浅谈人事档案在人力资源管理中的有效应用

陈纯颖

人事档案是人才信息的重要载体，人事档案管理工作是人力资源管理中不可缺少的一个重要组成部分，人事档案管理的完善对人力资源管理的有效性具有重要的现实意义，从新的视角来看待人事档案管理工作，客观分析二者之间的关系，有效地把人事档案应用在人力资源管理中，将会推动人力资源的科学管理。

1 人力资源管理与人事档案的关系

1.1 人力资源管理是一种管理职工关系的战略方法。人力资源管理强调开发职工的潜能对获取持续竞争优势的作用。人力资源管理的中心是人，宗旨是以人为本。人是关键要素，首先要服务好人，才能做好管理工作。一个强势、富有竞争力的单位或团体不一定要拥有多少高学历、高职称的人员，而关键在于人力资源的合理搭配，只有将人员的知识结构、年龄结构、专业结构合理搭配，才能提高内部人力资源的整体配置效率，充分发挥整体协同优势，而在这一战略方法的实施过程中，人事档案恰恰可以提供有效的信息支持。

1.2 人事档案是人才信息的记录，是人力资源管理的信息依据。它是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是个人经历、德能勤绩、工作表现等方面的综合反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。人事档案可用于估计目前的人力资源，包括人员技术水平、能力和潜力在内的利用和可配置情况，可实现人力资源信息共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的合理配置。

1.3 人事档案是人力资源管理过程中各种信息的载体。人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理相互作用、不可分离，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发，从而影响该单位或团体的核心竞争力。所以，单位人事部门要以利于单位人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析，为单位人力资源管理工作提供有效的服务。

2 人事档案管理可有效促进人力资源开发

2.1 有效服务于人力资源配置。在任何一个组织机构中，其人力和物力都必须具有一个合理的有机比例。人力资源的数量、质量和物质资源的比例要符合这一有机比例。在这一有机比例既定的条件下，人力资源之间的配合关系越是合理而融合，职工的积极性、自觉性和创造性越能得到充分发挥，人力资源配置力效用也最大，产生的竞争优势也会越大。人事档案全面记录了职工的个人经历、德才表现及发展过程，依据人事档案提供的信息，可使各類人才扬长避短，各尽其职，最大限度地发挥人才配置水平，为所在组织机构的人力资源管理工作提供有效服务。

2.2 促进人力资源的合理利用。利用人事档案能进一步了解相关人事信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织机构内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才资源配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织机构与组织机构之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，从而使管理者在管理中实现“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”，进一步为组织机构的发展迅速、合理地配置人力资源。

2.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织机构内部，通过分析有效的人事档案信息，总结组织机构或部门的人才储备状况。人事档案中记录了职工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，结合人力资源流动的档案信息，预测人才的需求状况，从而有效、科学地制定人力资源计划，为领导的决策提供可靠的依据。

3 改进人事档案管理，更好地为人力资源管理服务

3.1 建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容。人事档案管理必须要适应现代化管理的要求，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求，为人力资源开发提供强有力的保障。在传统人事档案管理中，人事档案的内容主要是依据干部人事档案标准所分的十大类，笔者认为，要更好地为人力资源管理服务，应根据人力资源管理的新观点充实人事档案内容，使之能多方位全面地表现一个人。人事档案不仅要反映一个人的历史，还要展现一个人的现实，这就要求档案管理人员做到以下两点：第一，及时更新、补充动态材料，比如，近期工作成绩、继续教育情况、职称评定、获奖情况等。充实档案内容可大大提高档案在人力资源管理中的信息价值和数据支持作用。第二，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新。

3.2 建立健全科学有效的人事档案管理制度。制度建设是保障人事档案管理有效进行的关键所在。人事档案管理要根据新形势、新情况、新任务及时建立健全更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案管理工作更加制度化、规范化。在人事档案材料的收集上要及时、完整；在鉴别上要遵循取之有据，舍之有理，做到去伪存真，确保人事档案材料的真实性；在人事档案材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在递转人事档案过程中要确保人事档案档案材料的安全可靠，同时要加强对人事档案信息内容保密性与安全性的教育。档案管理人员还要注意对人事档案的内容进行及时更新、补充。

3.3 建立科学化、现代化人事档案管理体系。随着时代的发展，人事档案材料越来越多，传统管理模式势必会给信息查找带来诸多不便，而且以往的手工劳动强度大，每年形成的考核表、工资薪级表、干部任免表、劳动合同等，收集、编号、归档工作期限长，耗时耗力。建立人事档案现代化电子信息管理系统势在必行。目前，计算机代替传统的手工操作正逐步实现，在使用人力资源管理系统的过程中，要充分发挥现有数据库的强大作用，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收为开发潜在价值、主动提供服务。除严格按照中组部的要求实现档案目录计算机管理外，还应对部分人事档案材料的形成、归档实行计算机管理，使档案管理人员从繁琐低效的手工劳动中解放出来，实现个人信息电子检索和联网查询，及时更新档案信息，最大限度地为识才、育才、用才提供服务，更好地为组织机构的发展做出贡献。

3.4 提高人事档案管理人员的业务素质与档案意识。在知识经济时代，档案管理人员的业务素质也要与时俱进，不断提高。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要加强对现有人事档案管理人员的培训教育，使其肩负起宣传《档案法》、普及档案知识的重任，宣传人事档案工作的方针政策及其执行情况；全民形成人人关心人事档案的局面；为档案工作的开展营造一个宽松、和谐的环境。改变过去被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息， 以适应新的、更高的档案管理要求，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。