浅析事业单位人事档案管理的新模式

甘泉

摘 要：人事档案管理是事业单位实现人力资源合理利用的必要工作途径，各事业单位应不断提升人事档案管理水平。本文通过对当前事业单位档案管理所面临的挑战进行分析，立足于进一步优化档案管理工作的目标，探讨了人事档案管理的全新模式与发展思路，以期为广大事业单位的人事档案管理工作开展与完善提供参考。

关键词：事业单位；人事档案；管理策略；新模式

人事档案主要是用于记录事业单位在职工作人员的个人信息、岗位调动、学习深造等多项重要人才信息的，能反映员工的工作能力、工作业绩以及岗位经历等，方便事业单位在今后的工作中科学、合理地进行员工岗位派遣。但是，在当前的事业单位当中，其所进行的人事档案管理工作却依旧存在着诸多问题，难以适应当前社会就业新形势的发展与提出的要求。

一、当前事业单位档案管理所面临的挑戰

随着社会经济的不断发展，人力资源的配置逐渐向着市场化的方向发展，越来越多的人才参与到市场竞争当中，为事业单位的档案管理工作带来了许多挑战。具体来说，人事档案管理挑战主要来源于以下几方面。

首先，人才资源配置市场化的发展势必会带来行业人才的大规模流动，越来越多的事业单位将会为了进一步发展，而大量招收各方面的社会人才。伴随着人员的入职、辞职，其势必会出现大量的人档分离情况，也带来大量的留档工作与弃档工作，对人事档案管理工作造成较大的工作压力。其次，在传统的人事档案管理工作中，由于所需记录的人才信息较为单一，仅仅需要管理人员人工的进行材料收集、归档以及再利用。但是随着各事业单位对人事档案管理工作的重视度不断提升，管理对象与服务对象逐渐多元化，管理中所涉及到的人才信息材料的种类也在不断提升，且内容也更加复杂，仅仅以传统的单一管理模式展开管理无法满足管理工作要求。

另外，随着现代信息技术、电子技术的不断发展，越来越多的现代化技术被应用于人事档案管理工作中，例如信息管理系统的构建就为人事档案管理工作优化提供了途径。但是，从总体的角度来说，当前的人事档案管理工作中还没有实现多种先进管理技术的应用推广，这就对事业单位相关管理人员提出了技术学习方面的要求。此外，人事档案信息由于种类不同，其在保密程度、利用价值等方面存在着差异，要求管理人员针对档案本身的多样性采取多种管理策略。这不仅需要管理人员拥有较强的档案管理规划能力，同时还需要其具备灵活的档案服务开发意识，才能应对现代人事档案管理挑战。

二、事业单位人事档案管理的新模式探析

（一）实行档案集中式管理

以往事业单位通常采用分散形式进行人事档案管理，而就目前情况看，需要将该种模式朝着集中管理的方向转变。在传统的模式下，档案的搜集与管理一般都是由部门为单位负责，安排专职人员进行档案日常管理及维护。所以每项工作基本都是如序开展，材料内容也没有太大差异。而内容单一则难以展示出人才的实际能力，与人才的综合化发展也存在矛盾。因而，事业单位要采用集中管理的模式进行人事档案管理，将社区与行业作为单位，构建起相关的信息中心。不但要确保档案体现出人员的工作业绩、能力、表现等，还要反映出人员的具体工作状况。如此一来，档案管理的科学性与有效性才能得以提升，进而为事业单位提供更加准确的信息，做到人尽其才。

（二）实行档案开放化管理

除了集中管理外，开放式管理模式也是当前事业单位发展的大势所趋。在计划经济时期中，单位的人事档案通常是交给人事部门进行密封管理，若有其他部门的人需要查阅档案，则必须通过繁杂的审批流程。这就导致了人事档案的利用率较低，甚至于给人才的流动带来阻碍。而在当前社会中，人员的流动变得日趋频繁，传统的管理方式就要遭到淘汰，需要从封闭式管理改变为开放化管理。事业单位需要对档案进行适度公开，提高人事档案的利用率，让人才的优势也能够最大化发挥出来。但要注意的是，开放化管理模式有其弊端，因此一定要做到扬长避短。要克服档案易丢失、易泄密等种种问题，真正把规范化与科学化的人事档案管理落到实处。

（三）实行档案电子化管理

在当前形势下，越来越多的事业单位开始采用电子档案，这不仅是档案服务于人事制度和相关工作的需求，同时也是适应改革及发展的关键所在。以往的人事档案多以纸质文档为主，但眼下科学技术不断更新，计算机信息技术也获得了极为普遍的运用，所以事业单位档案管理的方式也应随之转变。人事档案属于人才信息的重要资源库，必须要充分且合理地利用这些资源，让其最大程度地体现出作用与优势。因而，事业单位要把最先进、最新型的技术运用到人事档案管理过程中，并采用计算机、扫描仪之类的现代化设备，把档案资料整理过后录入到计算机中。经由这样的技术化处理，使原本的纸质档案变为电子文档、图片以及声像资料，可大大提升人事档案的管理效率。

三、具体的操作策略

（一）完善相关管理制度

要提高人事档案的管理水平，就需要不断健全并完善有关的管理制度。在事业单位中，人事档案管理属于较为繁琐的工作，难以理出头绪，所以一定要有专门的制度来进行约束，否则会导致管理工作失去秩序，无章可循。就目前情况看，事业单位需要充分考虑档案管理工作的现实性及社会性需要，在此基础上对现有的管理制度进行革新与优化。要重点制定好档案收集、整理、归档、移交、保存等一系列的制度，特别是要构建起人事档案计算机辅助管理体系，对相关工作人员作出严格规范和要求。而对于人员的任用，也需建立起专门的制度，为档案管理提供可靠保障。

（二）提高管理人员素质

档案管理人员的素质对于事业单位的档案管理来说至关重要，要提高人事档案管理的质量和效率，就必须要强化对档案管理队伍的建设，不断培养优秀的管理人才，提升人员素质。在事业单位中，人事档案管理属于业务性、政策性都很突出的工作，需要重点强调服务性与保密性功能。所以，各级人事部门都要强化针对管理人员团队的建设，挑选出优秀的管理人员，确保其作风正派、正直可靠、业务过硬，并且有强烈的责任心。另外，事业单位也要定期组织人员进行培训，可创办专门的档案业务学习班，以便管理人员能够及时掌握最新技术和方法。

（三）不断提高档案利用率

针对档案利用率较低的问题，事业单位需要强化管理部门和人才服务机构之间的交流与沟通，逐步提升人事档案的利用率。与此同时，档案管理部门也要注重和社会以及其余部门之间的联系，集中精力探索适应当前形势的档案管理新思路、新方法。此外，还要对人事档案的管理体制进行深化改革，加大力度发掘出更为丰富的信息资源，以此充实档案的内容，为人才管理提供更多便利。这样一来，事业单位的人事档案管理才能高效地服务社会，在促进我国经济发展的同时给事业单位注入强劲的发展动力。

四、结束语

在市场经济发展的带动下，人才已经成为事业单位实现行业竞争的第一要素。各事业单位应当深刻探讨当前的人事档案管理工作所面临的多种问题，比如人才流动性强、档案材料复杂且广以及传统档案管理手段滞后等。积极学习先进的档案管理理念，创新管理模式，运用现代化的管理方法实现高水平、高效率的人事档案管理。在此基础之上，也应当不断总结管理经验，开创管理创新新路径，在管理实现的过程中不断进行创新与优化。

参考文献

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