新形势下事业单位档案管理规范化研究

刘浩然 徐俊哲

摘要：在改革深入的社会背景下，档案管理工作也被事业单位越来越重视，许多单位内部已经建设了专门管理档案的部门，并且配备了相关专业人员进行管理。但是在各单位管理中还存在一些问题，管理工作上还需要进一步规范。紧跟新形势下改革和发展的步伐，借力互联网+的模式，运用信息化技术进行规范管理，才能让事业单位档案管理工作更好发展，充分展现其职能作用，本文对新形势下事业单位档案管理规范化进行研究。

关键词：档案管理；事业单位；新形势；研究

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）004-0-01

前言

在新形势下，我国信息技术不断发展并被应用到各个领域。现如今事业单位档案管理也逐渐步入信息化模式，各事业单位中档案管理工作需近一步规范，因此就需要主管领导与相关管理者进行协助，把现有信息技术进行充分利用，改进、完善档案管理工作，努力提高事业单位档案管理的规范化程度，推进事业单位各项工作规范化、科学化的运转。

一、档案管理工作在新形势下的作用

档案资料是一个单位最重要的财富之一，是整个事业单位运行的命脉。在“互联网+”的新发展形势下，事业单位与外单位之间、单位内部各部门之间、部门内工作人员之间大量数据的输入与输出，促使信息资源剧增，事业单位对数据收集、整理、分析的需求越来越高，传统档案管理模式已经不能满足需求，在这种情况下就需要信息化管理技术对档案进行分类管理。档案管理工作可以把事业单位内部数据进行妥善保管，运用信息化技术把档案进行分类保存。通过对业务档案的管理，有利于事业单位梳理工作经验和树立模范工作典范，综合了解各项工作的运行和发展情况。通过对人员档案的管理，有利于事业单位优化人员结构，客观科学的评价工作能力。因此，新形势下改善档案管理模式，提升档案管理规范化水平，对事业单位的发展至关重要。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

1.档案管理工作重视程度不高

事业单位档案管理工作，一直被认为只需要进行抄写、保管、不损害单位利益、不丢失、可以进行查阅的工作。事业单位对档案管理工作也不是很重视，没有对档案管理室进行建设，没有对管理人员进行培训等。虽然也有一些事业单位把档案管理列入工作计划中，也有专门负责人员，但仍存在管理观念落后、管理模式粗放、制度落实率低等缺陷，这使得档案管理工作没有发挥应有作用。事业单位需要增加对档案管理工作改革、创新的重视，才能确保其稳定、规范的发展。

2.档案管理方法落后

事业单位档案管理部门设备不全，并且还有一些设备已经老化，很难达到档案管理信息化，防火、防盗、防腐烂等工作还停留在最初时期。档案管理方法传统老旧，查阅资料需要人力大范围进行查找，查找速度较慢的同时也造成纸张损坏，影响了档案完整保存。一些单位对防盗不重视，管理制度不完善，导致文件资料丢失，给单位带去重大损失等。

3.档案管理人员素质有待提高

档案管理工作对于管理人员的要求非常高，需要有较好的专业素质，但目前缺乏对管理人员专业化、系统化的培训。要保证档案管理工作的质量，就需要事业单位提升人力资源的投入[1]。事业单位在改革深入推进的背景下，人员编制数逐渐减少，管理人员都是精益求精，很多工作人员都身兼数职，老的档案管理人员理念还停留在传统模式上，达不到新形势下档案管理要求，还有一些档案管理人员对工作重要性的认识不够，也存在应付了事的心理，这样很不利于档案管理工作，不仅不能提高工作水平，也在危害事业单位的长远发展。

三、新形势下事业单位档案管理问题分析

通过对事业单位档案管理中存在问题的分析可以看出，这些问题在现如今事业单位中是非常普遍的。新形势下，对档案信息需求不断增加，需加强档案管理工作的规范化。档案管理建设需要顺应时代的发展，通过结合事业单位改革的现状，建设一个完善的制度体系；结合经济形态变革的背景，引入互联网+的发展思维，运用先进的信息化技术进行档案管理工作，让档案可以长期保存的同时，提高档案收集、整理、查阅等工作的效率和效果；结合人力资源管理理念创新的环境，优化档案管理的人员结构，提升掌握信息化技术的档案管理人才的引进，使档案管理人员的年龄结构年轻化、知识结构系统化、管理水平现代化。通过加强档管理的规范化水平，既有利于提升档案资源的可提供性、可获得性以及档案服务体系的有效性，也推进事业单位的现代化建设。

四、事业单位档案管理规范化的对策分析

1.完善制度，加强档案管理组织领导和宣传工作

工作的开展需要有制度的保证，根据国家规定建设符合事业单位需求的档案管理制度，能更好发挥制度的规范作用，运用制度来约束员工的行为规范，体现制度的权威性与执法的严肃性。事业单位领导对档案管理工作重视程度，决定了档案管理制度是否可以更好执行，领导应高度重视档案管理工作，定期对档案管理工作进行监督，发现问题能够及时解决，完善档案管理制度，提升制度落实的效果[3]。档案管理制度的有效落实，还需要加大宣传力度，提高全体职工对档案管理的认识，在日常工作中注重数据资料的保存、整理和存档。

2.增加投入，加强档案管理信息化建设

在传统管理中，手录档案已经不能够满足档案管理人员和职工的需求。在新形势下运用计算机、扫描仪器等进行数据储存，把文字、图片、声像等转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。运用计算机档案搜索技术进行管理，可以提升档案信息的利用率，让档案数据得到共享。在事业单位内增加互联网模式的档案管理设备，让档案管理逐渐信息化。在档案转变成信息化的同时也需要注意隐患，一些事业单位在建设中存在载体易损和系统被攻击的现象，导致档案遗失[4]。所以要建设计算机系统防盗预警，当档案管理系统出现问题时，可以尽快恢复运行。在档案信息化管理中也需要把档案进行备份，培养专业的计算机档案管理人才，对档案管理系统每日进行检查维修。

3.加强培训，提高档案管理人员素质

档案管理要有保密性，对于档案管理人员必须要有极高的政治责任感与工作职责感。事业单位要选择有超高的政治责任感与工作职责感的员工进行档案管理工作，并且要经常组织政治思想方面的培训。档案管理信息化后，也需要管理人员自身素质有所提升，熟练掌握计算机等操作要求、档案管理业务知识等。因此，专业化、综合化的档案管理人才结构的建设，对实现档案管理信息化、现代化至关重要。

五、结语

综上所述，在新形势下，各单位领导需增强对档案管理工作的重视，推进管方式逐渐转变成信息化、现代化管理模式；需要对信息化档案管理工作进行投入，配备性能高的计算机与专业管理软件系统；对档案管理人员进行定期知识培训，让管理人员熟练掌握信息化管理技术，并把档案资料進行归档整理，将档案数据上传到云数据管理处进行储存，让事业单位档案管理工作更为规范化。

参考文献：

[1]崔文谦.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].办公室业务，2017，2（14）：141.

[2]姚武.如何推进机关事业单位档案管理规范化标准化[J].中国管理信息化，2016，19（15）：174-176.

[3]李然.推进事业单位档案管理规范化措施探析[J].黑龙江科学，2017，8（14）：120-121.