人事档案电子化管理探讨

摘 要：社会经济的快速发展推动了科学技术的变革，随着越来越多的信息化技术应用到人事档案管理中，大大的提升了人事档案管理水平。通过实现人事档案电子化管理，能够打破传统纸质档案管理的限制，进而实现档案信息资源的优化及共享，这能够为人社局的发展提供更多有利条件。本文通过对人事档案电子化管理措施进行分析，以期更好的满足人社局的后续发展要求。

关键词：人事档案；电子化；管理措施

档案是信息资源的重要内容，档案信息既包含了过去，也包含了现在和未来，通过查阅人事档案，能够充分了解人员背景，进而为人才选拔提供基础条件。当前，大数据时代的来临使得所需要存储和管理的人事档案信息越来越多，如果仅仅依靠人工进行完成，对纸质人事档案进行整理，是无法满足现代化人事档案管理需求的。这就需要加强人事档案管理研究，将人事档案管理与现代化的信息技术相结合，实现电子化管理，进而降低人事档案管理成本，提高人社局的人事档案管理效益。

1 人事档案实现电子化管理的优势

科学技术的迅猛发展促进了信息技术水平的不断提升，并且广泛的应用到了各行各业当中，对于人社局的人事档案管理来说也不例外，通过将人事档案实现电子化管理，最显著的优势便是实现人事档案管理的高效、便捷整理及查阅，而且通过实现电子化管理，可以更好的进行归类整理，实现档案资源整理效果的优化。在进行人事档案信息查阅时，不要人工翻阅查找，而是通过搜索的方式，一键搜索便能够找出想要的信息，由此大大减轻了档案管理人员的工作强度，而且實现了档案管理效率的显著提升[1]。人事档案电子化管理，还能够大大的降低人社局在人事档案管理方面的支出成本，电子化档案的实现打破了传统纸质档案的纸张显示，将所有的数据信息都存储到网络系统当中，能够更快的进行档案信息传递，保证了人事档案资源开发及利用的时效性。

另外，与传统的纸质档案相比，实现人事档案的电子化管理，还能够进一步的提升档案信息的利用率，这主要是由于在进行纸质档案管理时，查阅档案信息非常不便，需要耗费大量的时间，却不一定能够查找到完整的信息，由此难以保证对于档案信息资源的合理利用，甚至出现漏用的情况，尤其是在出现档案信息错误时，查找出现错误的原因会更加的麻烦。而通过建立电子化档案，查找信息几分钟便能够完成，真正的实现了方便会计，而且依托于互联网，档案管理人员还能够查找其他与档案管理相关的信息，以帮助档案管理人员创新档案管理方法，由于档案管理模式，实现档案管理效率和质量的不断提升[2]。

2 人事档案电子化管理措施

2.1 重视人事档案电子化管理

对于人社局来说，由于单位内部需要存储大量的人事档案资料，需要增加较大的工作量，如果能够通过便捷的方式来完成档案资源的收集、整理及搜索，对于促进人社局的发展具有重要意义。因此，人社局应当重视实现人事档案管理的电子化，单位领导要转变传统的思维理念，树立人事档案管理的电子化理念，并确保这个理念渗透到档案管理工作人员中[3]。档案管理是一个看似简单实际复杂的过程，要求档案管理人员耐心梳理资料内容，并将其录入到系统当中，以形成电子档案，而在此过程中，由于数据信息较多，就很容易出现错误，如果在发现问题后再核对纸质资料，必然会耽搁更多的时间，难以实现档案管理效率的提升。因此，单位领导应当加强档案管理人员的电子化管理认知，确保其增强工作责任心，能够严格按照档案管理标准进行工作，确保人事档案在进行电子录入时完整无误，从而为后续的档案资源利用奠定基础。

2.2 构建完善的电子化管理制度

人社局的人事档案管理工作实际上是一个要求较高的工作，通过构建完善的电子化管理制度，能够更好的推动人事档案管理工作的进行，并提高档案管理水平，为人社局的档案管理效益提升提供有利条件。对此，人社局应当建立相应的人事档案电子化管理制度，明确档案管理人员能够完整录入人事档案，而且将纸质档案归类整理，避免出现录入失误及整理失误的情况。另外，在实现人事档案电子化管理的过程中，如果遇到问题，要及时的向上级反应，并采取有效的处理措施，以确保人事档案电子化管理的有效性[4]。在后续发展过程中，档案管理人员应当就所出现过的问题进行分析，并将相应的预防措施编入到电子化管理制度当中，实现规章制度的完善，以为后续的人事档案电子化管理工作开展提供数据信息支持，保证人事档案管理工作的顺利开展。

2.3 保障电子人事档案信息的安全性

与传统的人事档案管理方式相比，电子化档案管理能够显著提高档案管理水平，满足档案资源开发及应用的需求，而且能够大大的解放档案工作人员，实现档案管理模式的优化。但电子化档案管理却也有纸质档案管理所没有的劣势，那就是电子化档案信息的安全性问题。要想实现人事档案管理的电子化，就必须应用现代化的信息技术，通过互联网构建人事档案管理系统，将所有的人事档案信息存储到系统当中，以实现对人事档案资源的共享，也便于用户进行档案资源信息的查阅。但正是由于互联网的应用，使得电子化人事档案管理容易出现互联网风险，例如黑客入侵、木马病毒等，这些问题的出现，会导致任人事档案信息数据收到威胁，或者泄露，或者被用作他途，最终影响到社会的稳定发展。对此，人社局应当充分认识到保障电子人事档案信息安全的重要性，并积极的采取有效措施来强化电子档案安全管理。人社局可以采用专门的数据传输通道进行信息传输，也可以实现密闭保存档案资源，并将涉密信息的电脑与外界隔断，以从源头上避免黑客入侵。在进行数据传输时还要尽可能的实现加密传输，以避免出现信息泄露的情况。而档案管理人员则要树立保证档案信息安全的理念，认真学习关于档案管理的相关法律法规，确保期充分认识到档案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影响到单位发展。

2.4 创新人事档案电子化管理

对于人社局来说，其对于人事档案资源的管理，对于促进人才的合理配置，提高各个行业的发展水平，并满足各个行业对于高素质人才的渴求具有重要意义。因此，对于人事档案的电子化管理，人社局也应当积极的采取有效措施进行创新研究，实现电子化管理效益的进一步提升。在单位内部，可以充分应用当前最先进的档案资源管理系统对纸质档案信息进行收集和整理，以免纸质档案由于年代久远而出现字迹模糊的情况，同时也实现空间节约，便于信息的快速查找[5]。同时人社局还应当设置专门的人事档案管理系统维护部门，确保人事档案管理系统的正常使用，维护部门要加强系统分析，定期的进行软件更新，修复漏洞，并注重维护硬件设备，以免由于硬件或软件问题影响到电子化档案的管理效果。

3 结束语

在未来的发展过程中，人社局应当对实现人事档案电子化管理有更充分的认知，并积极的采取各项措施来促进人事档案电子化管理的实现，这样不仅是人社局发展的需求，同时也是提升我国行政事业单位发展水平的有效途径。

参考文献

[1]张英.国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范[J].现代商贸工业，2018，39（01）：88-89.

[2]罗艳丽.人事档案电子化管理研究[J].岭南师范学院学报，2017，38（06）：168-172.

[3]邹丽敏.强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考[J].办公室业务，2017（20）：170.

[4]李晓芸.人事档案的电子化管理问题研究[J].城建档案，2017（02）：63-64.

[5]宋莹莹. 朝阳区广电中心人事档案管理系统的设计与实现[D].北京工业大学，2016.

作者简介

徐桐（1982-），女，汉族，辽宁省朝阳市凌源市，本科，馆员，研究方向：档案管理。