机关档案管理工作存在的问题及对策探析

马飞

摘 要：机关档案管理工作有着很强的政策性、机密性和专业性等特征，全面、真实记录了党和国家的各项方针政策和本机关具体实施中的相关情况，能够为机关工作顺利开展提供可靠、有效的参考资料。但是当前机关档案管理工作中还存在诸多问题，如管理模式落实、制度不完善和人员素质不高等，这些都需要尽快采取有效促使予以改进，促使机关档案管理工作取得更大成效。基于此本文将简述机关档案管理工作存在的问题，并提出了加强机关档案管理工作的对策。

关键词：机关档案；管理工作；问题

在知识经济社会背景下，计算机技术、网络技术及多媒体技术在机关办公系统中应用越来越广泛，对传统档案管理模式来说，已经与新时期要求不符，需要尽快作出改进。这要求机关档案管理人员在思想上引起高度重视，尽快转变档案管理理念，积极探索更加有效的档案管理方法。同时还要注重机关档案管理信息化建设，促使档案管理现代化、科学化和规范化水平得到提升，能够更好的服务于机关各项工作。

一、机关档案管理工作存在的问题

（一）档案管理模式落后

现阶段很多机关档案管理工作中仍然采用传统模式，主要通过纸质媒介管理各方面信息，档案数字化、信息化水平不高。长期以来纸质档案为机关档案管理主要模式，虽然也发挥出了一定的作用，但是在信息时代下机关工作量不断加大，档案数量也与日俱增，对保管条件也有更高要求。若是采取传统管理模式，将导致出现丢失、损坏等问题，也不利于后期的查询与利用，不能将机关档案记录与凭证的作用发挥出来。尤其是在电子档案取代纸质档案的过程中，机关档案管理人员还缺乏先进的意识，不能将电子档案管理到位，也在一定程度上影响了机关档案价值的发挥。

（二）档案管理制度不完善

从当前机关档案管理工作实际情况来看，不仅出现了档案管理人员缺位的问题，还未制定相应的专门岗位，运用粗放式管理方法，相关管理制度不够规范与完善。这样不能有效检查档案管理人员归档工作开展情况，让一些档案材料显得不够真实与完整，并频繁出现造假的问题，为机关档案管理工作带来了不利影响[1]。因为档案管理制度没有有效落实，机关档案的真实性与完整性将受到影响，逐步出现信息缺失的问题。此外，一些机关档案管理人员身兼数职，对档案管理工作不够熟悉，不能提升档案收集、整理、保存和利用等工作水平，从而让机关档案管理工作中出现了很多问题。

（三）档案管理人员素质偏低

一些机关还没有设置专门的档案管理工作岗位，从整体上看现有档案管理人员综合素质偏低、专业技能不强，无法满足新时期机关档案管理工作要求。同时也忽视了对档案管理人员的选甄工作，档案管理人员掌握的专业知识较少，实践经验不够丰富，降低了机关档案管理工作的效率与质量。同时档案管理人员也很少接受培训，技能知识长时间无法得到更新，不能形成现代化理念，无法真正胜任本职工作。

二、加强机关档案管理工作的对策

（一）创新档案工作管理思路

为提升机关档案管理工作成效，需要各级领导提高重视程度，把握好全局工作，用战略思维与发展眼光指导档案管理工作。机关领导要不断拓宽自己的眼界，做到胸有全局，正确掌握发展态势，跟上时代发展步伐，为档案管理工作提供更多支持，推进档案事业不断发展前进[2]。此外，档案管理人员要从当前机关档案管理工作出现的新变化、新情况和新问题出发，主动承担起历史使命，明确自身职责，始终保持着清醒的头脑，能够冷静、沉着处理各种问题，尽快将档案事业推向全局。机关所有人员应该意识到档案管理工作的重要性，及时学习充电，让自身思想充满活力与活动，主动接受新的事物，为机关档案管理工作创造更加有利的条件。

（二）健全各项档案管理制度

建立完善的档案管理工作制度，这是机关档案业务规范开展的重要保障。机关单位在制定档案管理制度的过程中，需要从自身实际特点出发，结合我国现行《档案法》相关规定，确保能够让档案管理需求得到满足，同时要对档案管理工作程序进行优化，将机关科室与档案室之间的关系协调好，让档案管理从多头分散管理逐步转变为大集中统一综合管理。这样机关档案管理工作各个环节与方面才能有规范化要求，避免档案管理工作各个环节出现脱节的情况。要严格执行各项规章制度，必须保证有功必赏、有过必罚，激发档案管理人员的热情，能够积极开展机关档案收集、整理和归档等工作，为机关档案的完整性与系统性提供可靠保障。

（三）增加档案管理软硬件投入

在数字化档案馆建设过程中，很多地方档案馆档案数据得到了很大的拓展。为让档案信息数据录入更加顺畅，能够安全存储与快捷提供，各机关单位要尽快完善所需的档案基础设施，逐年增加资金投入力度，应用档案库房安全保护综合智能管理系统，将计算机、扫描仪、除湿柜、复印机、打印机等配置齐全，让机关档案管理更加完整与准确[3]。这样能够让机关档案保护与利用奠定良好基础，满足档案库房档案安全保护的“十防”要求，让档案库房安全保护从被动人工管理逐步转变为现代化、科学化、智能化和人性化的管理，有力提升机关档案资料的安全性。

（四）加强档案信息化建设

加快档案管理信息化建设，能够有效提升机关档案现代化水平，各机关单位要将档案信息化建设放在首位，在信息化支撑下带动现代化整体推进。要在机关信息化建设总体规划中纳入档案信息化内容，必须和机关信息化建设一起部署与落实，实行电子文件在线归档，让机关办公自动化系统和其他信息系统能够与档案管理系统实现无缝链接。电子文件在利用网络实时归档保存以后，让档案管理部门介入管理的时间得到了提前，机关档案从以往的滞后运行逐步转变成同步管理。此外，大力推进纸质档案数字化工作，建立文件级目录数据库与图像数据库，让机关档案管理信息化水平得到进一步提升。

（五）提升档案管理人员素质

人员素质与能力的高度，对机关档案管理工作有着至关重要的影响，为提升档案管理现代化和规范化水平，应该高度重视人的因素，尽快建设一支能打仗、愿打仗、打得赢的优秀档案管理人才队伍[4]。要注意发现与培养典型，总结经验，及时推广，要调动每个档案管理人员的积极性，通过正确的导向引导人心，让肯干事、能干事、干成事的人获得褒奖与重用，督查相关人员认真、扎实开展机关档案管理工作。要采取学历培训、外出培训、短期培训和操作培训等方式，为档案管理人员提供各种形式的培训机会，从整体上提升档案管理队伍的综合素质与专业技能，为机关档案管理工作高效、稳定开展奠定良好人力资源基础。

三、结语

总之，近年来档案管理制度改革步伐不断加快，机关档案管理工作水平有了很大的提升，实现了档案管理工作效率与质量的提升。但是从机关档案管理工作实际情况来看，逐步涌现了很多新的问题，对机关档案作用的发挥带来了不利影响，不能发挥出服务于机关单位各项工作的作用。对此档案管理人员要突破传统思维束缚，主动应用现代化的技术手段，让机关档案管理工作更加规范、有序开展，促使机关事业获得更大的发展。

参考文献

[1]金红花.我国机关档案管理模式改革研究[J].信息记录材料，2018，（01）：224-225.

[2]齐睿嘉.如何高效利用OA系统提高机关档案管理[J].兰台世界，2017，（02）：80-81.

[3]孔曉.机关档案工作规范化管理认证探讨[J].办公室业务，2016，（04）：136-124.

[4]柯秀娥.谈机关档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014，（06）：58-59.