探讨如何做好学校档案信息化管理工作

杨海蓉

摘 要：学校的档案管理工作是了解学校各项工作的展开情况的重要依据，同时也是记录学校发展历程的重要史料。随着信息化时代的发展，信息技术已经逐渐应用到各个领域，学校的档案管理工作也应该适应发展的需要进行创新。要做好档案管理信息化建设，不但要提高认识、规范标准，更要加强技术支持和人才储备，从而推动学校档案管理信息化建设进程。

关键词：学校档案管理；信息化建设 ；学校管理工作

随着电子技术的飞速发展，档案管理的信息化成为档案工作现代化的必然趋势。档案管理信息化是指通过计算机的传输、存储形成的电子文件归档，并遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、保管、利用和统计，通过科技手段和先进管理方法高效率、高速度、高质量地完成档案管理工作。

1学校进行档案管理信息化建设的必要性

1.1档案管理的信息化是时代发展的必然趋势。

随着计算机网络技术的普及应用，社会生活的方方面面，都已经无法离开计算机的帮助。同时，计算机技术应用在教育领域，具体表现为多媒体的应用，电化教学，以及档案的信息化管理，这已经成为时代发展的必须趋势。随着改革开放的不断深入，市场经济得到前所未有的发展，竞争是市场经济的本质，谁能够把握事物发展的趋势，并采取积极有效的手段去适应时代的发展，谁就能够在未来的发展中取得竞争优势，所以学校必须要加强档案管理的信息化水平，以适应时代发展的需求。

1.2能够提高档案的信息质量，更好的为决策提供基础。

学校事业的发展是基于领导干部的管理与决策，面对机遇或者挑战，决策正确，管理得当，政令通畅，就能够实现学校的平稳、健康的发展，使学校的各项工作都能够走在同行业的前列；反之，错误的决策，会制约学校各项工作的顺利开展，甚至会让学校蒙受重要的经济损失，而这些决策的制定又是基于学校内部所产生的重要信息，档案所提供的信息，就是决策的一项重要依据。因此，实现档案管理的信息化，保证信息高速传递，能够为学校领导正确决策，打下坚实基础。

1.3使档案管理的工作效率大幅度提高。

学校在教学、科学研究以及日常管理的过程中，会形成大量有着重要保存价值的文件档案、教务档案、教学档案以及学籍档案等等，而大部分档案都采取的是传统的管理方式，可利用的价值十分有限，当对这些档案进行信息化处理之后，能够使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作进入现代化的管理，档案所包括的信息能够被最大限度的挖掘，不但能够使工作效率大幅度提高，还能体现出档案在推动教育事业发展方面的重大意义。

2学校档案信息化建设的措施

2.1建立完备的信息管理系统，实现计算机及其网络在档案部门全覆盖

要为档案工作发展提供快、准、全的信息平台，计算机是一个强有力的工具。因此，建立学校完备的信息网络系统是实现档案管理现代化的前提。电子档案的建立，使档案储存与传输不受时间、空间和人力的限制，科最大限度开发档案资源，并科实现档案资源共享。电子档案所具有的存储量大、占据空间小、易于游览查询的特点，使档案信息的利用快速、便捷、高效。

2.2建立学校档案信息管理中心，以利于各类档案的统一管理

要加强人才培养，建立现代化的高素质、信息化的档案管理队伍。档案管理人员要不断学习。更新知识结构，不断适应瞬息万变的科学技术发展趋势。掌握最新信息，实施最新管理技术，应对学校教学档案管理、学生档案管理、人事档案管理等各种具体领域出现的新问题、新情况，利用电子信息技术开创学校档案管理的新路径。要逐步健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案管理的具体环节和步骤，制定必要的安全措施。

2.3着力提高档案标准化、规范化水平

要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式極其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所（如机房、库房等）的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。

2.4档案是一个学校非常重要的资源，它记载着学校发展的历史轨迹，记载着学校教学工作、管理工作、科研工作的每一个细节，是学校最为珍视的财富。档案信息化建设的基础就是信息资源，档案信息化建设首先就是要纸质档案资源转换为数字化的资源，这个工作的根本要求就是将各种纸质档案资源通过计算机技术，扫描仪设施以及档案信息化软件等，建立起档案资源的数据库，这个数据库资源合理配置，利用方便。因此，学校的档案管理部门需要以学校的工作为核心，对档案的编辑研究力度要不断地增加，促进档案数据化不断地发展完善，形成特色，促进档案信息资源的开发与利用，不断地整合学校档案的信息资源，促进档案管理的科学化，合理化。

2.5加强档案信息人才培养

学校档案信息化的建设的效果如何与档案管理人员的素质有着紧密的联系，档案管理人员是信息资源的采集与整合的重要纽带与桥梁，因此他们需要具有专业的管理知识与娴熟的计算机操作水平，熟知信息技术的一切管理手段，能够对电子文件与信息资源进行使用、维护与管理。所以学校要对档案管理人员进行专门的培训，提高其计算机的应用水平，促使其不断地满足档案信息化建设的需要。

2.6重视档案信息库的安全工作

在互联网日益普及的今天，网络已成为各项工作不可缺少的信息平台档案工作也增加了新的内容。今天的档案管理安全工作，除了档案信息库的安全保密工作，存储数据库的安全成为重点。档案信息系统包括各种信息的数据化、存储电子管理、查询的利用资料的信息化。数据库极易受到来自外部的黑客和来自内部的攻击行为的侵犯，没有加密的信息库如同未上锁的保险柜，其内容随时可能被人窃取或篡改，因此，信息数据库的存储安全成为档案信息安全的核心。学校信息库应引进先进的反黑客、反拷贝技术，或数据库加密储存，使信息即使被窃取，档案信息内容也无法破译。同时，做好数据备份，做到有备无患，除此之外，信息管理人员安全意识的提高，也是确保档案安全管理的重要一环。防内为主、内外兼防，构筑全面高效的安全防护系统，是实现档案信息数据库安全运行的关键。

3 结束语

档案管理信息化对于档案管理工作而言是非常有利的，但是也需要我们在相应技术的应用中循序渐进，这样才能确保其发展的稳定性。过于急进或缓慢对于我们的档案管理工作而言都是不利的，也需要在实际的管理工作中逐步的进行改进，并且在这个过程中不断的进行问题的发现与改进，这也需要政府的资金与技术的支持才能得到实现，我们的工作人员也需要不断的端正自身的工作态度，这样才能在档案管理信息化的过程中发挥出应有的作用。

参考文献

[1]韦桂婷.浅论新时期的档案管理信息化[J].南方论刊，2011（S2）.

[2]王春燕，韩硕.浅谈档案管理信息化[J].机电兵船档案，2010（04）.