浅析新时期人事档案管理工作现状分析与对策

胡雪景

摘要：随着我国社会经济的快速发展，人事档案资料的重要性越来越突出，加强人事档案管理工作已经势在必行。要想实现人事档案管理工作更大的发展，就需要不断优化档案管理工作流程，确保各项档案信息的完整性。本文阐述了当前人事档案管理工作的现状，并提出相应的改进对策和方法。

关键词：新时期；档案管理；现状分析；对策和方法

当前，我国社会经济的快速发展，给档案管理工作带来了巨大的考验，尤其是人事档案管理。我们应充分认识到人事档案管理工作的重要性，不断创新档案管理方法，提升管理成效，才能最大限度发挥出档案的价值，便于制定科学、正确的决策，实现稳定与长远发展。此外，还要通过做好档案管理工作，将相关的规范与标准明确下来，才能加快档案资料的利用与开发。并在人事档案管理工作中注意引进先进的技术手段，不断简化工作流程，让各种档案资料得到高效管理。

一、人事档案管理工作的现状分析

1、缺乏完善的制度。当前，很多档案人员工作不够认真，思想懈怠，对档案的整理、归档和利用等业务不够了解，尤其是在制度不健全的情况下，操作不够规范。这样将造成档案资料出现遗漏、丢失等问题，为档案的利用带来了不利影响。对于档案管理部门而言，相关职责未明确下来，造成档案管理工作容易出现错位、越位和缺位的情况。因为缺乏足够的人员，导致档案的分类、归档及管理不规范，从而影响了档案资料的准确性和完整性。

2、硬件设施陈旧。为提升档案管理工作水平，需要建立专门的人事档案管理机构，让档案资料得到妥善保存，为今后的利用提供方便。但是当前很多单位为了省事，随意堆放档案，从而经常造成资料丢失并出现损坏。很多单位没有专门的档案室，为档案管理工作的顺利开展带来了不利影响，档案保管与查阅也很难进行。甚至有很多单位还没有配置计算机等设备，也没有做好防火、防盗、防潮等措施，给档案资料造成了巨大的安全隐患。

3、人员素质有待提升。当前，档案管理人员素质还需要进一步提升。对于档案管理工作而言，很多单位思想上不够重视，未安排专职的档案管理人员，现有人员基本上是兼职的，很难将全部时间与精力投入档案管理工作中。此外，很多档案管理人员未通过相应的培训工作，不能完全胜任档案管理工作。很多档案人员业务能力不高，给档案信息的查询与利用带来不便，容易出现档案信息遗漏的问题。

二、新时期人事档案管理工作的对策和方法

1、完善档案管理制度。档案管理工作涉及事项众多，工作任务重，专业性较强，需要按照《档案法》中的相关规定，与实际情况结合起来，尽快制定科学、合理的档案管理制度，并严格监督落实，确保档案管理工作能够有章可循。需要建立的制度包括归档、保管、借阅等内容，将具体的要求明确下来，这样档案管理人员的操作才更加规范，不仅能够保证档案资料的完整性与安全性，同时也提升了工作效率，为今后资料的查阅与使用提供方便，将档案的作用最大限度地发挥出来。还要做好档案管理检查工作，对资料收集及时、制度落实到位的部门或个人，应给予一定奖励，而对疏忽大意，不履行自身职责的部门或个人，应给予严厉的批评，并要求其尽快整改，避免对档案管理工作造成影响。对档案管理人员而言，也要提起重视，正确认识做好档案管理工作的意义，而单位要规范档案管理体制，并把这项工作纳入议事日程，并制定相关规定，加大对相关工作人员的监管力度，督促他们履职尽责，能够不断规范自己的行为。

2、增加投入，购置设备。要充分考虑到实际情况，建立标准化的档案室，并配置现代化的辅助设备。在当前信息时代下，以往人工操作的模式已经逐步被淘汰，要加大對先进技术、设备的应用，加快档案管理软件的开发，确保档案的立卷、编目、检索、统计以及借阅等可以正常开展。要转变以往手工操作的方式，使用计算机进行管理，可以有效提升信息储存量，提升检索的速度，让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，实现了工作效率的提升，让档案得到更加充分的利用。要建立专门的档案室，用于保存管理档案，并安排专业人员负责管理，严格规定进入权限，做好防盗、防火、防潮、防虫等措施。除外，如果条件允许、资金充足，还要建立局域网，以此共享档案信息资源，为查阅提供方便。并设置专门负责档案管理的机构，安排专人管理，将专用箱柜等基础设施配置完善。明确保管期限。对于已经超过保管期限的档案，应按照规定进行销毁。

3、加强档案信息化管理。在社会发展与变革的过程中，人事档案管理工作出现了翻天覆地的变化，这需要抓住历史机遇，逐步提升档案管理信息化水平。档案管理人员要充分发挥计算机的优势，真正做好档案的整理、编目、保管、鉴定以及检索等工作，从而更加科学合理地配置档案信息资源。此外，还要将各种先进设备用好，发挥出其作用，这样一来，不仅能够有效提升档案管理工作的效率，还确保了档案资料的完整性，无论是之后的检索、查阅还是利用，都可以高效进行。还要将自动化办公系统利用起来，在档案管理工作中，能够实现自动检索，确保利用者可以准确、快速查找到所需信息，让档案信息有更高的利用率。要注重运用正规的信息管理平台，让档案信息更加完善，从而有效共享信息资源，提升档案管理工作的信息化水平。

4、提升档案管理人员素质。档案管理人员要及时转变观念，加强学习，跟上时代发展步伐，掌握更多先进的知识与技术，如档案管理知识、计算机网络技术等，确保档案管理工作能够顺利进行。同时要不断拓宽知识面，懂得档案的标引、检索、编研等业务，并能够自觉落实各项档案管理制度。此外，也要重视对档案管理人员的培训工作，加强档案相关法律法规的宣传，切实增强档案管理的责任感，能够主动完成各项档案管理任务，避免档案资料出现损坏、丢失等问题。要精通业务，做好档案服务工作。

总之，我国社会经济的快速发展，给人事档案管理工作带来了巨大的考验，需要尽快提升信息化水平，规范工作流程，才能满足当前档案管理工作的需要。对此，需要提高对档案管理工作的重视，通过健全各项规章制度，增加资金投入，加快人才队伍建设，为档案管理工作的顺利开展提供坚实保障，确保档案资料的应用价值得到体现。