刍议信息时代下电子档案管理的应用

【摘要】在科学技术逐渐提升和发展下，计算机的应用得到普及化，为各个行业的运行管理工作提供方便。在档案管理工作中，为信息时代发展提供电子档案，能提高行业地位，也能使行业得到健康发展。基于此，文章通过对电子档案的分析，说明其在信息时代下电子档案管理工作的实践应用。

【关键词】信息时代；电子档案；管理；应用

在信息时代发展下，电子档案被广泛应用，为现代社会发展提供了一个新的模式。基于对科学技术的应用，将档案管理工作和计算机技术进行结合，能保证电子档案管理工作效率的提升，达到问题的有效解决。

一、电子档案的优点

第一，能提升档案管理工作效率。在信息时代发展下，基于对计算机技术的应用，实现档案的有效管理，通过信息化和电子化特征的展现，能降低传统管理工作中面对的压力，为管理稳定发展提供保障。传统方式下的档案管理多为文书模式，当工作人员对其检索和归档的时候，将耗费很多时间，其复杂性严重。在所有的档案整理、检索工作中，都为人工模式，无法促进工作效率的提升。当在档案管理中出错的时候，无法对其有效解决。而电子档案管理不同，能够改变这种人工方式，通过关键词的查询，将很快找到信息，整体上更便捷。

第二，电子档案管理能弥补存在的信息。在档案管理工作中，通过计算机录入存档，能避免信息不全和纸质拆装问题，也能对不完整的档案弥补。计算机的应用十分必要，在整体上看，为工作人员减少更多工作量，促进档案管理工作水平的提升，也解决了人员不足和档案积压等问题。

第三，提高档案管理工作的保密性。在传统方式下，档案管理受到储存介质的影响，在查询和分析上，还无法对档案充分应用。同时，期间也容易产生明显遗漏。为了对其存在的问题有效解决，要引入电子档案管理，改变传统的人工模式，促进归档、整理工作的完善化。还需要基于统一标准，促进档案管理工作的规范性，这样在能保证档案管理质量的同时，也能解决其存在的问题，提升档案管理工作效率，达到时间的节约化和资源的共享化发展。

通过对电子档案的分析，为了对其问题有效解决，需要掌握其在信息时代下电子档案管理工作的实践应用。因此，在下文中，提出合理措施，保证在电子档案充分应用和发展下，达到经济效益与社会效益的实现。

二、信息时代下电子档案的管理应用

（一）构建完善的档案管理体系

在信息时代发展下，为了促进电子档案管理工作的积极发展，需要为其构建完善的管理体系。工作中，相关的领导人员要加强对工作的重视，促进电子档案管理工作的规范发展。执行电子档案管理工作，能在企业中对其充分应用。工作中，领导人员不仅要认识到电子档案发挥的重要性，还需要在制度下，为电子档案管理工作制定统一标准。比如：在某企业中，使用一台机组储存资料，其形成时间比较长。但是，由于其涵盖的单位多，数量大，为了充分应对，需要为其提供计算机技术，保证工作操作水平的提升，确保在真正發展意义上能促进电子档案的充分落实，也能按照一定原则充分完成。电子档案管理工作速度也要逐渐提升，打造其数字化和电子化发展模式，在对其积极完善前提下，也要实现技术、项目的严格管理，以达到档案管理工作水平的提升。

（二）提高人员的综合素质

在企业对电子档案进行管理的时候，要加大力度对工作人员进行培训，保证人员综合素质的稳定提升。实际工作中，要引导档案管理人员认识到电子档案管理工作发挥的重要性和存在的特点，保证工作人员在执行期间能严格审查，避免员工的泄密现象，以免档案泄露情况的发生。同时，还需要将其与信息化软件结合，构建完善的管理系统，以促进电子档案管理工作的顺利执行。

（三）建设档案数据库

在信息时代发展下，为了促进电子档案管理工作的积极发展，需要引进先进技术手段，保证其数据库的形成。在企业电子档案管理工作中，要加大力度积极投入，为现代化发展引进先进技术、电子产品、数码设备等，并在这些辅助下，促进企业电子档案管理工作的形成。因此，要打造有效的电子档案管理数据库，保证在电子化载体下，对企业内部资源充分研究。其中，要实现办公自动化，为企业资源的使用制度相关计划，为企业电子档案管理工作提供有效的发展条件。在数据库模式下，也能对其存在的电子档案不稳定问题、储存困难问题和复杂问题等积极解决。打造科学、完善的电子档案管理数据库，也要为其提供防护措施，这样才能避免电子档案被篡改的现象。

三、总结

通过以上的分析和研究，在我国现代社会发展中，随着信息技术的应用，为企业的电子档案管理工作提供有效依据。电子档案管理具备十分重要的意义，基于其优势，为其提供软件和硬件，保证现代先进技术的应用。同时，在管理工作中，构建完善的档案管理制度，促使人员素质的提升，能保证档案管理环节的科学执行，也能符合时代的发展需求。

参考文献

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作者简介：刘月（1997.01—），女，汉族，河北人，四川大学公共管理学院。