高校基建档案整理过程中的“点、线、面、体”工作思路探讨
——以泰山医学院校本部工程项目为例

泰山医学院

正文：

学校历史可追溯至创办于1891年的华美医院医校，1974年开始独立办学，1981年更名为泰山医学院，教育部"卓越医生教育培养计划"试点高校。[1]2002年，学校报请上级主管部门获批教育用地近3000亩，用于校本部建设。目前，学校占地3000余亩，校舍建筑面积82万平方米。其中，校本部一期工程自2002年开工建设至2004年7月全部交付使用，完成建筑面积30万平方米；二期工程自2004年8月开工建设至2005年7月交付使用，完成建筑面积28万平方米；三期工程自2005年8月开工建设至今，已完成建筑面积20万平方米。校本部建设项目包括：教学楼、实验楼、图书馆、学生宿舍楼、餐厅及生活辅助用房等建筑单体，和道路、桥梁、水电暖等各类地下管线。校区建设的不断发展，相应的基建档案从无到有，从少到多。本人认为，要做好基建档案整理工作，必须抓住其“点、线、面、体”几个方面，务实重质。

一、把握原“点”，抓住关键，厘清思路

工程项目建设过程中形成的档案资料来源广泛、内容丰富、载体多样、数量众多。一个建筑单体的档案资料，涵盖自立项批复到用地规划、人防、环保、建设等主管部门核准，至开工前施工、监理等招标，办理规划、施工许可等，到工程开工建设过程中，最后完善各项验收、办理竣工备案和不动产权登记等一系列过程[2]。基建档案资料看似纷繁，但终究是围绕某个工程展开的，这就是我们要把握的原点，即“一楼一档”。

“一楼一档”是档案整理工作的基本工作内容。“一楼一档”是否真实、准确、完整、规范，是基建档案整理工作的基础，是检验工作成效的基本标尺，它既反映了建筑物单体的基本参数，也反映着基建管理工作是否有成效。这就要求，在基建档案基础资料整理时要细致、数据要准确、各类报建手续及施工过程资料是否符合程序要求、资料是否齐全，这样形成的基建档案才是完整的、有效的。可以说，一旦基础资料出现问题，整个基建档案的价值也就降低了。因此，从一开始就要高度重视基建档案资料的形成、收集、整理工作，明确“一楼一档”资料形成的必备要件、分类项目、格式标准等，依托专职基建档案管理员的细致工作和各级档案管理部门的监督指导，把工作做扎实，为基建档案整理工作打下坚实基础。

二、双“线”并进，相互配合，共同完成

基建档案整理工作是一个系统工程，实行双线推动，一条线以建设单位基建管理部门牵头，以专职档案员和院办档案管理人员为主，勤工助学学生为辅，做好档案的整理、指导和检查；另一条线由监理单位牵头，由监理单位和施工单位的资料员为主，对基建档案整理工作进行组织安排、现场实施、检查督办，提供必要的工作保障。以基建档案资料收集完成为界线，分为三个步骤：第一步以建设单位基建管理部门为主，建议主管部门在档案收集期间给予指导、配合工作；第二步以监理单位为主，施工单位和设备供应商为辅，因为这一步是项目施工的关键时刻，基建资料往往是第一手资料，有工作联系单、签证单、隐蔽工程验收单以及施工过程中的影像资料等，相关部门要积极做好督办和工作保障，确保工作进度和质量；第三步以院办档案馆为主，属地城建档案管理部门为辅，相关部门做好监督指导，力求基建档案的真实性、完整性，为日后维修、改造提供资料支撑。

在以建设单位基建管理部门牵头的这条线上，紧扣档案整理工作的关键点，对各类档案做到充分吸纳。落实各参建单位的责任，对施工过程中形成的文字、影像和实物（样品）资料进行汇总，以及对施工过程中签订的合同、隐蔽工程照片、分部分项工程验收等资料进行收集整理，最后形成以基建管理部门为主，校档案馆、属地城建档案馆各有侧重的三级档案资源体系。

在监理单位牵头的这条线上，指导、督促本单位和施工单位及其他参建单位档案管理人员，对施工现场形成的档案资料进行收集、整理，对施工过程中资料的收集范围、形成质量、整理方法和档案安全保管等方面的进行细化，确保基建档案管理工作规范有序开展。在工作推进过程中，应成立参建单位档案资料统筹协调小组，防止档案收集过程中出现缺失，要更深入、更细致的从源头上了解施工过程中形成哪些有价值的文件材料必须要收集归档；在档案整理过程中，不定期抽查档案整理工作，及时进行指导，实时纠错。

三、三“面”兼顾，严格标准，补齐短板

内容完整、归档齐全、整理规范的基建档案，一定程度上体现了基建管理工作的成果，要达到质量要求，就必须严格档案收集整理的标准。

夯实基本面，要确保准确性。准确性是基建档案合法性、权威性的基础和前提。当然，这个准确性依赖于各参建单位档案管理人员的专业水平和职业操守，要选择专业能力强、有责任心的人员，以高度负责的态度做好这些基础工作。同时也要防止前期工作本来是认真务实的、准确的，但在形成资料的过程中因图省事（代签）、想当然（漏签）、笔误（签证日期）、工作疏漏（人员变动导致交接不畅）而造成错误。

细化管理面，要确保完整性。一是档案资料的完整性，要对照《建筑工程文件归档范围》，按照“一楼一档”要求收齐收全，不能有任何遗漏。工作中形成的有保存利用价值的文件材料、声像实物都必须及时收集归档。二是单项内容的完整性，譬如项目甩项的，单独招标的工程要依法依规完善程序，工作资料要齐全，防止遗漏。三是内容的一致性，要做到事出有因、因果呼应。例如在学生公寓建设过程中，设计标准大体一致，这就要求我们必须认真核对参建单位、参建人员，严格审核把关，认真查看设计图纸、坐落朝向，高程和位移与规划是否一致、参建人员签字是否完备，确保资料完整可靠。

提升技术面，要确保规范性。一是严格执行收集整理目录和档案整理规则，文件材料字迹工整、数据准确、信息完整；所有归档文件材料要规范，不得使用易褪色用具、易褪色材料。二是要做到实体档案与电子档案并重。对重要档案和因施工过程中环境影响等外界不确定因素造成破损的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管，进而建立健全基建信息管理系统。[3]之所以这样做，一方面要便于对现存纸质档案的保护，减少磨损或丢失的风险；另一方面通过建立健全基建信息管理系统，可以逐步实现档案信息资源共享，充分发挥档案的利用价值。三是严格验收，严格按照国家标准，制定科学有效的验收方案，尤其是在工程决算时对数据进行逻辑审核，通过后再进行下一步工作。

四、整“体”统筹，多方着力，精益求精

基建档案工作的成果，体现为“三级三类”档案资源体系，也就是“基建管理部门、校档案馆、属地城建档案馆”三级保管，纸质档案、电子档案、其他特殊载体三类档案同时收集整理，数量大、时间紧，必须整体统筹。应从四个方面加强统筹工作。

上下联动，从工作机制上着力。为实现档案管理与工程建设工作同步推进、协调开展，确保项目建设全过程档案完整、准确、规范和有效利用，基建处设有专职档案管理岗位，专门制定了《基建档案管理员岗位职责》，负责基建档案收集、整理、归纳和上报工作。处领导和各科室负责人分层负责对基建档案整理工作的总体推进，校档案馆和属地城建档案馆负责基建档案工作的监督指导。在工程建设全过程中，各相关部门积极参与、共同推动的工作机制，确保了基建档案整理工作顺利开展。

同步跟进，从工作方式上着力。严格按照住建部下发的《建筑工程文件归档范围》，在工程建设之初就将档案工作作为一项重点内容同步安排。为此，基建管理部门还专门制定了《泰山医学院基本建设项目工程档案资料管理办法》，用制度明确标准、用标准界定职责和任务。对发现的问题及时进行纠正，严格控制文件资料差错，从而保证了基建档案整理的质量和效果。

规范整理，从工作环节上着力。通过制定《泰山医学院基建档案归档流程》，规范了工程归档，把好材料的收集、整理、装订、编号、入盒、目录编制等各个环节。为提高工作效率、确保工作质量，采用了“共建”模式。一是通过对勤工助学岗位的学生进行简单培训，完成资料录入、装订、上架等简单工作；二是将基建档案数字化工作连同其他资料归档工作一起交给基建信息管理系统开发企业完成。

档案备灾，从管理模式上着力。基建档案是一项很重要的数据档案，必须由档案管理单位集中保存，科学管理，不得分散。按照学校的相关要求，工程竣工验收备案至财务决算后，需整理三套完整的工程档案（原件不少于一套）。档案收集后首先由基建管理部门验收，规定时间内将纸质、电子档案等资料移交校档案馆一套，本部门留存一套。同时，向属地城建档案馆移交一套。目前，基建管理部门、校档案馆和属地城建档案馆均建立健全了基建档案存放专用库房和数字化档案存储设备，确保了基建档案保管利用的安全快捷。

综上，基本建设作为高校发展的硬件指标，工程管理水平的高低起主导作用。基建档案作为工程管理过程的真实反映和历史见证，是学校固定资产权属权益的证明和依据，是学校发展规划的重要基础。因此，在基建档案资料整理过程中，做好“点、线、面、体”这几项工作，不仅可以使高校基建档案得以长久保存，也会成为国家重要科技信息资源的支撑依据，其意义深远，责任重大。