事业单位人事档案管理措施分析

赵红梅

【摘 要】人事档案管理是事业单位人事管理中十分重要的内容，人事档案数量庞大、内容繁杂，如不进行统一的专人管理很容易造成档案的遗漏和缺失，人事档案的缺失为事业单位进行人员调动和考核造成困难，因而提高事业单位人事档案管理效率，对人事档案进行有效的管理，对提高人事管理能力进行人力资源分配，具有重要意义。本文就事业单位人事档案管理相关措施进行分析。

【关键词】事业单位；人事档案；管理措施

人力资源管理是事业单位进行工作人员管理的重要内容，而管理人事档案对于保证人力资源信息的准确和信息不断更新等具有重要意义。事業单位的人事档案管理在进行人力资源调配以及人员整合方面发挥着巨大的作用。现代事业单位管理中人事档案管理更倾向于信息化，系统化，但仍有很多事业单位对人事档案管理认识落后，没有有效的人事档案管理措施，导致人事档案杂乱无序不能起到良好的人员管理效果[1]。为了最大限度的发挥人力资源管理的效率，需要综合性的对人事档案等重要相关资料进行系统而有效的管理。

一、人事档案管理意义

事业单位人事档案管理是人事管理中十分重要的组成部分，人事档案管理工作是人事管理工作的基础，在进行人事管理中通过对人事档案进行系统整合，除了能够保证员工资料的完整性以及人员审核的必要性外，对事业单位的整体发展也有重要意义。人事档案负责登记单位员工的详细信息，关系着单位员工的个人隐私，而还有部分档案中记录着员工的重要经历，不论是商业工作还是政府工作都需要对事业单位人事档案管理做好充足保密措施，保证人事资料不被泄露，保障员工和事业单位双方的利益。事业单位人事档案的相关资料能够帮助领导了解人员的相关信息，为管理人员进行职工的调动和安排提供充足的基础资料，也为员工的发展和转业提供条件。把握好事业单位的人事档案，能够充分了解各部门各人员的具体情况，为事业单位合理规划各项工作，进行人员调配做好充足的准备。事业单位人事档案管理具有一定的现实意义，良好的人事档案管理能够保证人事档案的隐蔽性，同时也保证了人事档案的完整性，方便相关工作人员在第一时间了解自己所需了解的人员相关信息，更好的进行人力资源分配[2]。有序的人事档案管理和良好的人力资源分配能够为事业单位发展提供更高效的人力支持，促进事业单位未来发展。

二、人事档案管理问题

近年来人事档案管理内容逐渐得到管理者的重视，但在具体运行方面还存在种种缺陷，使得人事档案管理效率过低，影响了单位的发展。人事档案管理问题主要集中于管理制度以及管理人员两部分，人事档案管理中比较常见的问题包括，人事档案管理意识不足，人事档案管理方法落后，人事档案管理人员素质低等。人事档案管理具有长久的历史，但多数人事档案管理制度比较落后，事业单位的档案管理人员也比较陈旧，对新型的管理模式和信息管理技术理解较差，执行能力不够，导致工作效率的低下[3]。多数事业单位的人事档案管理往往选择工作能力和专业技术较差的员工负责管理，人事档案管理多采用传统的管理措施，部分人事档案选择纸质资料，为档案的长久保存带来难度。

三、人事档案管理措施

（一）树立档案管理意识

管理意识是进行人事档案管理的第一要素，很多事业单位在人事档案收集和保存方面的管理意识不够，收集得到的人员档案随意丢放在档案室，到后期查找资料不容易。不论是事业单位管理层还是档案管理人员都需要具备档案管理重要性内容的认知[4]。对于管理人员而言树立管理意识以及对档案的重视程度可以通过宣讲以及制定工作指南等多种方式进行。树立管理人员的责任心和使命感，让档案管理人员充分了解到档案管理的重要性培养爱岗敬业的精神，从而保证人事档案管理工作顺利进行。

（二）建立系统化的档案管理

建立起系统化的档案管理内容，在进行人事档案管理方面需要具备创新意识，积极地接受先进的管理方法。管理人员可以通过精细化管理，以及对档案管理人员进行分组调配等方式，优化档案管理团队，不断提高档案管理的工作效率[5]。档案管理内容方面需要做到系统化，选择科学方便的档案分类方法对人事档案进行系统划分。每当人事发生变动时需要及时的更新相关档案的内容，并进行档案的整理和调配，确保人事档案管理与事业单位人事变化保持一致。

（三）培养档案管理人员素质

管理人员素质的提升对于整个管理工作效率提升具有十分重要的意义。事业单位在进行管理人员挑选时需要注意进行科学合理的选拔，人事档案管理人员相比其他管理人员而言应当更注重保密意识以及岗位精神，同时也需要保证档案管理人员的基本素养和专业技术。定期进行档案管理人员的专业技术培训，通过宣讲会以及组织培训等方式让管理人员了解更多的专业知识，提高工作效率。

（四）建立信息化档案管理

随着信息化时代的不断发展，人事档案的信息化也需要尽快建立。传统的人事档案多选用纸质记录的方式，不十分便于查找和取读，通过信息化录入的方式能够更加方便的储存人事档案。人事档案管理人员需要加强人事信息录入的速度以及信息更新等内容，注意人事档案的备份与储存，学会使用先进的数据库技术和管理软件进行人事档案的管理。

四、结束语

人事档案管理对于现代事业单位的发展具有十分重要的意义，随着管理技术和管理理念的更新，人事档案管理更倾向于系统化和信息化，同时对管理人员的基本素质要求也越来越高，通过不断提升人事档案管理能力能够为事业单位进行人力资源分配准备更好的基础，也提升了事业单位的工作效率。

参考文献：

[1]董洪志.浅谈事业单位人事档案管理[J].人力资源管理，2017，21（11）：96.

[2]李盼.事业单位人事档案管理存在的问题及解决措施[J].才智，2017，17（18）：244.

[3]刘海梅.事业单位人事档案管理提升策略探讨[J].东方企业文化，2015，23（19）：99.

[4]李世霞.优化事业单位人事档案管理工作的措施[J].黑龙江档案，2014，02（03）：81.

[5]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2013，07（19）：182.