提高档案工作中人事档案管理的策略

刘大群

摘 要：在人力资源开发与人才政策制定等方面，人事档案为其提供了主要的依据，也为人才的管理与使用奠定了良好的基础。近年来，在各个企事业单位中，人事档案管理显得尤为重要，在档案工作中，如何进一步促进人事档案管理工作的有序开展已经成为企事业重点关注的内容。但是，受到传统观念和方法等的影响，导致档案工作中人事档案管理存在不足之处。因此，本文针对提高档案工作中人事档案管理的策略进行了分析，从而为实现档案管理的动态化和立体化提供有利依据。

关键词：档案工作；人事档案；管理

在档案工作中，人事档案管理其重要的组成部分，人事档案有着完整性与真实性等特点，所以对人事工作的开展起到了至关重要的作用。在人才信息当中，人事档案作为主要的载体，其为社会公共信息的组成部分，信息中包含了个人的工作业绩和业务能力等方面，是企事业单位任用人才和选拔人才的依据。在新的形势下，为了提高档案工作的质量，必须改革和创新观念与方法，对人事档案管理加以优化，从而提高档案工作中人事档案管理的效果。

一、人事档案管理的内涵

对于人事档案而言，其指的是针对一个人的学历、专业和社会经历等进行详细、真实的记录。在新时期之前，人事档案内容比较简单，缺少时效性与系统性，因而在应用时，其利用价值相对很低，人事档案管理的作用未能有效发挥。但是，

在新的历史时期，人们对人事档案管理工作有了科学的定义与认知，通过整合资源，真实的反映个人的基本状况，将个人资料加以记录与保存，继而为企事业单位对人才的考核与选聘提供可靠的依据。

二、档案工作中人事档案管理存在的不足之处

目前，部分企事业单位在开展档案管理过程中，由于所收集的人事档案材料不齐全，内容不完整，导致人事档案管理质量不高，未能满足新时期人事工作的要求。有些单位的人事部门未能及时补充新材料，没有如实的反映最近的业务与培训等情况。在坚定和审查人事档案材料环节，把关不够严格，造成内容失真，一些不真实的材料归入到个人档案中，对管理工作的顺利开展产生了不好的影响，从而降低了档案管理工作中的人事档案管理质量。另外，存在着人档分离的情况，导致出现了一些“无头档案”。

“无头档案”是不能查到当事人下落的人事档案，当人员的主管机关发生变动，没有和档案流动同步，或者是转递工作不准确，有关手续不规范，在一系列因素的影响下，导致了档案和人脱节，严重的阻碍了人事档案管理工作的有序开展，也降低了档案工作中人事档案管理的工作质量与效率[1]。因此，为了提高人事档案管理质量，必须采取合理的措施，继而为优化档案工作中的人事档案管理发挥至关重要的作用。

三、提高档案工作中人事档案管理的有效策略

（一） 增强对人事档案管理的重视

企事业单位在发展过程中，要着眼于全局，充分发挥各个部门的职能，在经济水平不断提升的背景下，企事业的竞争日益激烈，为了提升核心竞争力，必须将人才的培养作为主要目标，发挥人才的重要作用，那么，应当对人力资源管理工作的关键作用有所认知，通过对人事档案管理的重视，促进档案工作中人事档案管理的质量得到提高。为了确保人事档案内容的公开与透明，为人力资源管理工作的顺利开展打下坚实基础，单位的领导要提升人事档案管理工作的意识，然后结合实际情况实施档案工作中人事档案管理，发挥人事档案的功能，为企事业的发展提供有利依据。

（二） 收集人事档案相关材料

在开展档案工作过程中，为了完善人事档案管理，需要收集人事档案相关材料，确保人事档案的真实性与权威性，也为人事档案管理工作质量的提高发挥主要作用[2]。在人事档案管理期间，人事档案材料的收集是最为基础和关键的环节，只有保证材料的真实性与准确性，才能为其他环节的正确进行提供保障。

在政治经济体制不断改革与深化期间，改革干部制度、专业技术晋升和学历与考核等档的材料越来越多，所以对人事档案收集工作的开展提出了更高的要求。档案管理人员在工作时，为了保证相关材料的真实性，要对所收集材料加以鉴别，在进行整理，针对不满足归档要求的材料，应该立即进行处理，发现材料的手续不齐全，一定要退回到材料形成的部门，补办完整后才能将其入档，从而确保人事档案的准确性，最大程度的提高档案中的人事档案管理质量。

（三）预防与处理人事档案管理的难点问题

企事业单位的档案管理部门在实际开展工作过程中，在诸多因素的影响下，导致出现了“无头档案”，对完善人事档案管理产生了不良的影响[3]。因此，在档案管理期间，为了提高人事档案管理工作质量，企事业的人事档案管理部门必须建立健全管理制度，预防与处理人事档案管理的难点问题，及时的堵塞漏洞。

为了有效的对人事档案管理的难点问题进行预防与处理，企事业单位的人事档案管理部门要和人事管理部门紧密联系在一起，通过制定相关制度，在制度的指导下开展人事档案管理工作，确保人员的职务变动与工作等信息更加准确，使得在档案管理中，人事档案管理工作具有科学性与可靠性。

对于人員的调入单位名称、调动原因和主管机关名称等信息，均归入档案中，一旦存在变动的情况，人员的档案也要及时的转到新主管部门，确保人员的流动和当那保持同步。当这些难点问题得到解决，才有助于人事档案管理工作的各个环节均符合标准，从而提高档案管理中的人事档案管理质量，为企事业单位开展人力资源管理工作与其他方面发挥关键作用。

（四）加大对人事档案管理的现代化与信息化建设

当前，企事业单位在落实档案管理工作过程中，要充分意识到人事档案作为人才信息资源库，需要对各种资源进行合理的利用，最大限度的发挥其作用。在科学技术水平不断提升的背景下，为了提高人事档案管理效率，要加大对人事档案管理的现代化与信息化建设，借助于人事档案管理的现代化，为人事制度的优化与人事工作的实施创造良好的条件，也满足社会对档案信息化的要求。

企事业档案管理部门要加大对扫描仪和计算机等现代化设备与技术的运用，利用计算机进行辅助管理，将收集到的图片、文字和声像等资料转换成数据资料，将人事档案保存为电子和纸质两种格式，档案管理人员通过计算机就能够快速的查询到相关内容，实现高效的管理[4]。对于一些不保密的档案信息，运用网络技术实现社会共享，向社会提供优质的人事档案信息化服务。总之，为了提高档案工作中人事档案管理的效率和质量，要加大对人事档案管理的现代化与信息化建设，合理的借助于信息化技术，全面提升人事档案管理工作的质量，增强管理工作的效率，为企事业人力资源管理工作的全面开展发挥一定的作用。

四、结束语

综上所述，在市场经济背景下，为了向社会提供优质的服务，企事业单位要对人事档案管理工作的重要性有高度的认知，在实施档案管理过程中，加大人事档案管理力度。针对人事档案管理中存在的问题，采取合理的措施进行解决，通过采取科学的管理方法和模式，弥补管理中存在的漏洞，最大限度的提高档案管理工作中的人事档案管理水平，从而促进企事业单位的可持续发展。

参考文献

[1]王慧.事业单位人事档案信息化管理的优化策略分析[J].卷宗，2017（36）：63-63.

[2]李润霞.分析医院档案管理应用信息化手段[J].大家健康（下旬版），2017（11）：279.

[3]程鹰.关于做好事业单位人事档案管理的几点思考[J].卷宗，2017（17）：83-83.

[4]韩海燕.对人力资源中人事档案管理作用的几点探讨[J].人力资源管理，2017（7）：327.