事业单位人事档案信息化管理的优化策略分析

王慧

摘要：在当前信息化时代，信息技术在各行业中得以广泛应用，将信息技术引入到事业单位人事档案管理工作中来，可以有效的提高人事档案管理工作效率，实现人事档案信息的高效利用。文中从事业单位人事档案信息化管理的重要性入手，分析了事业单位人事档案信息化管理工作中存在的问题，并进一步对事业单位人事档案信息化管理的优化策略进行了具体的阐述。

关键词：事业单位；人事档案；信息化管理；问题；优化措施

事業单位所有职工的基本信息都通过人事档案进行真实的记录，人事档案是事业单位负责人才信息的重要依据。当前事业单位人事档案管理工作发生了较大的变化，人事档案信息化建设力度不断增加，人事档案信息化管理水平有了大幅度的提升，不仅为管理和存储工作带来了更多的便利，而且更易于对人事档案信息进行查询和调取，能够及时补充人事档案信息资料，有效的提高了人事档案管理的效率，为事业单位人力资源管理工作提供重要的信息支持。

1事业单位人事档案信息化管理的重要性

在事业单位发展过程中，通过人事档案来对所有工作人员的信息进行详细记录，即通过查阅事业单位人事档案，能够更好的掌握分所有工作人员的学历背景、工作表现和德才等方面的信息，其是选拔人才的重要依据。事业单位通过加强对人事档案管理工作，可以使人事档案更好的服务于事业单位的发展。但随着社会的快速发展，事业单位人事档案管理工作需要与信息技术有效结合，才能更好的满足现代社会的发展需求，而且通过对事业单位人事档案进行信息化管理后，档案管理工作更为高效和快捷。通过应用现代化的设备，可以将人事档案资料转化为音频、图片和文字等电子数据，实现对人事档案信息的分类、提取和加工，而且对档案人员信息的存储更为便利，通过互联网即能够实现对人事档案信息的查询，实现了人事档案管理成本的节约。另外，依托于网络技术，在对单位内部人员信息进行查询时可以在脱机或是联机的状态下实现智能化检索，有效的提高了事业单位人事档案管理的工作效率和档案服务的质量。

2事业单位人事档案信息化管理中存在的问题

2.1思想上重视不够，管理人员培训力度需加强

在事业单位人事档案管理工作中，由于该项管理工作无法为事业单位带来直接效益，因此当前大部分事业单位领导都将主要精力放在核心工作内容上来，觉得人事档案只是对人员信息进行整理和保存，因此对人事档案管理工作缺乏足够的重视。再加之当前事业单位人事制度改革不断深入，人事档案管理岗位人员流动性较大，部分档案管理人员还存在兼职的情况，而且在日常工作中事业单位对档案管理人员的培训工作也缺乏重视，这就导致人事档案管理工作水平很难提升。

2.2事业单位人事档案管理内部软件、硬件参差不齐

当前事业单位不同地区不同部门之间所使用的人事档案信息化管理软件存在一定的差异性。而且人事档案信息化管理的硬件还不完备，这不仅制约了事业单位人事档案信息化管理工作的快速发展，而且还影响了人事档案的统一管理目标的实现。

2.3缺乏规范的人事档案信息化管理标准

当前针对于事业单位人事档案信息化管理工作还没有规范的管理标准出台，在实际人事档案信息管理工作中，缺乏统一的规范和标准，这就对人事档案查询工作带来了较大的影响。由于管理制度和管理标准各个档案部门存在各自为政的情况，如果想要查询其他单位的档案信息则需要对当地人事档案管理部门进行查询，不利于人事档案资料的开发利用。

3事业单位人事档案信息化建设的优化策略

3.1加大对人事档案信息化建设的重视程度

人事档案信息作为事业单位的重要资源，是事业单位选拔和任用人员的重要依据，因此事业单位领导要加大对人事档案信息化建设的重视。加大对现有人事档案管理人员的培训，全面提高人事档案管理人员的信息化水平，同时还要重视人事档案高素质人才的引进工作，打造一支既懂档案专业知识、又懂信息化技术的复合型档案管理队伍，更好的推进事业单位人事档案信息化建设的进程。

3.2加大资金的投入

加大资金投入，保障档案信息化建设进程。档案信息化建设的前提是完善基础设施，因此事业单位需要投入资金完善基础设施，保障档案信息化建设进程。实现人事档案信息化管理，是事业单位适应时代发展的必然选择，也是档案管理者面临的重要任务。要配置信息化管理仪器，如高配置的计算机、打印机、刻录机、数码相机、扫描仪等技术装备。另外，要加大对人事档案工作者的培训费用投入，对工作人员进行专业培训和指导。

3.3完善人事档案信息化管理制度

通过对事业单位人事档案信息化管理情况的详细分析，建立完善的人事档案信息化管理制度可以帮助事业单位人事档案管理实现进一步完善和提高，通过制度的规范和约束，促使人事档案不断适应当前新形势的发展要求，全面实现信息化管理，并不断推进人事档案信息的数字化进程，提高档案信息利用价值。

3.4提高人事档案信息资源的安全性

人事档案信息化建设过程中，可能会受黑客、病毒等问题的困扰，造成信息资源的丢失和损坏等，针对这一问题，首先需要建立严格的安全保障制度，规范人事档案管理行为和流程。其次建立完善的人事档案数据备份和恢复机制，严格规范节约行为，保证档案的安全性。再次加强对人事档案信息化管理人员的安全教育，提高安全管理意识，可以发现工作中存在的安全问题，并能够采取有效措施加以优化和修正。最后是提高存储介质的安全性，这要求在实际管理工作中可以将纸质档案和数字档案进行分开存储，并且数字档案的存储和使用也实现有效分开，通过物理手段保证信息资源在利用过程中的安全性。

3.5做好档案数据库和档案管理系统的同步工作

由于人事档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现人事档案更新的及时性、四是实现人事档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。人事档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方便。

4结束语

事业单位各项改革不断深入，这也使事业单位人事档案信息的重要性越来越凸显出来，在当前事业单位人事档案管理工作中，有效的结合了信息化技术，人事档案信息化管理水平有了大幅度的提升，但在实际工作中还存在一些不足之处，因此要进一步强调人事档案信息化建设的重要性，加大资金支持力度，进一步完善人事档案信息化管理制度，以此来推动事业单位人事档案信息化管理的水平，使人事档案信息能够更好的服务于事业单位的发展和建设工作。endprint