浅谈计算机信息技术在事业单位档案管理中的应用

2018-07-14 08:20朴香丹
神州·上旬刊 2018年7期
关键词:规范性素质数字化

朴香丹

摘要:研究分析了计算机信息技术对于事业单位档案管理的意义和功能,提供了推行事业单位档案管理数字化建设的路径和策略,提高事业单位档案管理工作的规范性和效率性,提升事业单位档案资料和信息的系统安全性,提高事业单位档案管理人员数字化素质水平等对策,为事业单位档案管理工作更好、更系统、更全面地应用计算机信息技术展开了深层次思考。

关键词:规范性;计算机;效率性;信息技术;档案管理;数字化;素质

1前言

当前计算机信息技术已经进入到网络化、数字化的发展阶段,社会各项工作充分利用计算机信息技术进行组织变革、系统重建和职能创新已经成为必然的趋势和方向。在事业单位档案管理的体系、环节、工作和操作中越来越多的计算机设备和信息技术正在逐步得到应用,采用以计算机信息技术为平台的事业单位档案管理新模式和新样式正在逐步建立。事业单位档案管理工作要从提升有效性、功能性、科学性的角度出发,将计算机信息技术系统而全面地应用在事业单位档案管理工作和体系之中,形成事业单位档案管理的新平台、新载体和新方式,在方便公众更好地使用事业单位档案信息的前提下,建立起以计算机信息技术为基础的事业单位档案管理新样板和新路径。

2计算机信息技术对于事业单位档案管理的意义和功能

事业单位档案管理面临着稳定与创新双项发展要求,计算机信息技术的系统引入和广泛应用对事业单位档案管理工作来讲无疑具有着重大的支撑作用和创新功能。通过计算机信息技术体系的重新组合和构建事业单位档案管理系统可以实现结构的优化,达到事业单位顺应市场化、档案管理工作适应数字化的基本目标。通过计算机信息技术平台的建设与完善事业单位档案管理工作可以达成组织建设与功能创新的任务,为事业单位变革和档案管理强化提供基础。通过计算机信息技术的加速功能和开发功能可以建立起事业单位档案管理的新模式和新机制,在提升事业单位档案管理效能、优化事业单位档案管理层次、创新事业单位档案管理方式上确保事业单位各项工作的开展和进行。

3事业单位应用计算机信息技术加强档案管理的应用要点

3.1推行事业单位档案管理数字化建设的路径和策略

事业单位档案管理必须建立起数字化发展和信息化建设的根本方向和基本目标,事业单位档案管理工作中要发挥计算机信息技术在存储数量、加工方式、共享平台上的优势和价值,将数字化作为建设新时期事业单位档案管理体系的新路径,也将其作为事业单位档案管理工作进行新变革的基本策略。事业单位档案管理要借用计算机信息技术实现数字式的发展,基于计算机信息技术的应用预测事业单位档案管理工作发展的方向,制定事业单位档案管理工作中长期发展战略规划,形成事业单位档案管理工作的无纸化、规范化和便捷性各类目标的有效支持,在提升事业单位档案管理效益、扩大事业单位档案资源影响、丰富事业单位档案管理新途径的前提下建立起事业单位档案管理达成信息化发展目标的路径和方法。

3.2提高事业单位档案管理工作的规范性和效率性

计算机信息技术对于传统技术来讲既有时间上的效率优势同时也存在操作上的规范优势,因此在事业单位档案管理中要以工作要求和工作目标作为出发点,以计算机信息技术的实际应用为前提建立起提升事业单位档案管理规范性、提高事业单位档案管理效率性的保障平台,理顺计算机信息技术应用在事业单位档案信息收集、加工、管理、存储、利用上的联系和关系,进一步提升事业单位档案管理的逻辑性和层次性,避免事业单位档案资料和数据出现丢失、疏漏、错误等问题出现,以计算机信息技术实现事业单位档案管理和操作一体化的目标,在提升事业单位档案管理规范性的前提下达到管理工作的全面性,在提升事业单位档案管理效率性的前提下体现管理工作的准确性。

3.3提升事业单位档案资料和信息的系统安全性

以计算机信息技术为平台建立起的网络和体系存在比较大的安全风险和隐患,事业单位档案管理中要明确计算机信息技术应用带来的相关难题和困境,要看到事业单位档案资料和信息安全性的重要性,将安全作为计算机信息技术应用的第一要务和要求。在事业单位档案管理中相关人员要从计算机信息技术的结构、体系和档案管理的过程、方式的全面分析入手,标定和明确事业单位档案管理过程的安全风险,重视和防范计算机信息技术带来的安全隐患,对事业单位档案管理进行工作方式、组织系统、应用策略方面的再重构和再优化,使计算机信息技术更为广泛应用在事业单位档案管理之中的前提下提升档案资料、计算机系统、网络平台的全面安全和稳定。

3.4提高事业单位档案管理人员数字化素质水平

事業单位档案管理中计算机信息技术的全面应用必须立足于足够数量的专业型人才和足够素质的数字化人才这一根本基础。从事业单位档案管理数字化的角度看事业单位必须有序提升和不断加强档案管理人员计算机信息技术的技能和素养,作为事业单位可以在档案管理工作中发现计算机信息技术专业的人才,将他们引入计算机信息技术教育和培训的机制之中,通过系统学习和不断强化形成事业单位档案数字化管理的人才基础。此外事业单位档案管理体系中要设置引入高水平计算机信息技术人才的条款,通过招聘和外包等方式形成事业单位档案管理应用新型计算机信息技术的新模式,一方面可以提升事业单位档案管理效率和质量,另一方面也可以为事业单位档案管理建立起数字化的新平台,达到对事业单位档案管理人员信息化、数字化素质发展的有效保障。

4结语

随着信息网络技术的发展新生的事务和形态必然越来越多,事业单位档案管理也必须正面社会经济发展和信息网络技术进步的实际,要从事业单位档案管理的结构、体系和环节方面入手将计算机信息技术和网络平台引入到管理工作之中,以新科技、新平台的革命力促事业单位档案管理的信息化、科学化和制度化的目标实现,真正体现出事业单位档案管理在新时期崭新的价值与功能。

参考文献:

[1]李晓玲.电子信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].中国管理信息化,2016,08:195.

[2]陈天宇.探究计算机技术在事业单位档案管理中的运用[J].信息系统工程,2016,06:53.

[3]郑立彬.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].科技传播,2016,15:104+112.

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