对电子档案的移交与接收管理研究

胡江芸

摘要：随着数字时代的到来，电子文件的激增及其形成和运行环境的特质，给传统的文件管理带来了本质的变革，不可逆转地推动着文件管理理念、管理方式和管理手段的转型。电子档案不断完善，以其独特的优势，逐步取代传统的纸质档案。但是，电子档案在移交和接收管理方面还存在着一些不足之处，本文简要分析了电子档案移交接收方面存在的问题，并提出了几点应对措施，以期为相关研究提供参考。

关键词：移交与接收；电子档案；接收管理

前言

电子档案是信息技术发展的产物，他的交接与接收工作是一项全新的工作，需要运用到计算机技术以及信息技术，对技术要求相对较高，在这个过程中面临着许多技术难题和挑战。在电子档案移交与接收工作和系统实现中，电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案。本文笔者查询相关资料并结合自身相关工作经验，对电子档案移交和接收管理做了简要分析。

1移交与接收管理中的问题

1.1没有重视电子档案管理

（1）主管部门没有重视电子档案的移交和接收工作。其一，部分主管人员在思想上没有重视档案管理，认为档案工作没有其他工作重要，可以先放一放。其二，对电子档案移交与接收工作的认识程度不够，还停留在传统纸质档案保管利用的阶段，甚至认为“摆好档案，锁好门”，就是管理档案的重要部分。其三，部分主管人员电子档案管理专业技术不够高，他们习惯于传统工作模式，习惯于利用纸质档案，对电子档案具有抵触心理。

（2）档案员方面因素。其一，档案员对传统纸质档案工作模式依赖性较大，不愿意改变工作模式，造成了电子档案移交与接收工作停滞。其二，档案员对电子档案的一些基本概念与常识认识模糊，不能及时掌握最新的相关知识，导致电子档案移交与接收工作不能正确的开展。其三，选用兼职档案员来管理电子档案，往往是刚熟悉电子档案的相关政策制度和工作流程，就调离了岗位，这样就造成了电子档案工作总是处于间歇状态。

1.2电子档案移交和接收工作不严谨

电子档案移交和接收工作没有严格按照流程进行，大部分电子档案移交与接收工作主要采取传统的离线移交与接收的方式。这种管理模式不仅增加了接收人员的工作量，还导致电子档案移交单位的档案员对本单位的电子档案质检职责的淡漠，降低了电子档案移交数据的准确性。同时，一些档案管理人员对电子档案的其他要素以及数据的原始性、真实性置之不理，忽略了对电子档案完整性、有效性、准确性和安全性的检测，将要素不齐全，元数据不完整的电子档案整理移交，从而使移交的电子档案的质量下降。

1.3安全管理松懈。

（1）对安全保密规定执行不严格，为了工作的便捷，经常使用公共存储介质来拷贝电子档案数据，增加了电子档案数据感染木马病毒的几率。

（2）电子信息安全意识淡薄，将电子档案数据放置在公共计算机内甚至存放在连接互联网的计算机中，导致电子档案信息长期处于失泄密的危险之中。

1.4缺乏电子档案管理人才。

电子档案和传统档案在档案管理、作业操作、技能水平等方面有着不同之处，对档案工作人员提出了新的要求，电子档案所涉及的知识体系不再是传统的单一知识架构，电子档案管理工作需要档案工作人员掌握多方面的知识体系与业务技能，其中既包括传统纸质档案的收集整理、保管利用等一系列的工作流程的掌握，同时也需要掌握现代计算机技术和网络技术。另外，档案工作人员的年龄结构两极分化较大，中间年龄段的工作人员断层严重。一方面，老档案员专业知识老化，业务技能单一，多数局限于传统纸质档案管理范围，对于计算机信息技术掌握较少，并且接受能力较差，甚至部分档案员还存在责任心不强，对待电子档案管理工作态度消极等现象。另一方面，新档案员虽然能够熟练掌握计算机技能和网络技术，但对传统纸质档案的整理归档流程了解较少，难以成为复合型的档案专业人才。

2改进措施

2.1健全电子档案管理制度

电子档案管理融入了一些新技术，这一管理制度和传统方面的管理存在着一些区别，需要建立健全自身的管理制度，以满足电子档案管理的需要。在工作实践中不断总结经验，通过细化标准来满足不同种类、不同类别的电子档案数据的移交与接收工作。在细化工作制度的过程中，不断加大对省直機关各单位的电子档案业务指导力度，提高对省直机关各单位电子档案移交与接收工作的标准，提高省直机关各单位移交的电子档案初检与复检的抽检率，对不合格的电子档案予以退回整改后再提交。

2.2提升电子档案管理知识

需要采取培训等措施，提高电子档案管理员的知识水平，让相关工作人员能够熟练使用各类办公设备，使得他们的专业技能水平达到相关要求。探寻多种培训方式，对各立档单位的档案员采取集中现场上机操作的培训方式，通过面对面地讲解，手把手地教授，使各单位档案员尽快掌握电子档案整理与移交的工作流程。同时，通过下发电子档案整理规程文件、制作课件光盘等多种形式对专兼职档案员进行培训，争取培养出一批专业的电子档案工作人才。在定期组织召开培训会的基础之上总结经验，对工作中发现的问题进行汇总整理，通过课件讲解的方式让各立档单位的档案员及时了解工作中出现的问题和解决方案，在不断总结经验的过程中提高工作质量。

2.3明确各工作人员的责任

在整个电子档案管理过程中，必须要明确各工作人员的职责和责任，达到责任到岗，责任到人。电子档案移交与接收工作是一项多部门共同参与、协调配合的工作，因此构建科学合理的责任管理机制是实现电子档案移交与接收工作顺畅进行的制度保障，细化责任管理机制是提高电子档案移交与接收工作效率的有效手段，通过合理分责将电子档案移交与接收工作程序化、制度化，通过构建细致严密的组织管理机制，从而明确立档单位在移交前需要准备什么，移交中需要注意什么，移交后需要保留什么；接收单位在接收前需要准备什么，接收中需要注意什么，接收后需要保留什么。通过一系列的制度化管理、程序化管理达到降低工作成本，减轻工作人员工作量，提高电子档案移交与接收工作效率，增强电子档案数据的准确性和安全性的目的。

2.4提高电子档案管理的安全性

提高各管理人员的安全意识。通过建立科学有效的安全防范机制，健全电子档案移交与接收工作保密制度，通过开展电子档案安全保密教育来提高各单位档案员的安全防范意识，定期组织开展安全保密知识讲座，使档案员在了解电子档案安全保密常识的同时掌握电子档案信息安全防控的一些措施方法。

为确保电子档案的安全性，还可以组建信息安全小组。通过建立电子档案信息安全小组不定期到各单位进行电子档案信息与设备的安全检查，提高电子档案安全级别，指导如何利用信息技术手段来阻断信息泄露和预防信息丢失，同时通过制定存储介质相关使用管理规定，来规范关人员使用存储介质的操作流程，通过规范的使用方法和严格的保管制度来提高电子档案信息安全，从源头预防电子档案的失泄密事件发生。

3结束语

总体来说，电子档案是信息技术发展的产物，他的交接与接收工作是一项全新的工作，需要运用到计算机技术以及信息技术，对技术要求相对较高，若电子档案移交和接收管理方面的制度不健全、流程不严格，则容易出现一些问题。因此，电子档案管理过程中，要提高管理人员的技能水平，规范档案管理操作标准，同时，领导层也要高度重视，加强管理力度，提高电子档案管理的安全性。

参考文献

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[2]做好行政审批电子文件归档的若干建议[J]. 朱玲. 浙江档案. 2018（01）

[3]政务云环境下电子文件归档安全保障策略研究[J]. 宋华，骆建珍，姜悦霞. 浙江档案. 2018（04）

（作者单位：广州供电局有限公司输电管理一所）