小议档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

白小豹

摘 要：当前，档案对人们的社会生活和国家的经济建设有着重要的作用，通过对档案的有效利用，能促进各行各业有效的发展，为社会带来巨大的效益。随着时代的发展和网络信息技术的日新月异，现代档案管理就是利用现代化的手段和管理理念对档案进行管理的过程，现代档案管理具有规范性强和现代化程度高等特点，对于我国企事业单位进行高效的管理具有一定的促进作用。虽然部分工作可以以电子记录来进行，但档案管理基础工作的仍是档案管理工作的重要内容。做好档案管理基础工作是有效改善档案管理工作并将其推向新高度的重要举措，对建立现代档案管理也有着极其重要的意义。

关键词：档案管理；基础工作；现代档案管理；作用

档案管理工作对个人和企业都是非常重要的，是日常工作的重要环节，随着现代信息技术的飞速发展，档案管理工作也进入了电子化的时代，但档案管理基础工作在现在档案管理中仍占据着重要的位置，其一般包括：档案的搜集、分类、整理、归档及保管等内容。做好档案管理基础工作对企事业单位后期的发展有着重要的作用，能有效的提高企事业的工作效率。文章就档案管理基础工作在现代档案管理中的作用提出一些建议。

一、现代档案管理中存在的一些问题

1、管理意识薄弱，档案利用率低

档案对人们的社会生活和国家的经济建设有着重要的作用，通过对档案的有效利用，能促进各行各业有效的发展，为社会带来巨大的效益。但在基础档案管理中，许多管理人员都认识不到档案的价值，只是简单的对档案进行收集和存放，对档案管理工作的不够重视，使档案不能真正的发挥自身的价值，限制了企事业单位的有效发展。

2、档案管理制度不健全

在当今社会中，许多单位在档案管理中都存在着弊端，一些单位并未设立档案管理部门，没有专业的档案管理机构，大多都是一些没有管理档案知识和经验，缺乏有效专业培训的人员进行管理的，并且没有建立完整的档案管理制度，从而不能做到专人专岗，使档案管理不正规。又或者虽然设有管理制度，但由于人力、财力等投入有限，致使执行力度不够，形同虚设，档案管理混乱

3、软硬件投入不足，檢索效率低

部分企事业单位在档案管理工作中，对所需要的软硬件投入不足，缺乏必备的硬件设施，甚至没有独立的档案室，而且没有相关器材设备，进而出现档案材料不完整、破损等现象。在进行电子版保存时，没有对档案进行整理和归纳，从而不利用进行检索，致使检索效率低下。

4、档案管理人员业务能力不强

目前大多数企事业单位的档案管理人员都存在年纪大、专业知识不强、综合素质偏低等问题，这已不能适应当前社会档案管理的要求。由于管理层对档案管理的不重视，导致档案管理人员没有经过专业的知识培训，在进行档案收集、归纳、整理等业务时，缺乏工作热情和工作能力不强。

二、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析

现代档案管理中做好档案管理的基础工作是有效提高档案管理效率和管理水平的基础，也会直接影响到现代档案管理施行标准化和规范化，所以有必要完善档案管理基础工作以实现提高现代档案管理工作水平的目的。

1、使档案管理工作更加严谨规范

我们知道档案管理工作对于企事业单位来说都非常重要，而对于档案进行规范化管理就是为企事业单位和相关人才提供更好的档案服务。而进行档案管理基础工作就是将档案进行收集整理和编号保存等工作，这些工作看似简单枯燥，却是将档案进行整齐划一地整理，就是运用最简单的方式将大量且较为杂乱的档案管理工作串联起来，而档案管理的基础工作就是将现代档案管理的工作链条贯穿好的那一条“绳子”，进行了优秀的档案管理基础工作以后，原本繁乱的档案就已经整理到了现代化档案管理的框架之内，只要按照档案管理正常程序走下去，就能保证档案管理的规范性。

2、有助于提高档案资源的完整性

一般来讲，很多企事业进行档案管理工作时，都必须严格按照规范进行严谨的操作，因为档案资源极易发生丢失、损坏等情况，在进行档案管理基础工作时，管理人员会对档案的完整性和真实性进行分析，以尽量提高档案资源的完整性。

3、给档案快速检索创造条件

众所周知，我们进行现代档案管理的时候都会对档案信息进行计算机检索，这样就大大节约了我们检索档案的时间，也减少了我们对档案进行翻找时将档案弄乱的可能性。而进行档案管理基础工作可以将档案编号、分类信息等数据输入电脑，这样就可以对档案进行快速检索。然而在进行档案编号和信息输入的时候不能马虎，尽量保证数据信息的真实性，这样才能给档案的快速检索提供条件。

三、档案管理基础工作当中几项重要内容

细心比对档案信息是否已经失去其实际意义，及时清理无用档案信息，重新组合当前档案，为档案管理工作铺好路。随着时代的进步，过去的档案管理多多少少会有不足，定期对之前的档案信息重新进行分类存档有助于相关人员发现旧的档案信息管理的不足之处，并对其进行重新分类存档，有利于档案管理的规范化、标准化。根据档案信息里面的关键词、主要内容为档案信息准确题名也可以为后期的档案检索工作提供便利，但应注意切忌题名太过繁杂，这样反而会为相关人员的档案管理工作造成不便。做好著录工作也至关重要。受各种因素的影响，档案信息的录入多少会存在些许偏差，这就要求相关人员务必要做好著录工作，结合当前实际，尽量减少误差，为企业和个人提供尽可能精准的档案信息。

四、结语

综上所述，由于档案管理基础工作在档案管理工作中的重要性，一旦档案管理工作在档案管理基础工作阶段出现问题，将直接影响到档案信息的查询和使用，因此只有加强和完善档案管理基础工作管理才能有效提高现代档案管理工作的实绩，为档案管理工作在网络电子时代继续发挥作用起到推动作用。

参考文献

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