品管圈管理在医院病案归档管理中的应用效果研究*

李 佳，王云琼，邹志礼，程 佳

四川省医学科学院·四川省人民医院 心身医学中心(成都 610072)

品管圈是指工作性质相同 、相近或互补的基层工作人员本着自发、自动的精神组圈，按照一定的活动程序，启发个人潜能，通过团队力量，结合集体智慧，运用各种品管圈手法，持续改进工作中的实际问题，持续进行效率提升，降低成本，提高医疗护理质量的活动[1]。病案归档作为病案管理中最基础的环节,是评价临床医务人员业务水平和素质的重要指标之一,其效率直接反映医院的基础医疗质量和管理水平；同时,对医院各项工作的正常运作有着不可忽视的作用。病案延期归档会导致病案中的医疗信息不能被及时、有效利用，还可引起医患纠纷[2]。本研究在西南地区首家三级甲等综合医院心身医学中心进行“缩短病案归档时间”为主题的品管圈管理，旨在探讨品管圈管理对缩短病案归档时间的效果。

1 资料与方法

1.1 临床资料

纳入四川省医学科学院·四川省人民医院2016年10月至12月258份病案为对照组，行常规病案管理，其中男172例，女86例；年龄(48.63±15.45)岁；疾病类型：焦虑症72例，躯体形式障碍94例，抑郁症92例。另纳入2017年1月至3月266份病案为观察组，行品管圈管理，其中男159例，女107例；年龄(50.11±16.38)岁；疾病类型：焦虑症79例，躯体形式障碍106例，抑郁症81例。两组病案的患者性别、年龄、疾病种类比较差异无统计学意义(P>0.05)。

1.2 方法

对照组行常规病案管理，即病案由规范化培训医师或住院医师负责书写，经主治医师检查修改后签字上交病案科。若>7 d未归档，由病案科催交并根据实际归档天数纳入科室病案质量管理评分：观察组行品管圈管理，具体内容包括确定品管圈活动主题→原因分析→对策拟定和实施。

1.2.1 品管圈活动主题 根据自愿参加原则由 6 人组成品管圈小组，其中主管护师 3人，护师 2人，主治医师1人。由1名业务能力强的主管护师担任圈长。通过头脑风暴法和“5、3、1”权重评分法(包括上级政策、迫切性、重要性 圈员能力 4 个维度)，最终确定以“缩短病案归档时间”为活动主题。

1.2.2 原因分析 利用鱼骨图分别从人员因素、科室管理、制度方法3 个方面进行病案归档时间长的原因分析(图1)，再通过“现实、现地、现物”三现原则逐一进行真因验证最终确立4项真因，包括二线审核病案医生少、一线医生病案书写培训时间不够、医护人员职业倦怠、上级监管力度不够。

图1 “病案归档时间长”鱼骨图分析

1.2.3 对策拟定和实施 1)对策一。针对问题“二线审核病案医生少”。对策名称为“增加二线审核病案医生一名”。改善前： 二线审核病案医生与床位数比为1∶30。对策内容：通过对医师资质及业务能力选拔，选取一名医师参与二线审核工作。2)对策二。针对问题“一线医生病案书写培训时间不够”。对策名称为“增加一线医生病案书写培训时间”。改善前：一线医生每月病案书写培训时间为80 min。对策内容：轮转医生每月入科培训40 min；每周二下午开展病案书写培训，40 min/次；科室带教组长每月对一线医生病案进行反馈，并开展病案书写评比活动。3)对策三。针对问题“医护人员职业倦怠”。对策名称为“每周开展情绪滋养活动”。改善前：对科室20名在岗医护人员的职业倦怠问卷调查结果显示，倦怠检出率为70%。对策内容：按老、中、青年龄段对科室成员分为3个心理小组；根据每组情况每周四开展情绪滋养或放松活动。4)对策四。针对问题“上级监管力度不够”。对策名称为“制定并使用病案完善跟踪时间表”。改善前：医务人员对病案完善工作责任心不强，上级监管力度不够。对策内容：制定心身医学中心病历回收时间统计表，指定护士长及住院总医师监管病案完善工作，并实行责任制管理，落实病历回收统计管理。

1.3 统计学方法

2 结果

2.1 无形成果

实施品管圈管理后，品管圈管理人员无形成果6个维度(管圈手法运用、沟通协调、专业知识、团队精神、创新能力、活动信心及电脑操作能力)的平均分值均较实施前高，差异有统计学意义(P<0.05)(表1)。

表1 品管圈管理小组人员无形成果差异比较(分，

2.2 有形成果

2.2.1 病案归档时间比较 对照组和观察组病案归档时间分别为(9.0±3.6)d和(6.4±2.1)d，两组差异有统计学意义(t=10.135，P<0.001)。目标达成率为125%，改善幅度为28%。

2.2.2 医务人员职业倦怠率比较 活动前医护人员职业倦怠量表倦怠检出率为70%，活动后倦怠检出率为40%(n=20),差异有统计学意义(2=58.6，P<0．001)。

3 讨论

3.1 品管圈活动创新点

以往有研究探讨了造成病案归档不及时的原因及应对措施，也有少量报道[3-5]品管圈活动在提高出院病案归档率中的应用。但以上研究人员均为病案科质控人员，且研究方向为病案第三级监控标准，样本来源、提高病案归档率的对策及实施方法与本研究均不同。本研究参与人员均为临床一线医务人员，从临床一线工作中通过品管圈方法发现问题解决问题，并通过科学管理严格实现一级及二级质量监控，保证病案归档制度和操作流程的顺利执行，缩短病案归时间。因此，本研究对建立三级病案监管体系，缩短病案归档时间有很好的补充和完善作用。

3.2 品管圈活动成效

1)明显缩短了病案归档时间。医护人员通过相互学习、讨论、发现和解决工作上存在的问题，形成从下而上、行之有效的工作质量改善机制。2)形成了科室病案归档管理标准。包括病案书写培训、病案归档时间表的应用等标准，完善并规范了科室病案管理质量控制标准。3)扩大了病案归档时间表的应用范围。病案归档时间表设计源于科室出院病案归档流程，根据此表，可清晰了解病案归档步骤并责任明确到人。该表自临床应用后收到良好效果，并逐步在四川省医学科学院·四川省人民医院各科室推广应用。

综上所述，品管圈管理可缩短病案归档时间，提高医务人员服务质量及病房管理水平，值得临床推广。

校爱芳等[6]研究指出，品管圈管理实施后，护理人员团队精神、活动信心、沟通能力、管圈手法能力、活动信心及向心力评分均增加。王艳春等[7]关于品圈管理的研究发现，圈员的责任感、积极性、沟通配合能力等均明显改善，并可促进院区感染管理。此外，有研究[8-10]表明，管圈管理模式是一种有效的管理方案，使用范围广，效果突出。以上研究结果与本研究结果一致。

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