浅议企业档案管理的社会化

张兆赫

摘 要：为了节约成本和提高档案管理的水平，企业可以交由社会来进行管理，这使得企业档案管理的社会化的特点日益突出。要实现企业档案管理社会化的良性发展，满足各类企业的需要，档案中介机构提供的服务是档案管理部门的规范化管理都是不可或缺的。

关键词：企业；档案管理；社会化

1 相关概念的建议

“社会化”这个词逐渐出现在公众的视野，社会化、社会服务等方面越来越突出，可以说，社会化已经成为当今社会的一个重要标志。档案界也提出了社会化的概念。这其中比较常见的是人事档案的社会化、档案服务的社会化、病历档案的社会化，这些都与档案服务的社会化有关。近年来，企业档案管理社会化也变得越来越重要，其主要表现为企业档案的外包。外包的概念来自20世纪80年代，这是一种工业企业的管理方法。业务外包的定义是“企业整合利用其最好的外部专业资源来实现降低成本、提高效率和充分利用其核心的一种管理模式，以此来提高企业的竞争力，提升公司对环境的快速响应能力。虽然档案工作不是许多公司的核心业务，但它是一个不可或缺的业务。根据业务外包，我们可以推导出档案业务外包的定义：为了降低成本，企业获得更多利益和竞争优势比简单地使用内部资源，并将全部或部分文件管理的工作分配给一些组织在提供专业服务的社区档案。以实现企业档案管理的规范化、科学化和现代化的目的。企业档案外包主要包括企业档案管理、数字档案处理、档案管理软件开发、档案仓库建设等档案管理工作外包。

2 企业档案外包相关管理政策分析

目前，企业档案管理社会化的理论和实践管理仍在探索之中，我们打算通过国家和地方档案管理部门对档案中介机构的相关管理规定进行分析，探索企業档案乃至企业档案的外包在政策上管理社会化的可行性。

2.1 国家档案管理部门的有关政策

改革开放以来，中国政府大力推进各类中介机构的建设，明确了中介机构作为服务、监督、沟通的职能。虽然国家档案馆没有明确界定档案中介机构的定义和规范，但在2006年发布的“十一五”规划文件中提到“扩大档案服务的新领域，探索档案信息”。资源增值服务和市场化的发展方式和方法，培育、发展和规范档案中介机构，做好档案咨询服务工作。

2009年3月24日，国家档案局在北京举办了《中华人民共和国档案法》专家修改论坛。国家档案馆主任、中央档案室主任杨东全、副局长段东生等参加了会议，听取了“档案法”修订工作组成员的专家意见。参加会议的专家学者们讨论了《档案法》修改中遇到的六个方面的困难，特别是对《档案法》的修订。讨论的一个方面是档案法能否决定档案中介机构的资格。所以说，无论国家档案局制定的“十一五”规划，还是国家档案局修订的《档案法》，我们都可以看出，档案中介机构日益受到国家档案行政管理部门的重视。在未来，应当对档案中介组织的规范化和国家层面的行为进行规范。档案中介组织作为企业档案服务外包服务商，进行规范化管理，深刻影响着企业档案服务外包模式和企业档案管理社会化的方向。

2.2 档案中介机构的地方档案管理规定

近十年来，随着档案中介机构的迅速发展，地方档案行政部门也发布了一批地方档案法律法规或管理条例，以规范和管理档案中介机构。在30个省市颁布了地方档案法规，除了少数省份如云南、重庆、广东等地不设置文件的有关规定中介组织外，已经有21个省和直辖市人民政府为文件中介组织和他们的行为作出了规定。由此可见，各地方的档案行政部门对档案中介组织的管理越来越重视。

2.3 禁止存在自带档案的现象，而且相关规定要求对于这一现象都明令禁止

自带档案的现象是绝不允许的，同时也有这方面的明确规定。然而用人企业在进行人事录用时，还是存在对档案忽视的现象，支队人员的实际能力过分重视，这就导致企业等用人单位或个人不能对档案形成正确认识，不能意识到档案的重要性，甚至导致出现弃档的现象。然而个人档案是非常重要的依据，诸如办理个人证明和手续等都是需要据此来进行的。特别是计算工龄，参加研究生和公务员等考试，以及办理各项社会性保险等。所以，企业档案社会化管理，在开展的过程中，针对企业内部员工私带档案的情况，一定要明令禁止，并且要严格落实下来。与此相关的一些社会管理机构也应该对档案托管普查进一步加强工作。

作为企业发展的重要记载，企业档案是重要的分析资料可为企业实现持续发展提供依据。关于人事、设备和技术创新等档案都是重要的资料，密切关联着企业的经济效益。如今传统企业档案已无法与新时代企业的发展相适应，当前企业档案管理的一大创新形式便是档案管理社会化，这将会使企业经济的发展得到保障。为企业提供更专业的档案业务社会化管理服务，是档案中介组织未来的发展趋势。这也是企业档案工作的一个普遍趋势，是一种更专业、更社会化的管理路径，具有更大的范围和更丰富的形式，逐渐引起了地方档案行政管理部门的关注，这一发展趋势必然会导致地方乃至国家法律法规的增减。企业档案事业的社会管理和与之密切相关的档案中介组织必将逐步走上法制化和规范化的道路。随着企业的持续发展，出现了愈发多的企业档案业务，这也相应地增加了档案工作的难度。所以，当前我国企业档案发展的一项重要内容就是要推行企业档案管理的社会化。

参考文献

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