医院人事档案管理存在的问题及对策

陈春燕

摘 要：医院人事档案关系到医院经营、管理的各个方面，不但体现了医院档案管理人员的工作能力水平，同时也对医院优化人力资源配置、选拔任用人员等具有一定作用。因此，目前加强医院人事档案管理工作具有非常重要的现实意义。基于此，本文从加强医院人事档案管理的意义入手，在分析医院人事档案管理存在问题的基础上，提出医院人事档案管理的优化对策，以期能对我国医院人事档案管理工作提供一些有益的参考和借鉴。

关键词：医院；人事档案；档案管理

人事档案是社会组织和国家机构在管理人事的过程中产生的，记录个人德才能绩、生活经历、工作表现等相关资料的材料。就医院人事档案而言，主要是指医院在管理人事工作中产生的，体现医院员工在社会实践活动中相关情况的记录。医院人事档案不但是医院档案的重要组成部分，也是医院以及有关机关了解、考察和任用干部的重要参考和依据。因此，研究和探讨医院人事档案管理工作具有重要意义。

1 加强医院人事档案管理的意义

一是为医院选拔优秀人才提供依据。医院人事档案记录了医疗人员能、德、绩、勤各方面信息，为医院选拔任用干部提供了重要依据。医院的人事调配、任免、审查和考察工作都需要人事档案。因此，强化医院人事档案管理，可以为医院领导科学决策提供有力参考，真正选出有能力的人员任职重要岗位，达到优化配置人力资源的目的。

二是为工资制度改革提供依据。医院在调整各人员的工资时，一项重要的依据就是人事档案，因此要确保人事档案的准确务实，为有序推进工资套改工作提供一手资料。

三是为评定专业人员职称提供重要依据。医院员工的个人信息都详细的记录在人事档案中，不但包括工作经历、教育程度、还有员工的工作事迹、专业能力，是对员工工作潜力和工作态度的一个综合反映。详细丰富的人事档案能为员工晋升和评定职称工作提供有效支撑。

2 医院人事档案管理存在的问题

2.1 思想认识不足

医院干部职工的人事档案资料，与医院中每个人都息息相关，但有的工作人员没有认识到人事档案的重要作用，在思想上不重视，觉得人事档案无足轻重，可有可无，在人事档案资料收集时存在搪塞、拖拉、敷衍等情况，有的认为事不关己、高高挂起，导致很多需要归档的资料无法被归档。特别是一些受处分、违纪等材料很少会有人主动送交人事管理部门归档，也存在工资呈报表缺少的情况。因为各种原因的影响，部分医院员工不愿或无意把自己的档案材料交由人事部门管理归档，造成部分人事档案资料收集不规范、不全面。由于人事档案不完整，导致人事部门在利用档案过程中出现不准确等情况。

2.2 管理人员进修机会少

因为各种原因的影响，医院人事档案管理人员很少有机会进修学习，档案人员掌握的业务知识长期得不到更新，没有机会学习新的业务知识，对有关学科的知识掌握不足，基础知识薄弱，导致人事档案管理工作无法适应目前新形势发展的需要。再加之档案的使用、装订程序都非常繁琐，工作量巨大，进一步增加了档案管理的难度。

2.3 档案管理不规范

医院人事档案的形成是一个缓慢的、长期的过程，不是一蹴而就的，是不同部门、不同时间、不同渠道汇集的人事资料，在人事档案形成过程中，由于各环境的复杂性，导致档案材料存在很多不规范的情况。

2.4 档案信息化程度不高

医院人事档案的数量巨大繁杂，包含了医院干部职工各个方面的资料，要想查阅纸质的人事档案非常困难，同时在纸质档案资料的保存也存在很多不便。医院在实施医疗卫生体制改革的过程中，也必然要对人事档案进行信息化管理。但因为以前对人事档案信息化管理不受重视，没有专门的医院人事档案管理软件，导致医院人事档案信息化程度较低，不能有效的进行人事档案的信息化查询和检索，对人事档案资料的利用开发造成了很大影响。

3 医院人事档案管理的优化对策

3.1 提高档案认识

进行人事档案进行管理的行为规范和法律依据主要是《档案法》，所以医院应加强对《档案法》的宣传和学习。借助各种渠道，充分发挥自身优势，加大对人事档案工作有关制度和《档案法》的宣传力度，做到人事档案管理工作有章可循、依法管理。其次，医院应利用召开会议、发布文件、开展培训等方式提高医院广大干部职工、各业务部门对人事档案的认识程度，从根本上解决由人们缺乏档案意识所引起的档案问题。

3.2 加强档案管理队伍建设

一是医院要提高对人事档案管理职位的认识程度，给予高度重视，不要随意安排缺乏专业知识的人员从事人事档案管理工作。应通过招聘或者指定等方式安排有相关专业知识的人员从事人事档案管理，对人事档案管理人员的要求为：一方面要具有过硬的人事档案管理专业知识，另一方面应具有良好的职业素养，比如对人事档案管理工作非常有耐心、有高度的责任心等。同时，从医院的角度出发，对这些从事人事档案管理工作的人员进行定期或不定期的业务知识培训，注重更新他们的业务知识，采取“请进来”、“送出去”等各种方法为人事档案管理人员提供更多的学习进修机会，提高他们的综合素质。医院要高度重视对人事档案管理人才的培养，通过多种方式培养出适应医院不同情况的人才。

3.3 完善档案规章制度

一是要做到一人一档，档案要实现随人走，确保实效性。比如：在发生人事调动或职位变更时，必要要在一周时间内将档案迁出或者迁入。其次，应根据有关规定对新入职人员的人事档案进行及时审查，对档案不完整的部分或者内容存在丢失的，应及时通知相关人或者其原来所在的单位或者学校，尽可能的补齐人事档案相关资料。二是相关人员在填写档案记录时，要求必须要仔细认真，一五一十的填写，明确写明自己的优点和缺点，审核人员在审核过程中要严格把关，一旦发现有档案造价现象，就要把档案作假情况一并记入档案，所有工作人员都要提高认识，坚决避免出现档案作假行为。最后，医院应强化督导检查，组织人员定期对医院的人事档案检查审核，发现问题立即整改，出现涂改“出生日期”等严重问题的，应根据有关规定进行核实调查。与此同时，也要加强对人事档案管理人员的管理，对于由管理人员工作疏忽造成人事档案损坏或缺失泄密的，当事人应承担责任。

3.4 注重档案信息化管理

医院要高度重视人事档案信息化管理工作，增加资金投入，提高人事档案办公自动化管理水平，研发适用于人事档案管理的专门应用软件，将医院人事档案管理由缓慢的手工操作转变为利用计算机检索、立卷、统计、编目、借阅的快捷形式。其次，还要从根本上改变医院人事档案半封闭或封闭的管理方式，使人事档案能够为社会或医院不同部门开发利用，有效提高人事档案利用效率，最大限度的发挥人事档案的价值。

4 结语

总而言之，医院要高度重视人事档案管理工作，针对在管理过程中存在的各种问题提出行之有效的解决对策，以更好的实现对医院人事档案的管理，充分发挥人事档案在促进医院健康可持续发展过程中的作用。

參考文献

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