数字化时代下医院办公室档案管理模式的构建

李亮亮

摘 要：数字化时代的到来，为医院档案管理工作迎来了新的发展机遇，通过数字化技术不仅可以提高档案管理效率，而且也能够确保档案管理质量。基于此，本文首先介绍了医院档案管理工作的内容与特点，其次分析了我国医院档案管理的现状，最后從传统观念、管理人员素质、管理模式、档案利用率以及数字化技术的利用等方面对档案管理模式进行了构建，具有重要的参考价值。

关键词：数字化时代；医院办公室；档案管理模式

引言：档案管理是医院经营管理的重要组成部分，完整、准确的档案资料可以为医院的重大决策提供科学依据，是医院发展的助推器。数字化时代的到来，为医院档案管理在管理观念与意识、平台建设以及制度等方面都提出了较高的要求，很明显，传统的档案管理模式已经无法有效满足这些要求。所以对于医院而言，有必要抓住数字化时代的机遇，创新自己的管理理念，通过数字化技术对档案管理模式进行创新与完善。

1 档案管理工作内容与特点

医院档案的主要组成部分是文件，具体来源于下述几个方面：上级部门所下发的文件，例如条例制度以及法律法规等；医院颁发的文件，比如印制稿以及签发稿等，同时还包括一些请示与批复文件；医院领导的会议讲话、会议纪要、会议照片以及会议录像等资料；医院工作条例、规章制度、规划、报告、计划以及总结等资料；重要传真与信件资料；医院事记、荣誉、年鉴以及奖励等资料；合同以及协议等资料。对于医院办公室而言，主要是对上述文件进行处理，比如文件收发、文件流转、文件催办、文件归档等。

在医院当中，办公室属于核心部门，具有统筹协调、上传下达的作用，对内主要是对医院领导以及其他科室等提供服务，对外主要是对上级部门以及相关管理部门等进行联系。所以，办公室档案具有形式多样、内容复杂以及覆盖面积广等特点，因此有必要通过数字化技术对医院档案进行科学管理，以提升它的利用率[1]。

2 档案管理现状

现阶段，从我国医院办公室的档案管理现状来看，还存在一些问题。在一些医院当中，档案管理者并不是档案管理专业的，并且也没有经过专业化、系统化的培训，因此在工作中经常会出现档案没有及时归档、资料长期积压等问题，甚至出现了档案丢失的现象，为档案的查询与利用造成了严重影响。另外，部分医院在进行档案管理时，还只是简单地进行计算机录入，功能比较单一，在档案记录、档案保存等方面浪费了大量时间，档案管理仍局限于人工收集状态，在一定程度上降低了档案管理工作的效果。

3 数字化时代下医院办公室档案管理模式

3.1 创新传统观念

在传统观念的长期影响下，很多医院都比较注重临床科室的经营，而没有提升对档案管理工作的重视，因此也没有对其进行相应的投入与规划，限制了办公室档案管理的发展。所以在数字化时代背景下，医院领导应该打破传统观念，增强对档案管理工作的重视，并对其进行人力、物力以及财力等方面的投入，这是提升档案管理水平的重要基础。

3.2 提升管理人员素质

管理人员在档案管理工作中占有重要地位，需要对档案资料进行收集、分类以及归档等，能否对这些资料进行科学保存，确保它们的完整性，关乎着档案的查阅与利用效率。所以，医院需要投入一些资金与精力对管理人员进行专业化以及信息化等方面的培训，提升他们的综合素质与能力，进而确保档案管理的质量。

3.3 突破传统模式

在数字化时代背景下，医院应该突破传统的档案管理模式，对档案信息库进行建立与完善。管理人员可以结合医院的实际情况，对各个环节以及各个科室的档案资料进行收集，并将它们放入到统一的系统中进行保存，再对其进行分类，进而增强医院档案管理的科学化与系统化。同时也要及时更新系统软件，确保系统运行效率，进而提升档案管理效率，弥补传统档案管理模式的耗时、费力等不足之处。对档案信息库进行建立与完善，是提升医院档案管理水平的前提条件。

3.4 提升档案利用率

对文件进行归档的重要目的在于提升文件的利用率，所以在对文件进行归档时，应该对文件形成规律进行充分考虑，对内容以及保管年限等进行合理区分，对时间点、关键字等进行标注，进而为后续的档案查阅与利用创造便利条件。

3.5 对数字化技术进行充分利用

在数字化时代背景下，在档案管理工作中可以对各种数字化技术进行充分利用。各个科室可以通过各自的电脑终端实现对档案信息的查找与利用，对申请流程进行简化，在方便各个科室查询的同时，也提升了档案的利用率。

医院要想对档案管理进行数字化建设，笔者认为可以从下述几个方面入手：第一，通过数字化技术对信息系统、医院影像存档系统、通信系统、放射信息系统等进行有效整合，对档案查询系统、服务共享平台等进行完善，从档案检索以及档案编研等方面对档案进行统一管理，同时也要做好档案管理的跟踪与监管工作；第二，对档案数据库进行充分利用，对档案管理进行科学评价，尤其是对临床医疗以及医学研究等方面的评价；第三，对云计算以及大数据技术等进行充分利用，可以建立“医疗云”，在深入开发与加工医院档案信息的基础上，为各个科室提供档案管理与利用的终端，提升档案管理的实效性。同时，也应该对档案查询、档案调取以及档案使用等功能进行完善，全面发挥档案对医院的价值。另外，也应该确保档案管理系统和居民健康档案以及公共卫生系统等的衔接，进而为患者、社会群众以及医务人员提供全方位的社会服务；第四，在数字化时代下，医院也应该加强和其他医院的档案资源合作，通过计算机技术、互联网技术等进行交流与协作，对档案资源进行共享，进而为社会群众提供优质的医疗服务。

数字化时代虽然为医院档案管理工作带来了便利，但是也存在一些潜在问题，例如网络运行以及设备系统等方面的安全问题，如果文件被病毒攻击，那么就会出现文件损毁、文件被盗等问题，所以管理人员应该做好备份工作，并对一些防病毒软件进行灵活运用。在进行信息共享时，也应该对信息使用者的行为进行规范，可以为他们设置相应的使用权限。另外，医院也可以对员工进行档案信息安全建设、法律意识培养等方面的培训，进而约束他们的档案信息管理与使用行为，提升医院档案资源的安全性[2]。

4 结论

总而言之，完善档案管理模式是数字化时代为医院管理提出的新要求，也是医院长期稳定发展的必经之路。所以对于医院而言，应该创新传统观念，增加档案管理的投入力度，对先进的管理设备、管理技术等进行引进，突破传统模式，对各种档案资源进行统筹管理，同时也需要对档案进行科学分类，提升它的利用率。另外，在数字化时代当中，也应该对数字化技术进行充分利用，对相关系统、相关平台等进行完善，对档案存储环境、档案管理流程以及信息存储空间等进行不断优化，进而做好档案的收集、分类、整合与归档工作，促进医院的数字化发展。

参考文献

[1]张澄橙. 数字化时代下医院办公室档案管理模式的构建[J]. 信息记录材料， 2016， 17（4）：82-83.

[2]邹明超， 姜翠玉. 数字化时代下医院办公室档案管理模式的构建研究[J]. 经济管理：文摘版：00182-00182.