大数据时代下差旅费管理信息化

吴自宏

[摘要] 高校差旅费管理必须要将财务信息化建设统一纳入学校智慧校园建设进程，秉承数据思维，做好数据标准规范，打破各部门间的信息孤岛，实现全校各部门间信息系统的互联互通和信息共享。该文其于差旅费管理方法实施发现的问题进行分析。

[关键词] 大数据；差旅费；信息化

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）10（b）-0181-03

在大数据时代，一些原本不属于财务范畴的业务和数据等都会进入大数据时代的财务管理视野，“大财务”将成为大数据时代高校财务的新常态，数据将成为大数据时代的主角，广泛收集真实可靠的财务业务数据是充分发挥数据资源价值的关键。广泛收集各类财务业务数据，深入挖掘相关数据价值，以实现学校整体资源的优化配置，预防财务风险，降低办学成本，为高校建设提供决策支持。

1 差旅费管理办法

差旅费是指学校工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

工作人员出差必须报经本单位有关领导批准，从严控制出差人数与天数；并且应严控出差天数，旅游区严控。出差人员城市间交通费要按照规定等级乘坐交通工具，未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分自理。

到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘相对经济便捷的交通工具。

伙食补助费按出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用。市内交通费按出差自然（日历）天数计算，每人80元/d包干使用。

城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销，乘坐交通工具需要身份证明的，必须持出差人员实名票据报销。订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。

住宿费在标准限额之内凭发票据实报销。

伙食补助费和市内交通费按出差目的地的标准报销，在途期间的伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销。

差旅费报销时应当提供出差审批单、差旅费报销单、会议函件、通知、机票（附登机牌）、车票、船票、住宿费发票等有效凭证，出差人对其真实性、合法性负责。

住宿费、机票、会议费、培训费等支出除按要求银行转账外，使用公务卡方式结算。

2 差旅费管理办法实施中发现的问题

新差旅费办法颁布之后，在出差人员伙食费补助与交通费补助方面大幅度提高，但是，由于对差旅费管理办法理解的偏差，主要问题表现如下。

①一些教工对差旅费政策理解不清，造成差旅费报销较为混乱，住宿费、会务费不刷公务卡，会议培训期间，在举办单位安排食宿的情况下，仍要求享受180元的补助待遇；公务机票未实行政府采购及公务卡结算等情况；②对政策文件理解出现偏差。公出报销人员与财会人员在对差旅费文件政策理解出现争议，尤其是是否补助交通费与餐费等环节，财务人员坚持原则，但公出人员往往提出按照其他单位的原则去执行，导致违背差旅费办法的问题发生。

首先明确一点，差旅费补助与交通费补助，非个人福利，而是单位弥补公务出行人员在会议培训期间和在途期间的餐费以及交通的必要补助，基层单位表现的问题比较复杂，需要从不同层面进行分析。

2.1 培训学习或参会文件的审查

①参会对象：公出人员是否符合文件中规定的参会对象要求，如不符合，则不能参加培训和学习，避免将来审计时出现违纪问题。

②培训时间：培训时间决定着公出人员的出行时间、回程时间以及出差路线，虽然差旅费办法里没有规定出行时间与返程时间，但约定俗成的是提前1 d出发，培训结束后第2天返程。即按照会议培训时间要求报到和返程，比如“1月1日報到，2～3日培训，4日返程”。报到和返程时间就不能随意突破。

③费用自理情况：一般国家级别或上级部门组织的培训、会议等都不收取培训费，一般只负责途中往返差旅费，这也是符合国家培训费和会议费的管理办法的。

如果有收费的会明确写明，比如食宿费自理，那么就意味着报销住宿费之外，还要有100元的餐费包干；如果只写明住宿费自理，则不能有100元的包干，会议培训期间没有80元的交通费补助。

④培训地点：出差的地点决定住宿费及交通费的补助标准，因地而异，以长春市为例，远郊区的补助只是40元包干，吉林、延吉等城市的住宿费标准还分为淡旺季等。还有一点需要注意的是参加该市各部门组织的培训，不算出差，没有交通费和餐费补助。

住宿费是否可以报销，要看培训文件的具体时间和具体要求，如果是文件中注明的可以报销本地的住宿费。一般本地组织学习的部门餐费都含在培训费里面，不再单独收取，所以自然没有餐费补助。比如继续教育培训等。

另外从单位领导层面出发，看培训内容是否符合单位工作的需要或者法定，比如业务人员行业继续教育等。

2.2 差旅费具体问题解答

①教工出差培训，培训结束之后领导同意他请假探亲，这种情况，咱们报销往返路费的时候，应在事前差旅费审批时与单位领导沟通好，并附相关请示说明由单位领导审批，报销标准可以参照工作人员出差期间回家省亲办事的差旅费规定进行。

②出差培训的差旅费报销，会议、培训一般只是往返途中180元，会议培训期间没有交通费，培训期间是否发放100元，要看培训文件规定，是否食宿费自理。

③出差学习培训的市内交通费只报往返2 d，如果文件上没明确写学习培训的举办单位包不包学习培训期间市内交通，无论文件中是否写明包不包括市内交通，按照差旅费办法，只允许报销往返2 d的交通费，会议或培训期间不报销交通费。

④培训地点在本市，课程时间是7：00～21：00，有培训文件住宿费可以报销，根据培训需要，虽然在该市培训，但全天性质的，可以按文件报销住宿费，但没有交通费和市内餐费补助，一般主管部门组织的培训要求都不收费。

⑤因公临时出差，晚上八点多的车，给补助算途中一天。

⑥外出学习，单位应该严格规定报到的时间，不可以提前一天去，也不能给报销提前一宿的住宿费。

⑦单位职工2人去外地去出差，其中一人开私家车，一人搭车，但没有过路费票据：按照差旅费有关问题解答“出差人员应乘坐公共交通工具前往出差目的地，凭城市间交通费票据报销市内交通费。工作人员乘坐单位公务车辆出差，市内交通费不予报销。出于安全考虑，不提倡工作人员驾驶私家车或搭乘便车出差。如驾驶私家车或搭乘便车出差，发生的加油费、过路过桥通行费、停车费等不予报销，但可作为城市间交通费依据，报销市内交通费。”

根据上述规定，搭车人乘坐公车和搭车不予报销交通费，开车人如有过路费票据，可以作为依据报销市内交通费80元，如没有任何票据，则不报销交通费。但可以有途中的餐费补助100元/人。

说明：新差旅费管理办法是建立在车改之后基础之上的，文件的初衷就是不鼓励个人开私家车，也就不鼓励报销任何费用，否则会加大单位的意外责任和风险。

⑧外出培训，但接到的培训通知上没有说明是否负责食宿，也不收培训费：基于上述情况单位应该详细了解情况，一般此类文件多为上级主管部门发出的，培训经费由自身负担，不仅不收培训费，食宿费也都不收，参加学习培训人员报销往返机票及发放往返餐费及交通费补助即可，培训期间不发放任何补助。

有的单位还解释说会议地点与住宿点不在同一处，需要自身负担交通费。类似这样的理由是极特殊的，基本上没有组织培训方不负责住宿地点与会场之间的交通的，因此单位要严格管理会议期间的差旅费补助的发放。

⑨关于出差过次日的问题需要进行主观判断，应采取实质重于形式的原则：假设没到次日，于当天到达，比较好处理，第2天达到，同样补助不能重复，出差天数是一定的，即使途中是2 d天可以按2 d进行餐补，如果是会议期间不用上交餐费的话，个人多了1 d的餐费补助，如果收取餐费，则也只能补助一天的，必竟餐费按天包干。交通费从个人理解，无论是否第二天到达和当天到达都是一样的，不应补助。

综上所述，刨除文件的规定，无论是否于第二天到达，单位应该出台一个统一文件，超过12點到达的可以给予两天的补助，但总计出差天数包干，不得超支，交通费还是按往返计发。在文件框架之内就是往返，有不同意见可以研讨。

（10）出差回程当天坐晚上八点左右的火车，当天晚上的住宿费按照差旅费文件规定了出差天数与住宿费标准的配比，总额不突破可以，如果12点以后又续住，超过总额了，要个人负担，建议可以采取小时房的形式，体现厉行节约的原则。

（11）单位职工出差使用公务卡出了问题。①订票没有通过公务专网，并且票价高于该网站；②直接通过网银付款，没有pos机小票，请问如何处理？

答：①小票的问题，可以给客服打电话，可以打出交易单；②政府采购的问题，打出当天政府采购机票的价格，同时写明未进行政府采购的原因，如果超出政府采购价格，个人自补。

这是退而求其次的处理，很多单位发生类似的情况，问题多了，管理问题也就暴露出来了，在此建议：①加强业务人员的培训，政策辅导，严格要求，未进行政府采购，原则上不予报销；②实行归口管理。公务机票可以由办公室或专人管理，就可以完全避免未进行政府采购问题的发生，同时要求出差人员尽量购买往返机票，毕竟培训往返时间都是固定的。

3 结语

财务数据的应用在高校科学管理中无处不在，因此在大数据时代背景下，应当认识到高校财务数据的价值，充分利用数据分析挖掘产生重要信息，辅助高校管理决策更加科学化，助推高校各项事业长期发展。有效收集、合理存储、高效应用财务数据，为高校管理决策提供支撑作用，是高校财务信息化建设的最高目标。大数据理念及相关技术的发展和应用，为高校财务信息化的建设、发展和优化带来了机遇，并随着信息技术在高校财务管理中的深入应用，高校财务管理也必将由“记账式”财务向管理型财务、价值型财务体系转变，为高校内涵式建设提供支撑功能。

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（收稿日期：2018-00-00）