论企业档案信息资源开发利用

韦俊

摘 要：档案作为一种重要的信息资源，在企业的科研生产和经营活动中显现出越来越高的利用价值。通过对依法加强档案收集、提高档案信息化水平、强化编研工作等方面的论述，阐明了企业应如何加强档案信息资源开发利用的观点。

关键词：企业 档案信息资源 开发利用

企业在多年的发展历程中，积累了大量宝贵的档案资料，这些珍贵的档案是国家的重要财富，开发利用好这些丰富的信息资源为我国的基本建设服务是企业义不容辞的责任。

1 企业档案信息资源开发利用的重要性

在日益激烈的市场竞争中，档案作为一种重要的信息资源，在企业的科研生产和经营活动中显现出越来越高的利用价值。利用档案信息对企业的生产经营进行科学决策已成为现代企业规避市场风险的重要手段。特别是从事高、精、尖技术的大中型国有企业，已把档案信息资源看作是一种重要的战略资源，开发利用好企业的档案信息资源对提升企业的整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持企业健康持续发展具有重要意义。

2 如何加强企业档案信息资源的开发利用

2.1 依法加强档案收集

档案收集是档案信息资源开发的前提和基础。企业档案部门应适应新形式的发展需要，依法加强档案收集工作，不断地丰富馆藏资源。

2.1.1以档案法及國家十号令为依据及时完善收集范围

面对日益激烈的市场竞争，企业不断地更新经营理念与管理方法，科研生产、经营管理呈多元化趋势，企业在对外投资、合作及改革改制等众多新领域的经营活动中产生了大量如知识产权、商业秘密及产权重组、法律事务、信用等方面的文件材料。档案部门应跟上企业改革的步伐，以档案法及国家十号令为依据，及时完善文件材料的归档范围，制定新的档案管理标准，确保档案收集的及时、完整、齐全。

2.1.2 完善制度建设

近年来，随着企业改革改制工作进一步深化，机构重组、下岗分流等政策的执行，各部门人员变动较为频繁，由于人员调动交接班的不规范，加之部分人员档案法制意识薄弱，造成一些重要的文件留在私人手中未能及时归档，有的甚至已经遗失，给企业的生产经营造成不必要的损失。为此，档案部门要完善档案管理的制度建设，把文件材料的及时归档纳入员工日常工作的考核范围，用制度培养员工的归档法律意识，提高档案的收集工作。

随着电子技术的飞速发展，企业现代化管理进程的不断加快，电子档案的数量也在逐年增加，对于一些需用特殊软件程序读出或已进行加密处理的电子档案（如财务电子档案及企业的核心技术方面的电子档案）还需制定相关的软件程序和密码的归档制度，才能保证档案的收集完整、齐全，信息有效。

2.1.3 加强档案法规的宣传力度

使企业员工提高档案意识，增加档案知识，对档案的收集工作能起到事半功倍的作用。档案部门要加大《档案法》及相关规章制度的宣传力度，充分利用厂办报刊和局域网作为宣传阵地，对企业员工进行档案知识的宣传教育，举办档案知识竞赛活动、举办档案宣传周的评比活动，以此提高全员特别是领导干部的档案法律意识，使档案工作引起领导的重视，得到员工的支持。

2.2 提高档案信息化水平

2.2.1 建立档案目录数据库

企业的馆藏资源非常丰富，但绝大部分是纸质档案，查询利用还是依靠传统的手工检索工具，既费时又费力，往往还达不到理想的利用效果。抓好馆藏档案目录数据库建设，建立档案机读目录中心，通过计算机系统进行目录检索能够方便快捷地为利用者提供优质服务，大大提高档案信息的利用效率。目录著录是建立目录数据库的一项基础工作，也是直接影响输入计算机的数据与信息准确性的一项重要的前期工作。由于企业早期归档的文件材料因管理不规范，原有的纸质手写目录没有按著录要求进行规范著录，各门类档案的著录项目对应关系混乱，还存在缺项、漏项现象，如果完全按照原有的纸质手写目录进行数字化著录，则会使档案查询的准确率受到影响。因此，在建立档案目录数据库的过程中应以国家颁布的《档案著录规则》为依据，根据企业的实际情况制定出具体的著录工作细则，统一分类标准、统一著录项目，实行规范著录，确保计算机检索的查全率与查准率。

2.2.2 实现纸质档案数字化

档案目录数据库的建立有利于人们快速查找所需信息的存储位置，而档案全文数字化则能够使利用者直接在计算机上浏览调阅信息内容，可以大大节省查阅时间，提高档案信息资源的利用率。在短期内，档案全文数字化工作应根据企业科研生产、经营决策的需要，有计划、有步骤的分批进行，对企业的科研生产、经营管理活动影响重大的、查找利用率较高的档案要先进行数字化转换。

2.2.3 建立和完善档案信息资源共享的网络平台

随着信息技术的发展，OA、ERP、PDM等业务系统已广泛应用于的企业科研生产成为企业设计、生产和管理的主要手段，企业应通过现代信息技术来整合各种档案信息资源，建立各类档案数据中心，对内通过园区网的建设使多种信息网络平台互相连通，实现档案信息的快速传递和有效利用，使档案信息资源更方便、更快捷地为企业各层次、各部门和人员服务；对外通过兴航网，实现航空工业各单位档案信息的交流、传递、共享。

2.3 强化编研工作

档案的价值能否实现，档案的社会效益和经济效益发挥得如何，与档案资源开发利用的程度密切相关。档案信息资源只有通过进行深层次的加工，才能使其价值最大限度地发挥作用。

2.3.1 档案信息的编研要有针对性和实用性

档案信息的编研要有针对性和实用性，这就要求档案人员要深入基层，主动去了解企业的科研生产动态，及时与用户进行沟通，了解用户需求。近年来，公司档案部门根据集团公司开展质量整顿的要求，编写了《公司产品质量分析》；根据科研生产的需要，编撰了《公司产品简史》等，取得了较好的成效。

2.3.2编研人员结构配置要合理

档案编研工作对编研人员的素质要求很高，不但要求编研人员要具有扎实的文学功底、高度的责任心，对历史负责的态度，还要全面了解企业的历史沿革、科研生产动态及主要产品的基本情况。强化编研工作就要对编研人员进行合理的配置，人员的知识结构要比较全面，要有互补性，档案人员、工程技术人员及其它专业人员比例要合理；人员的年龄结构要有层次，要老、中、青结合，年纪大的有丰富的阅历和经验，但对计算机操作知识较为缺乏，中年人积累了一定的工作经验，也易于接受新事物，逐步担起大梁；青年人思想活跃，观念新潮，但还需要时间的沉淀。三者互相结合，取长补短，人尽其才，才能促进编研工作健康发展。

2.3.3 努力提高编研水平

编研工作不能停留在“只编不研”的阶段，企业要通过对档案信息资源的二、三次加工，为企业经营决策、管理创新、机制转换等方面提供系统性、成套性、针对性的档案信息服务，开发出有深度的编研成果。要提高编研水平，编研人员不但要加强学习，提高自身的综合素质和能力，档案部门还应加强与技术部门的合作，利用档案部门的档案优势和技术部门的技术优势，合作开发出综合性、分析性、预测性的编研成果。

3 结束语

企业档案信息资源的开发程度决定了企业档案工作的质量，对企业档案事业的发展起着决定性的作用。随着档案事业的规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对文件材料的归集、管理和档案资源开发利用的要求也越来越高，唯有依法强化档案收集，加速企业档案信息化进程，对档案信息资源进行深层次的开发，充分发挥档案信息为企业科研生产服务的作用，才能推动企业档案事业可持续发展，为国防科技现代化建设提供有利保障。