档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨

丁文

摘 要：工程建设是我国现代化建设的一项重要内容，随着科技的不断进步，各类工程项目也越来越复杂，越来越综合，随之而来的档案管理的工作内容也越来越多，管理类别越来越广，计算机技术和互联网的发展给档案管理工作带来了巨大的便利。本文围绕档案的电子化管理进行的论述，阐述了电子化档案管理的优势，分析了电子化档案管理存在的问题，并相对应地提出了改善的对策，供读者参考。

关键词：档案管理、电子化管理、问题、优化对策

1 引言

档案是记录客观信息和数据的重要载体，在企业的发展过程中发挥着重要的作用。档案不仅可以展现企业过去及当前发展的历程，同时也为企业未来工作的开展提供重要的资料和参考依据。档案管理的好坏在很大程度上影响着企业的运营效率以及档案的利用程度。在过去，档案主要是通过人力来管理，随着信息技术和互联网的快速发展，目前很多企业已经实现了档案的电子化管理。

2 档案电子化在档案管理中的优势

档案电子化管理具有传统档案管理方式不可比拟的优势，归纳起来主要有以下几个方面：

首先，档案电子化管理可以大大降低管理的成本。过去传统的档案管理主要以人力来管理，而实行电子化管理之后，同样的管理内容需要的人员大大减少。对着档案数量的日益增多，档案管理可以将一部分资料以电子化的形式进行虚拟环境的保存，不仅节省了存放场地和存放设施，而且电子化的档案比传统的档案维护起来也更便捷。

其次，档案电子化管理可以有效提高管理的效率。依托计算机技术和互联网技术，电子化的档案可以被更快，更有效地进行传输。档案管理部门一方面可以及时地收集齐各种档案资料和档案信息，并依托档案管理软件系统可自动归类，高效安全而准确。另一方面，在档案的整理、汇编、归档、查询和检索等工作上面也大大缩短了时间，整个档案管理效率有了全面提升。

第三，档案电子化管理可以提高档案资料的利用率。借阅者通过网络从电子档案库中智能地检索到某一电子文件的各种信息，并且可以多人同时访问相同电子文件。随着企业自身的壮大发展，不断地和外界单位联系越来越紧密，档案作为一种重要的资源其利用程度也不断加深。相对于纸质档案，电子化档案管理程度更高，系统性更强，在存储和共享方面更便捷，这就为档案的利用范围和利用效率打下了良好的基础，使档案资料更好地为企业及社会服务。

3 档案电子化管理遇到的问题

目前，各大企业纷纷建立了档案电子化管理系统，但是在实际的档案管理工作中也暴露出了一些问题。

3.1 在实际管理工作中，管理人员的业务技能还有待提高。

很多单位档案管理系统较为先进，但是管理人员的水平还停留在过去传统的管理水平上，不能和先进的管理体系相匹配。比如因为某些工作人员对计算机知识和信息技术的欠缺不能熟练正确地使用电子化设备，使档案电子化管理系统不能发挥出最大效能，严重影响了档案电子化管理的效率。

3.2 电子化档案的准确性和安全性未能予以充分的重视。

由于电子化档案的某些环节需要人为操作，因此人一旦失误就极容易导致档案的偏差，而这种偏差很可能是隐性不容易发现的，一旦没有校对环节档案的准确性就无从保证，在一定程度上就失去了档案的价值。此外，很多档案管理部门只是体会到了档案电子化管理的便捷，却没有充分意识到电子化档案的安全隐患。网络电子化在扩大了档案管理范围的同时也面临着更多未知的因素，比如因网络病毒和网络攻击而导致电子化管理系统出现漏洞，造成档案的损坏和缺失。

2.3 目前，电子化档案的法律性还没有严格和统一的标准。

由于我国档案电子化管理起步相对较晚，目前在法律方面还不够完善。比如在出现电子档案法律事件时还没有一套严格的标准来参考并依据执行，这就给犯罪分子提供了可乘之机，很多档案涉及到企业的大部分科研资料和核心技术信息，一旦被窃取将对企业造成重大的损失。又比如电子档案作为法律事件的客观依据时，其法律有效性还没有严格的界定，相关法律还有待完善。

4 档案电子化管理的优化对策

其一，打造一支高素质的档案管理队伍。这一点不仅表现在档案管理人员自身的专业技能方面，还表现在档案管理人员的综合素质方面。在提高管理人员的专业技能方面要从理论知识和实际操作两点上抓起，通过组织各种专业培训，邀请相关的专家和业内人士进行针对性的指导来强化基本业务技能；同時在实际档案管理工作中可以采用老人带新人，强带弱的办法来弥补团队的短板，从整体上提高团队的知识技能和实际操作水平。另一方面，档案管理这一工作的性质决定了管理人员必须要具备耐心，细心，诚心和责任心，因此在提高职业技能的同时，还要采取多种手段和途径磨练队伍的综合素质。比如通过竞争选拔、将责任和业绩挂钩、责任追究的形式来激发管理人员的工作热情和责任心，不断提高员工的综合素质。企业及相关部门通过制定各项制度和采用多种办法来不断强化档案管理队伍的优势，弥补管理队伍的短板，磨练出一支高技能高素质的队伍，不仅可以很好地避免因人为因素造成管理工作的重大失误，而且可以更有效地确保档案管理工作的开展和实施。

其二，提高电子档案管理系统的规范性和安全性。档案的准确性和客观性应该建立在档案管理规范性的基础上，因此首先要制定一套科学严密的操作规范，让电子档案管理人员在实际工作中有标准可依据，通过实行同一套操作标准来规范管理流程，有效地避免各种人为失误，尤其是在录入，汇编，传输和分享等环节进行严格校对，保证电子档案的准确性。其次，管理部门应对电子文件的安全性予以充分的重视，必须采取安全防护措施，比如电子档案管理系统网络接口病毒查杀、机器设备定期检查、软件系统安全升级等等，通过设置多层防护屏障避免人为、设备或网络病毒等因素造成电子档案管理系统的瘫痪和故障，导致电子档案的损耗和丢失。另外，在电子档案管理系统的使用过程中，管理人员不能故步自封停下步伐，还要不断对管理系统进行更新和升级。针对实际工作中出现的一些情况，管理人员要及时跟软件商沟通，通过不断地解决各种实际问题实现电子档案管理系统软件的不断更新和优化，使之更切实地满足企业日常电子化档案管理的工作。

5 结语

档案电子化管理不仅是时代发展的必然，也是企业自身改革升级的需求。在新的形势下，档案管理工作人员也要保持与时俱进，在具体档案管理工作中需要不断从企业出发，从实际工作出发，不能忽视任何一个问题及时针对问题进行分析并制定和采取相应的措施，不断提高档案电子化管理的工作质量和工作效率，更好的为企业的发展服务。

参考文献

[1]浅议如何做好档案管理工作，郑春宏，《中小企业管理与科技》，2010（10）

[2]档案管理信息电子化的相关问题研究，邢丽丽，《办公室业务》，2012（15）

[3]如何推行档案工作标准化规范化，吴红梅，《中国市场》，2010（15）

[4]简析档案管理的电子化趋势，贾彦俊，《群文天地》，2012（22）