数字化时代高校教学档案信息化建设的策略研究

连伊娜 文佑云

广东外语外贸大学南国商学院 广东 广州510545

引言

教学档案管理是高校的重要工作之一，是对高校教育教学过程中产生的各种信息资源进行收集、整理、存储，并对各种档案信息进行利用的过程。在高校教学档案管理过程中，管理制度是否健全、档案管理方法是否先进，都会对档案管理水平造成极大影响。在当前时代背景下，高校教学档案信息化建设是一个必要过程，也是档案管理过程中最重要的任务。针对当前高校教学档案信息化建设过程中存在的问题，必须要完善管理制度，统一信息化档案的格式、存储方式，确保档案管理水平不断提升，为高校发展工作提供支持与帮助。

一、数字化时代高校教学档案信息化建设的背景

高校教学档案是高校在教育教学实践与研究和管理活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像、计算机软件等不同载体的文件材料的总和，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。

在科技飞速发展的时代下，作为电子公务活动的必然产物，电子文件在高校教学、科研和管理活动中应用得越来越广泛，并发挥着越来越重要的作用。教学档案是高校档案的主体、核心和重点，它能够为教学活动提供更准确、更完整的教学信息，有效提高和保证教学质量，为教学评估提供方便快捷的教学资料，但与其重要性相悖的是，高校教学档案管理手段和服务方式仍然相对传统，难以满足教学活动日益增长的发展需求，跟不上数字化时代发展的节奏，这对高校教学档案的管理可谓是一个不小的挑战。

因此，高校应更加重视教学档案管理工作，本着统一、规范、安全的基本原则，积极推进档案信息化建设，不断加强信息技术的应用，推动教学档案管理逐渐由纸质档案和实体保管转变为电子档案和数字化保管，从管理档案逐渐转变为档案服务。

二、高校教学档案管理现状和存在的问题

目前部分院校已经开始了教学档案信息化建设工作，有的已经编制了更具本校特色的独立的教学档案管理系统。比如清华大学建设的清华同方数字图书馆，南开大学建设的“南大之星”多媒体档案网络管理系统等，为本校的档案管理工作奠定了坚实的基础。然而，还有一些高校对档案信息化管理的重要性认识不强，存在基础设施简陋等问题，高校档案信息化管理水平还有待提高。具体来讲，当前高校教学档案信息化建设过程中面临的问题主要有以下几个方面。

1．对档案管理的认知程度不够

档案管理工作是经济社会发展过程中的一个基础任务，任何一个行业都必须重视档案管理，对档案资源进行充分利用，促进本单位发展。高校教学科研过程中形成的档案资源十分丰富，这也是高校发展的重要基础，但有的管理人员对档案工作的重视程度不够，对档案管理的认知依旧停留在传统观念上，只注重传统纸质档案的整理和保存，且缺乏与其他工作的融合，这极大地影响了档案管理水平的提升。此外，当前高校对档案管理缺乏长远眼光，只是从短期角度出发对档案资源进行管理。

2．设施设备条件不足

随着信息技术应用得越来越广泛，一些传统的档案管理方法逐渐会被数字化方法取代，档案管理工作数字化发展趋势将不可阻挡。然而，目前高校教学档案信息化建设中，硬件设备配备上存在不足，软件基础也十分薄弱，档案信息化管理水平较低。

3．档案管理制度不健全

在档案信息化管理过程中，必须要积极加强对档案管理制度的规范，以制度为引领，不断提高档案管理水平。但目前有的高校档案信息化建设还处于起步阶段，信息化档案的收集、整理规范还不够明确，导致各种档案信息资源混乱，不利于档案信息资源的利用。

三、数字化时代高校教学档案信息化发展策略

在数字化时代，高校教学档案信息化建设的基础就是要运用大数据等各种现代技术，运用现代化管理手段，改善档案管理环境。要对教学档案建设的实际情况进行分析，形成书面报告，总结出当前档案信息化发展的要求，并对具体问题进行解决。比如在教学档案信息化建设过程中，要具体分析如何将档案管理系统与办公自动化系统融合起来，既要能实现档案信息资源的数字化、自动化发展，还要能促进高校档案服务远程化发展。

高校档案信息化建设，可以从以下几方面着手。

1．面向未来，推动教学档案体系建设

为了促进教学水平不断提升，高校要以一种长期的、发展的、面向未来的、服务教学的眼光来看待教学档案信息化建设工作。可以“以评促建”思想为基础，不断提高教学档案管理水平。比如，高校领导要加强对教学档案信息化建设的重视，想方设法为档案部门配备先进的计算机设备，选用计算机方面的专业人才，把档案信息化管理工作纳入单位年度考核内容，并对完成情况进行适当奖惩，以此促进全校的教学档案信息化建设。此外，教育行政部门也要积极参与进来，与校内外专家组成专业的考核队伍，推动高校数字化教学档案体系的建设工作。

2．建立各项专题数据库

专题数据库是高校档案资源建设的主要内容。高校的教学档案更偏重于教学、科研，而且不同的学科有不同的研究方向，所以要建立专题数据库，主要包括档案全文数据库、档案目录数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。从具体内容上来说，这些数据库包括档案文献数据库、论文数据库、科研获奖成果数据库、科研专利数据库等，以此为高校的教学科研发展提供理论支持。

3．加强数字档案安全管理

以广东外语外贸大学南国商学院为例，该校目前已经有70%左右的档案资料逐渐实现数字化，这给师生以及广大用户带来了极大的方便，但同时，这些档案在网络上传播也面临较大的安全隐患。因此，高校必须要加强对数字教学档案的安全管理，比如利用信息加密技术、防黑客技术等对数字信息档案进行保护。无论是教师还是其他用户，在使用数字化教学档案时必须要经身份验证确认无误之后才可以进入档案信息管理系统，对教学档案进行下载。

4．建立健全归档制度

健全的归档制度是确定档案信息完整、安全的基础。高校相关管理部门要根据时代发展要求、实际教学情况、教学进度等制订详细的归档细则。要在档案管理网络信息系统建设的过程中，加强档案管理软件的设计，出台相应的操作标准，对录入档案系统的数据进行规范，确保纸质档案扫描录入系统后的准确性等，要明确归档的类目名称、归档的范围、保管期限、各部门的归档职责等。例如，每学期开始时，教务处要根据学校的教学工作要求、各专业的教学安排，制订整个学期的教学档案材料的归档计划，然后向各专业、各科室提出教学档案收集的要求，各专业、各科室向档案管理部门提供信息资料，由专业的档案管理人员对其进行归档、整理、记录，并将具体的整理任务分工到不同的责任人，然后根据每学期的教学任务，将具体的教学文件的整理任务落实到具体教师，规定教学文件的移交时间，确保所有的教学文件都可以及时移交。

5．提高教学档案工作人员与广大师生的档案素质

教学档案工作人员与广大师生是高校教学档案建设的主体。提高他们的档案素质能为教学档案信息化建设提供坚实的基础力量。但从实际情况来看，高校各院系或教务管理部门的档案工作人员数量不多，且多为非专业人士，档案素质和档案意识不高，也不具备相应的信息化技术知识，这限制了教学档案信息化建设工作的推进。这就要求高校方面推动教学档案工作改革，加强对教学档案工作人员的专业培训，全面提升教学档案工作人员的素质。同时，也要注重利用各种平台，大力提升教学档案用户——广大师生的教学档案意识与使用能力，以此助推广大师生开发利用教学档案的能力与素质。

四、结语

综上所述，教学档案管理创新是每一所学校档案管理工作的重要方向，但我国各高校教学档案管理的标准体系多种多样，教学档案信息化的水平参差不齐，而且当前高校的档案管理要求也在不断改变，传统的管理方法已经不再适用，所以必须要积极加强对档案管理制度的创新，要在高校内部建立符合时代要求的新的教学档案管理标准，进一步强化档案信息化建设，提高档案管理水平。