信息技术背景下的高校档案管理改革浅析

郭亚楠

摘 要：进入21世纪以来，伴随社会的进步及经济的发展，信息技术日趋成熟，且被广泛应用于各个领域。而档案管理作为高等院校行政管理工作的主要内容，逐步迎来信息技术管理模式改革。但是，从现阶段我国高等院校档案管理水平来看，仍存在着较多问题亟待解决，例如：管理设备老化及信息意识不足等。本课题重点分析以信息技术为基础的高校档案管理改革策略，希望能够提高高校档案管理的整体质量。

关键词：信息技术；高等院校；档案管理

近年来，在社会经济稳健发展的大背景下，我国高等院校档案管理水平日趋成熟，社会对于高等院校档案管理工作提出全新的要求及标准。为了主动迎合信息时代发展潮流满足日益严格的档案管理工作要求，高等院校档案管理工作逐步向分析管理现存问题及提出信息技术改革措施转变[1]。同时，虽然高等院校档案信息量庞大，但是其信息利用率较为低下无法充分发挥档案信息资源价值。如何运用信息技术提高档案管理工作效率确保其档案服务质量，是高等院校档案管理工作所面临的主要挑战。从应用效果角度来看，信息技术对高等院校档案管理不止是新兴技术，更是创新管理模式。鉴于此，本文针对信息技术背景下高等院校档案管理改革的研究具有重要意义。

1 档案管理信息化相关内容概述

档案管理信息化改革以合理整合各类科研成果、文献资料及信息资源为前提条件，传统档案管理结合信息类型再划分相应的管理部门，例如：地方档案馆或高校档案室等，各个管理部门间沟通交流较少。虽然档案信息资源被统一收集归档，但是利用形式相对闭塞，造成档案信息难以发挥其真正价值，无法为社会及科研人员提供检索查阅服务[2]。伴随信息技术蓬勃发展，信息技术被广泛应用于各个领域，而高校档案管理应用信息技术能促使管理模式向智能化、網络化及数字化方向转变，合理整合系统内部、学校内部及社会层面等渠道信息资源，充分发挥互联网平台的应用优势，实现信息收集处理再加工。

2 高校档案管理潜在的问题分析

2.1管理工作受技术水平限制

一般说来，高校档案信息化管理模式较为多样，以云计算为最为普及最为流行的模式，但是目前我国档案管理业务云计算应用水平仍停留于概念阶段，侧重于理论角度讨论云计算对于档案管理的应用优势[3]。从现阶段我国档案信息化管理研究水平来看，其研究重点集中于信息技术概念领域，缺少具体实施及具体应用等方面研究，难以提出可行性强的操作方案及框架结构。同时，档案管理作为高等院校行政管理工作的主要内容，做好管理工作对于提高学生档案信息管理效率提供高质量信息查阅服务具有不可比拟的积极作用，但是受技术水平的限制仍存在较多问题亟待解决。

2.2管理方法单一

在科学技术蓬勃发展的大背景下，高等院校用于日常办公及档案管理等领域的技术设备早已历经多次更新换代，但是部分高等院校受资金投入的限制所使用的设备过于陈旧且老化现象较为严峻，少部分数据存储设备故障频发，甚至有高校打印设备停留于上个世纪末期阶段，无法适应现代化档案管理要求，难以短时间解决设备老化及设备陈旧等问题[4]。同时，高等院校档案管理以保留研究价值高知识为主要目标，提高档案信息利用率。然而，从现阶段我国高等院校档案信息化管理水平来看，部分高校档案利用形式较为单一且管理工作机制流于表面，信息检索及信息查阅耗时高，造成档案信息利用率低下。

2.3管理人才队伍建设有待加强

在高校档案管理工作中，管理人员扮演着非常重要的角色，要想提高高校档案管理的整体水平，便有必要加快管理人才队伍建设[5]。但是，从现状来看，高校档案管理人才队伍建设力度还有待加强，值得注意的是档案管理工作人才不足现象与管理部门自身认识偏差及重视程度不足间存在着密切联系，并且大部分高等院校中档案管理课程普遍为选修课且学生专业选择度较低，对于档案管理工作难以产生正确清晰的认识，错误认为档案管理工作没有未来，造成复合型人才数量锐减。一旦难以引进专业人才则无法树立超前管理意识，客观上影响管理服务质量。

3 信息技术背景下高校档案管理改革要点分析

3.1在管理工作中合理应用网络技术

针对高校档案管理技术装备缺失的问题，便有必要加强现代化技术的应用。比如，可以在高校档案管理工作中，合理地应用网络技术，从而促进档案管理质量的提高。值得注意的是，高校档案管理工作应用信息技术，不止能大大提高档案管理工作效率，更能保证档案管理质量，向用户提供便捷高效的信息服务。因此在实际管理的过程中，有必要合理利用信息技术，例如通过网络加密技术的应用，确保个人信息安全性及可靠性；同时，及时构建符合高校特征的信息化档案管理平台，实现局域网范围内资源共享，并且网络技术普及实现以计算机为载体的数据管理，大大压缩人力投入及劳力投入。此外，以教师群体为切入点，建设具有针对性的档案管理工作评估机制，从而促进高校档案管理工作的全面强化。

3.2树立人性化服务意识

为了提高高校档案管理的质量，有必要认清实际管理工作中存在的问题，及时更新管理理念，树立人性化服务意识。需注意到，由于受档案不可更改性特征的影响，档案管理工作具有人员固定性及工作环境局限性等鲜明特点，客观上加剧档案管理工作难度无法充分发挥其利用价值。因此在实际管理的过程中，高等院校遵循实事求是的管理原则积极转变传统管理理念，以树立管理人员服务意识为前提条件，帮助管理人员从根源上认识到档案管理的必要性及重要性，加大对于档案管理信息化建设的重视程度，将档案管理信息化建设视为日后工作重点内容，意识到档案信息关系着未来、显示及历史，确保档案管理工作顺利进行提高其服务质量。

3.3注重管理人才素质的提高

一方面，有必要注重管理人才素质的提高，加快高校档案管理队伍建设，督促管理人员加强管理理论知识学习以及在实践管理工作中总结管理经验，分析管理工作中存在的问题，进一步加以改进，从而达到提高档案管理效率及质量的目的。另一方面，在实际管理的过程中，管理工作人员需加强学习，注重现代化管理理念的更新，注重现代化管理技术的应用，比如计算机信息技术、网络技术、检索系统等，大大提高信息获取速度；不断改进日常工作的不足，优化管理方法，从而使高校档案管理质量得到全面提高。

4 结语

通过本文探究，认识到伴随信息技术蓬勃发展，信息获取方式日趋丰富且信息获取速度不断加快，促使信息技术被广泛应用于各个领域。为了保证高等院校档案管理服务质量，必须不断变革自身传统管理模式。因此，管理人员积极转变传统工作理念，立足于档案管理现存问题，从根源上认识到信息技术对档案管理的积极作用，逐步构建具有高校特色的信息化档案管理模式，不断健全相应的管理服务机制，进一步推动档案管理模式改革进程，充分发挥档案管理价值，实现信息技术改革创新，最终为高校档案管理工作的良性发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]陈小磊.“互联网+”背景下的高校档案管理模式探究[J].课程教育研究，2018（07）：2.

[2]姚树静.信息技术背景下的高校档案管理改革研究[J].山东工会论坛，2017，23（06）：103-105.

[3]葛晏飞.信息技术发展背景下文书档案管理改革途径探索[J].城建档案，2017（05）：23-24.

[4]林敏.现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略[J].科教导刊（下旬），2017（03）：11-12.

[5]刘晓丽.新时期高校档案管理工作中存在的问题[J].学园，2014（01）：51-52.