论项目监理工作中的协调

郑建宁 林瑞安 林益珊 刘景超

摘 要：组织协调作为“三控两管一协调”的一部分，是监理工作的一项重要任务，适度协调可以使项目建设各方干系人意见统一，使各方干系人矛盾向有利的方向转化，从而使项目的顺利实施，是项目成功的关键因素，也是是监理工作成败的关键，本文简要说明了协调的定义和作用，分析协调的原则，并在此基础上阐述了项目中的外部协调活动和方法。

关键词：协调；监理工程师；管理

协调就是和谐配合，正确处理项目干系人关系，为项目的正常运转创造良好的环境，促进项目成功开展。

在项目建设过程中，要实现项目的建设目标，项目干系人和谐协调是必不可少的。只有通过高效的干系人协调，才能实现组织的管理目的，通过组织各方的有机配合，促使项目相关干系人协调一致，树立统一的思想和观念，充分调动项目干系人的积极性、主动性，协同作战，最大限度项目的既定目标，因此，项目干系人协调是项目管理中最为重点和关键措施之一，协调工作直接影响到工程项目目标的实现。

监理单位作为三方独立机构，沟通协调作用就是协调项目干系人的人际关系，单位之间的关系，供应商关系、协议关系以及其它可能发生的关系。协调涉及面广，涉及干系人多，各项目关系复杂，问题多且存在不确定因素，而且在项目建设过程中，不同阶段又有不同的表现方式，监理工程师需要减轻或者解决这些问题。监理工程师在项目建设中要高度重视协调工作，做到项目相关干系人高效协调，并把协调工作贯穿项目建设全过程。

一、公平、公正、独立的原则是协调工作的基本条件

（1）由于监理人员处于第三方位置，所以要保持公正行事显得尤为重要。业主和承包商之间存在合同约束关系，对合同的理解会因为位置的原因对合同中的条款理解存在差别，所以当因合同或工程施工发生争执时，监理人员作为独立第三方，可以根据有关法律规定，合同条款，充当调解员或者准仲裁员的角色。在协调的过程中，首先既要注意保护建设单位合法利益，又要保护承包单位的应得利益，在解决建设单位和承建单位发生的纠纷的时候，更不能因为是受建设单位的委托而故意的偏袒建设单位，必须保持公平原则，谁的问题谁解决，谁的责任谁承担，可能在短时间内建设单位会有意见，但在长时间的项目建设中，这样做不仅会得到建设单位的理解和支持，也会得到其他干系人的理解和支持，在这样的原则为先的条件下，才能为监理单位不仅获得短期的利润，更是监理单位的长远的价值收益。

（2）知法，守法原则是监理工作的基础。监理单位的监理工程师要在法律法规和资质核定的业务范围内开展相应的监理工作。目前在信息化监理项目中的行业规范包括《信息化工程监理规范》GB/T 19668 等相关标准规范，这些都是监理工作的基础和尺度，监理工程师在协调工作过程中首先要对这些法律法规做到熟悉并应用，做到“有据可依，有章可循”，项目建设各方必须执行国家和地方的有关工程建设的法律，法规和规范性文件，在协调过程中保持知法守法是监理工作的重要基础。

（3）诚信原则。这是监理工程师的基本品德，也是考核一个监理单位信誉的核心内容，如果一个监理单位或者一个监理工程师在诚信方面存在问题，得不到建设单位或者业主单位的信赖，那么良好协调更是无从谈起了。

（4）科学原则。在我们的项目监理的活动中，必须要运用科学手段，采取科学方法，用科学的思维做到对问题进行处理。在工程监理过程中，运用科学方法，就是要从计划性方面、组织性方面、合理性方面、合乎目的性、条理性方面、耐久性方面、效率性方面、效果性方面等进行处理。

二、在确定协调的原则的基础上，从项目干系人各方说明监理工程师在项目建设中的协调活动

（一）监理工程师与建设单位和业主单位的协调

1）确定监理工程师在项目建设中权限和职责。在项目建设初期监理工程师要正确理解项目建设的目标，把握监理的授权范围以及监理工程师的授权工作内容，在建设单位和业主单位的授权范围内决策，在授权范围之外的绝不越权；根据《监理委托合同》的要求，确定监理工程师在项目建设监理过程中的职责，并对应该承担的职责承担责任。

2）做好冲突管理，取得业主的支持。对于不合理决策等问题，要在双方范围内沟通，利用恰当机会、采取相应方式加以解释，以得到支持，保证做到矛盾不激化，对于不能达成共识的原則性问题，以书面等正式方式进行汇报，避免误解，保护项目各方利益，使建设工程顺利实施。

3）建立良好的合作关系的同时尽量的做好建设单位和业主单位的人际关系。处理好与业主人员的人际关系，建立和谐的工作关系。

4）尊重建设单位和业主单位实施人员，与建设单位和业主单位一起投入建设工程的控制、管理及协调工作。

5）促进业主单位对监理工作的理解，特别是对项目建设在工程管理各方干系人工作职责及监理工作程序的理解，以自己规范化工作、标准化制度去影响和促进各方工作的协调一致，为项目的顺利进行共同努力。

（二）监理工程师与承建单位的协调

1）与承建单位需明确双方的关系。监理单位与承建单位最基本的关系是监理与被监理的关系，是一个统一和矛盾之间的关系。不管是监理单位、承建单位还是建设单位，目标都是一致的，那就是项目目标的实现。矛盾关系表现在建设过程的监督和管理，对影响项目质量、进度等问题的监督力度。

2）与承建单位的协调做到相互理解，监理单位要在坚持严格要求的基础上进行热情服务。第一，施工单位首先严格按规范、合同、施工程序、标准组织施工，监理单位要在此基础上进行严格的监督和管理；第二，监理单位不仅要对建设单位热情服务，同样要在承建单位遇到的困难的时候也要热情的服务，协助承建单位与各合作单位加强沟通，共同寻找解决问题的方法和途径。只有双方在了解得越多的基础上，才能使监理工作中的消极因素就越少，就更有利项目目标的整体实现。

3）与承建单位的协调同样注意协调的方法。在协调的工作中在原则性第一的基础上，也要注意灵活性、合理性和可行性；与承建单位的协调方法上不可以只发文，尤其是通过监理文件等来陈述观点，虽然在项目建设过程中正式书面往来有其必要性，但它也可能限制了双方站在平等的角度来讨论问题和解决问题，因此非正式的沟通则可以有效地消除双方的不均衡话语权的问题，对存在的问题更能通过建设性的对话来共同地解决问题，通过讨论也会最终使工程受益。

三、监理工程师组织协调方法

1）交谈协调法：交谈法的时效性和便捷性成为了监理协调工作中一种最常用的方式，在项目建设中，很多问题的解决不能只靠召开项目会议或者书面沟通来解决，大部分问题的解决还是要靠先口头交流，即交谈协调来解决，交谈法更多地是解释和沟通，可以被方便的接受，在项目组外部协调和项目组内部协调都是最常用的，而且如果有记录的必要性，交谈意见可以进行事后书面确认。

2）会议协调法：会议组织者通过各种方式和手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷，是监理协调工作中一种常用的手段，通过召开监理例会、专业性监理会议、验收会、项目问题协调会等各种会议处理和协调有关问题等。

3）书面协调法：监理协调工作中一种正式且有效的方式，利用监理工作联系单、监理意见书等正式书面文件的方式，对项目存在的问题进行沟通、对项目过程进行记录、下发监理意见等，为项目的协调起到了交流与沟通的作用。

在笔者参加的某集团项目中，各系统前期是独立开发，系统间又存在数据交付，项目干系人众多，在干系人沟通协调、功能重复建设等方面都存在问题，本人在项目监理过程中高度重视干系人的组织管理关系，明确合同责任、法律规范、系统流程关系等，在监理过程中，高效利用交谈协调法、会议协调法、书面协调法等方式，明确各方实施界面，主动协调，以合同为基础，以技术规范为准则，使各方达成共识，确保项目目标实现，保障监理工作目标的实现。

四、结语

协调是一门管理艺术，信息系统监理人员要在以公平、公正、诚信的原则基础上，熟悉项目建设、项目监理的规范，积极主动的做好各方沟通协调，突出“三控两管一协调”总协调的地位，对项目管理做出高效、有效的协调，为项目建设创造良好的工作环境，保证监理任务的圆满完成。

参考文献：

[1]柳纯录主编.信息系统监理师教程，清华大学出版社.

[2]池仁勇主编.项目管理，清华大学出版社.

[3]《信息化工程监理规范》GB/T19668.

作者简介：郑建宁（1981-），男，汉族，福建德化人，本科，国网信通亿力科技有限责任公司副总工程师，福建亿力电力科技有限责任公司党支部书记、副总经理，主要研究方向：信息系统架构。