036

0 前言

随着信息技术和网络技术在社会生活中被广泛应用，用户对档案信息的需求由单项的纸质查阅演变为网络化、互动化，档案的形成及管理都有数字化信息技术与网络化技术的积极参与，这对档案工作提出了更高更新的要求。如何充分应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理和为社会提供服务，实现档案信息化管理，是互联网时代档案工作的重要内容。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，档案工作已经从实体管理转向计算机信息化管理，加强档案信息化建设，是档案事业适应时代发展的需要，是档案工作现代化的客观要求。

2015年3月，国务院总理李克强在全国人大会议上作政府工作报告时提出，国家要制定“互联网+战略”。“互联网+”缔造了各行各业发展的新机遇。档案事业在 “互联网+”时代，档案信息来源更加丰富，利用手段更多样，传播渠道更为广泛，管理和利用朝着多元化方向发展。

“互联网+” 是档案信息化的深化和升级，档案信息化是“互联网+”发展的基础，没有档案的信息化就无法实现档案的“互联网+”。在“互联网+”时代，档案管理应主动适应信息时代要求，探索创新，在推进档案信息化工作的同时，将档案工作与互联网结合，不断升级管理方式，朝着数字化、信息化、网络化方向发展，打造“互联网+档案”的新模式，为“智慧社会”、“智慧生活服务”添加新动能。

作为档案工作者必须顺应时代，把握时机，努力掌握现代技术和科学知识，加速档案信息化建设的步伐，以适应“互联网+”时代对档案工作的要求。

1 档案信息化基本要求

为做好档案信息化工作，在收集整理档案资料时必须注意做好一些基础工作。

1.1 规范档案资源的收集和整理

为保证数字档案的科学性、针对性和相对准确性，关键在于档案资源的积累和归档工作必须进行规范化管理。档案在收集和整理时要注意以下几点：一、档案资料的来源要清楚，这是档案进行分类整理的基础；二、档案材料要齐全完整，是档案收集的基本要求；三、档案材料要分清重要程度，是做好档案保管工作的必要条件；四、材料的名称、作者、时间与分类要明确，没有这些基础的整理、分类，是难以实现档案资源的数字化和信息化。五、要保证材料达到标准化格式，对需要数字化转换的资料，要根据档案资料的各自特点严格按照国家档案管理规定制定相应的标准和格式来执行。

“互联网+”时代，互联网信息已经占据相当大的比重，为保证档案信息的完整保存，必须加强对互联网及新媒体信息的收集归档，要对各类互联网信息的分类整理等方面进行研究，制定科学的分类整理办法和标准。

1.2 档案信息化同实体档案的管理统筹并进

档案信息化为档案的保存和利用提供了前所未有的便利，但档案实体的原真性和凭证作用等功能和作用是数字化处理无法取代的。因此，在档案信息处理时，一要做好档案实体部分的保管，在数字化处理时要保证档案原件的安全，保护其原真性；二要做好档案的信息化监理工作，档案数字化是运用信息技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，数字化加工后的数字档案要具备仿真性，可替代档案原件使用。档案的信息化管理包括实体档案原件和数字化档案电子数据的同步管理，缺一不可。

1.3 严格管理、保障档案信息的安全

在档案信息化过程中，要重视档案数字信息的安全问题，要做好以下三方面工作：

（1）档案管理系统的安全性。严格防控档案信息在计算机管理和应用时因为设备故障、软件问题、操作失误和计算机病毒等原因而丢失和损坏。要预先做好防范，做好数字档案信息的备份，档案实体和数字信息同步保管的工作。

（2）档案数字信息的保密性。要防止将数字信息提供给非授权的单位和个人，应对档案信息采取相应的保密措施：

·制定档案管理保密制度，防止保密信息泄密。对于特别重要的保密档案信息，可以不纳入数字信息化处理范围，防止可能的电子数据的泄密风险。对于确实需要进行数字化处理保密信息，必须加上必要的保密措施；

·信息加密。数据信息进行加密处理，保密档案信息严格禁止公开传输、复制和打印；

·物理保密，即利用计算机的物理方法保护档案数据不泄密。保密信息专人用专门的存贮器保管，管理设备与互联网进行物理隔离，禁止U盘、移动硬盘等其他外部设备接入。

（3）档案信息应用软件的安全性。软件的安全主要包括操作系统的安全、密码登录系统的安全、网络系统的安全及各种应用功能软件系统的安全。对于安全等级高的档案数据信息系统，软件的安全管理和开发是信息化管理的重要内容。江西省文化厅OA办公自动化系统为做好归档文件的保密管理，采取了多种保密措施：

·为系统设定了使用范围，系统建设在政务外网上，从互联网登录需使用专用VPN、用户名和密码。

·为每位工作人员都设定了独立的用户名和密码，各人只能使用自己的账户，查看自己权限范围内文件。

·系统对不同的岗位设定了权限，不能超越权限查阅和办理文件。

2 档案信息化基本任务

2.1 档案工作要适应新时期信息化服务和办公自动化的基本要求

不论政府部门还是各级企事业单位现在都普遍使用计算机处理日常的公务活动，档案工作者都要熟悉电脑操作和办公软件，具备使用计算机软件处理档案的能力，以保证档案材料的收集、整理、保存和利用的高效率。

2.2 着力加强电子文本的归档

各级档案室在归档材料时，无论是电子版还是打印形成的纸质材料要一起及时收集，归入档案室，进行目录体系建设。

2.3 建立健全必要的制度，强化技术保障

为防止电子文本对档案工作带来的不利影响，各级档案部门要按照国家档案法的有关规定，结合实际工作特点制定相应的电子档案制度，明确权利义务，明确档案的格式和标准，明确移交、接受的时间与范围。有条件的要配备专门的电子设备和档案管理软件。

2.4 对已有档案进行数字化处理

各档案部门经过多年的积累，已经收集和保存了大量的珍贵档案资料。一方面要加紧对本单位目前形成的档案资料进行数字化处理；另一方面要及时做好库存档案资料的数字化工作。要明确各单位数字化的中长期目标和采取的步骤。可以利用现有的档案数字化软件进行著录和利用，有条件的单位可以开发档案数据库软件。在做好目录数据库的同时，逐步地将档案材料全部进行全文数字化，加强对档案原件的保护，提高信息化程度。在数字化过程中，要遵循三个原则：一是既要符合国家标准，同时要高于国家标准，取得符合本馆工作实际要求的成果；二是尽量利用原有的整理基础，不轻易改变历史模式；三是项目实施阶段必须保证档案实体与信息的安全。

2.5 着力建设档案信息网

建立档案信息网，不仅便于档案的收集和整理，还有利于宣传档案工作本身，在数字信息时代，档案信息化的管理应该具有立体感和时代感，把档案信息网和各档案部门、单位网站建设有机地结合起来，丰富了档案学科的研究内容，让档案工作走出传统模式，提高档案工作的地位和作用，开辟档案工作新的渠道。档案网站建设是提供档案信息化的新手段，档案网站建设可以带动档案的数字信息化工作，便于档案信息的沟通交流，为档案的收集和整理带来便利。江西省档案信息网开设了新闻中心、互动交流、查档服务、政务公开、档案工作等栏目，网站提供档案工作及时动态、宣传档案文化、提供档案利用服务，成为了档案工作者工作交流的平台、与公众进行互动交流的窗口、提供档案查询利用的渠道。

3 重视档案数据库和档案数字化建设

档案数据库建设是档案信息化的基础工作，在信息资源建设中起着举足轻重的作用，数据库建设的水平是衡量档案信息资源建设水平的重要标志，主要包含三个方面的工作：一是档案资源目录数据库建设。将原有的纸质档案目录建立档案目录基础数据库，便于用户检索和利用档案信息资源；二是馆藏档案资源的数字化工作。档案的数字化处理是以数字技术、虚拟技术等措施对档案原件进行数字化处理，仿真复制，以数字技术再现原件，代替原件使用，减少原件的损坏和遗失，有效保证原件的安全，特别是珍稀的历史档案实体能得到有效的安全保护。数字化后的档案信息的保存和迁移，只需进行计算机数据的操作，方便快捷；三是对即将形成和将要数字化处理的材料，按照统一的格式标准进行数字处理，进行规范化管理。没有标准化规范化就无法实现档案资源数据库的建立和管理。江西省艺术档案馆在对声像艺术档案的信息化管理时，依据艺术档案管理实施细则，按照江西省艺术档案所属门类如赣剧、采茶剧、宜黄戏等剧种进行分类整理，编制档案目录数据库，对录音录像艺术资料进行统一标准数字化转化，规范编号整理，归档存储。

4 打造“云技术”创新文档管理研究

“云技术”是指广域网或局域网内将硬件、软件、网络等系列资源统一起来，实现数据的计算、存储、处理和共享的一种托管技术，“云技术”搭设的“云平台”，不仅功能齐全，而且安全稳定，确保系统高可用云同步管理，实现文档信息资源的集成和共享。以全省文化系统“文化云”平台建设为例，要利用好覆盖全省的文化共享工程服务网络，“全国文化信息资源共享工程”是由文化部、财政部组织并实施的国家级文化工程。此项工程是利用先进科技手段传播、建设先进文化的大型公益性文化网络工程，旨在整合全国文化信息资源，通过互联网、卫星宽带传输和光盘将数字化文化信息资源传输到群众身边，实现优秀文化信息资源在全国范围内的共建共享，满足广大人民群众日益增长的文化需求，整体提高文化资源的利用率。共享工程开辟了一个不受地域、时空限制的崭新的文化传播渠道，对迅速扭转中国农村，特别是贫困地区的信息匮乏和经济、文化落后的状况将起到极大的作用，目前，江西省已搭建起文化共享工程省级分中心、市级支中心、县区级支中心、乡镇级基层服务中心、行政村社区级基层服务点的五级服务网络，已建成省级分中心1个，市级支中心11个，县级支中心100个，乡镇基层点1075个，街办服务点46个，社区服务点223个，村级基层点16876个，驻赣空军部队基层点1个。“云技术”的面世，处处体现了以人为本的核心思路，方便用户更加便捷地获取资源，档案的云服务可以充分利用江西“文化云”平台，立足档案用户，通过“云平台”和“云智能”实现高质量的档案网络服务。

5 建立用户思维，创新档案服务，实现高效利用服务。

“互联网+档案”模式下搭建的档案信息互联网管理平台，对档案信息进行开放共享，进行“智慧档案”管理。利用网站、微博、微信、移动端等方式开展档案服务，进行远程业务指导，教育培训、经验交流、学术研讨、档案展览展示等，通过电脑、移动手机等终端，实现跨馆服务，异地档案查询，并可以对档案服务进行评价，提出需求。通过管理平台获取服务信息大数据，进行大数据分析，可以帮助档案机构改进工作，提高档案管理和服务水平。国家档案局开通了“国家档案信息资源共享系统”，对全国开放档案信息资源进行有效整合，实现档案资源网络共享。打破了时间和地域的限制，全国甚至全球的用户都可以在平台上进行档案的查询和利用，获得“智慧档案”服务体验。

6 结语

随着社会的不断发展，人们越来越认识到档案信息服务的重要性，人们政务工作、日常生活对于查档的需求是日益增长，因此对档案信息管理也提出了更高的要求，档案信息化管理模式也恰好满足了人们的这一需求。在了解档案的基本特征和管理方法的同时，还需要掌握丰富的信息技术，以拓宽档案事业的发展需求。

当前档案信息化工作面临许多困难和问题，面临许多条件的制约和观念的更新，我们不要急于求成，要有正确的思想认识，要确立实事求是，与时俱进的科学发展观，积极创造条件，把档案信息化作为一项系统工作，作为档案工作发展的核心任务来对待，努力促进档案工作的整体建设。

[1]郑金月.关于档案与大数据关系问题的思辨 档案学研究2016（12）.

[2]王英伟、陈智为、刘越男.档案管理学.北京：中国人民大学出版社，2015

[3]“云技术”创新文档管理研究—以核电文档管理为例 付旭东 岳振兴2017

[4]“互联网+”背景下的档案管理研究 天津师范大学津沽学院 孟凡玲 刘之露 2017