基于办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性

李洪琴　杨涵笑

摘要：医院档案管理是一项非常重要的工作。基于此，本文阐述了办公自动化环境下医院档案管理的必要性，同时，提出了办公自动化环境下医院档案管理的可行性及实现方法，包括制定档案管理工作的标准、建设高素质的管理人员队伍、完善档案管理系统及子系统等，通过论述以上方法，为医院档案管理人员提供一些参考。

关键词：办公自动化；医院档案管理；人事档案

网络科技带动了办公自动化技术的发展。随着计算机技术的不断应用，办公软件的出现，医院档案管理工作也逐渐转变为自动化办公。基于办公自动化的医院档案管理工作能够准确的记录医院科研、人事等工作的数据信息，为医疗事业发展、医院水平提高提供了数据支持，因此，医院需要建立标准的管理流程、提高管理人员的工作素养，来促进医院档案管理工作进步。

1办公自动化环境下医院档案管理的必要性

医疗体制的改革，使得医院档案数量大幅增加，如何管理好这些重要的档案成为医院的难题。基于办公自动化管理，能够提高档案的时效性。档案管理自动化是基于计算机技术，可以实现更加方便、快捷的存储及查找档案信息，简化了档案管理的流程，缩减了管理时间；将纸质档案变换为电子档案，可以避免火灾、水灾等意外事故产生的档案丢失、破损、记录不全的问题，实现信息安全化管理；纸质档案如果长时间存储，会产生发霉、发黄等问题，将其转换为电子档案，刻录在光盘中，能够有效延长档案的存储时间；档案自动化管理还能节省空间面积。相较于纸质档案需要专门的存储房间，将所有电子档案储存在硬盘中，可减少占用的空间。因此，医院实施档案管理自动化十分必要。

2办公自动化环境下医院档案管理的可行性方案

计算机网络的发展，势必会带出更多可实用性、功能多样的办公自动化软件系统，基于办公自动化的医院档案管理系统的功能及应用也会逐渐强大，为此，医院需要继续支持档案自动化管理工作，顺应时代潮流发展。

2.1制定档案管理工作的标准

医院档案管理工作主要包括了信息收集、归纳整理、保存、统计等步骤，这些步骤需要和国家的相关部门档案管理的归档方法相同，因此，医院需要整合文件管理及档案管理工作，来杜绝越权行为。首先，在文件归档初期，除管理人员外，任何人员不得私自更改、挪用文件信息，如果发现此类情节，要按规章制度处理，通过把好文件归档的第一步，来开展标准化的档案管理工作；

其次，医院要制定统一、操作强性的档案管理工作流程，包括保证录入信息的准确性、归档信息需要反复核对等，以便于基础人员在工作中，业务流程能够按照标准操作开展。为了完善医院的档案管理工作，湘南学院第一附属医院打造出档案管理示范基地，来推动医院档案管理进步。该示范基规定医护人员在填写患者信息及病例归档时，要如实填写，不得存在隐瞒现象。一旦发现问题，会按照医院档案管理规章制度处罚，以此来约束医护人员的行为，保证档案管理工作真实可靠。现如今，该院已经实现了7.3%的患者院，即可建立个人档案。

2.2提高档案管理人员工作素质

我国医疗产业的发展，使得医院档案数量显著增加，为档案管理人员带来大量的工作，加上一些新型的电子信息技术，档案管理也向着技术化、专业化方向发展，只有熟练使用办公自动化软件的工作人员才可以做好档案管理工作。因此，医院要加大档案管理人员的培训。

首先，通過开展“档案管理培训”、“计算机技能培训”等活动，为管理人员提供学习渠道，不断优化工作技能，提高综合素养，来适应医院档案管理自动化需求，使其能精通档案的知识、掌握高科技，实现以少胜多，一兼数职；

其次，医院也要提升档案管理人员的责任意识，通过开展全体动员大会，灌输医院档案管理工作的重要性，通过“人人自觉、人人遵守”，来推进医院档案管理工作的进步。此外，医院在选择档案管理人员时，要注重思想觉悟好、社会关系较为简单、技术机技能较强的专业档案管理人员，选任档案管理岗位，来保证档案管理人员的稳定性。

为打造出一支综合素质高的档案管理队伍，天津市西青医院组织各职能科室档案管理员进行了2017年度归档工作培训。此次培训共20余名职能科室档案管理员参加。培训中，培训人员为大家解读了档案整理新要求，明确将财会档案归入文书档案范围，同时现场讲解归档软件的使用方法及流程，来保证档案整理更加规范。西青医院作通过稳步提升档案建设工作，保存好各种文字、图表、声像等历史材料，为医院的科研工作提供了丰富的档案资料。

2.3建立完善的档案管理系统及子系统

医院需尽快建立完善的档案管理系统，尤其是医院的人事档案，使得人事档案可以实现数字化管理，也要有步骤的将缩微技术、光盘技术应用在档案管理中；依托医院的局域网及办公自动化网络，来实现电子档案管理系统网络化发展。

此外，医院还要继续加强办公自动化子系统建设工作，通过注入资金，在已有的办公自动化系统中，增添新内容，来建立子系统，完善系统的电子档案存储及调用功能。电子档案的选择性留存也能降低系统的运行负担，通过子系统，来存放时间过长但仍有研究价值的电子档案，能够保证文件不丢失的前提下，为系统减负，从而提高系统运行速度，提高作业效率。

3结论

综上所述，强化办公自动化环境下的医院的档案管理工作十分重要。在此基础上，医院需要明确档案管理工作的重要性及应用价值，包括可以保证医院科研等工作信息的安全性，可以提升档案储存及使用的效率等；同时，医院要加大管理人员的培训力度，提升他们的工作能力及综合能力，在根本上提高医院档案自动化管理工作的质量。因此，建设高素质的档案管理人才，完善档案管理子系统可以促进医院档案管理自动化。endprint