浅谈新能源项目档案管理工作中的问题及应对措施

望蓉

摘 要：随着我国电源结构逐渐向可再生能源转变以及国内主要发电集团对新能源发电领域投资力度的加强，各投资主体拥有的新能源电力项目数量急剧增加，如何针对新能源电力项目的特点探索多个新能源电力项目的档案管理方式以实现资源最优配置已成为当前新能源发电领域亟待解决的问题。为了提高工会档案管理工作水平，本文就工会档案管理工作的重要性、工会档案管理工作中存在的问题、工会档案管理工作中存在问题的应对措施进行了探讨。

关键词：新能源项目档案管理；问题；措施

1 档案管理工作中存在的问题

工程档案是工程建设施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。做好档案管理工作对工程建设来说具有十分重要的意义。但新能源工程有着短、平、快的特点，再加上项目大多地处偏远，工作环境较差，给项目档案管理工作带来很大难度。就目前新能源项目档案管理工作来看，还存在诸多问题，导致有些项目不能顺利移交、甚至被业主扣留款项等不良后果。具体问题如下：

1.1专业档案管理人员配置不足

据了解，大部分新能源项目档案管理人员配置不足，不能做到专职管理，甚至有的施工单位连兼职管理人员都没有配备。此外，有些负责档案管理的人员不是档案专业，是由技术员或专业工程师代替管理，对档案专业知识不熟悉，不能准确辨识哪些需要归档，哪些不需要归档，以及不同资料保管要求不同等。兼职管理人员对档案工作投入不足，根据个人意愿归档，造成部分重要档案遗失，或者因保管不当造成档案损坏；而且新能源项目人员调动性大，有的单位档案管理工作无交接，下一个接管人员对之前档案也无梳理，只是把档案放在盒子里，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

1.2 领导对档案工作重视度不够

项目开工后，项目负责人与管理人员将主要精力集中在工程建设上，而对档案管理工作缺乏足够的重视。同时一些工程工期紧张，施工任务重，建设方与施工方为了赶工期、抢进度，将档案管理工作抛在一边，在工程建设完工后再来补档案的事情时有发生。工程建设进度与档案不能同步，造成工程档案与现场实际不符，档案的真实性、准确性得不到保障。有的项目现场设备资料无人管理，开箱后部分设备资料无人收回，造成部分重要设备资料丢失，给后期运维工作带来很多障碍。

1.3 工程档案资料整理不规范

目前，火电领域发展时间长，体系完备，管理模式非常成熟，档案所用表格及填写方式也相对完善、规范。在新能源板块没有统一的标准，而是参照火电相关表格，但火电的表格大部分不适用于新能源，所以很多项目套用之前项目所用过的表格，造成每个项目同样资料表式不一，填写规范也都不统一。

1.4 档案保护设备设施不到位

新能源项目一般都地处山区，环境条件比较差，各单位基本都没有设置专门的档案室，大多是在办公区域放置一铁皮柜子，更有施工单位直接堆放在桌面上，而现场潮湿大、鼠虫多的环境，让部分资料出现发霉、虫蛀、鼠咬等不同程度的破坏，影响档案的美观整洁及完整。

2 档案管理存在问题的应对措施

2.1 增加档案管理人员的投入，加强人员培训

档案人员是档案管理体系的主体，是控制该体系正常运行的核心力量。在项目准备阶段，应给项目配备专、兼职档案管理人员，项目开工后档案管理人员深入现场，对各施工单位进行了解，并宣贯公司档案管理体系文件。公司应加强对档案管理人员的岗位培训工作，调动档案人员工作积极性，提高档案人员专业水平，增强责任意识，更好的做好项目档案管理工作。

2.2 改变观念，在思想上重视档案工作

在整个项目工程建设过程中，不仅要重视工程质量、工程进度、工程安全，同时也要对档案工作加强重视，做到档案与工程同步，保证档案的准确性和完整性。档案对一个企业有着举足轻重的作用，档案的好坏，直接反映出一个企业的管理水平。

2.3 建立完善的档案管理体系

完善的管理体系让档案管理人员做到有据可依、有据可查。新的体系要规范新能源板块档案记录所用到的表格表式及填写标准，让所有的项目能做到统一，以便于管理。开发适合新能源项目的资料管理系统或工程建设管理系统，提高新能源项目管理信息化水平，做到统一软件，统一标准，提高档案管理工作效率，在管理过程中解决问题。

2.4 增加档案设施投入

档案基础设施建设是工程档案工作发展的物质条件，应在合同中约束各单位配置必要的设备实施，满足现场档案保管要求，提高档案工作环境条件。

2.5 严格执行工程管理制度

项目现场必须做到资料与工程进度保持一致，严格执行各项报审制度，及时完成验收资料。资料不完善不得进入下一个施工环节，避免最后集中补资料，避免现场实际情况与资料不符，做到现场可控制，事后可追溯。

3 结语

档案管理工作对于工程建设单位来说至关重要，因此各项目管理人员必须重视档案管理工作，加强统一认识与宣传意识、建立完善的档案管理制度、将档案案管理纳入合同、注意档案安全管理工作的实施、提高档案管理人员的素质水平、实施档案管理一体化、做好相关的统筹规划和安排，以及加大对档案信息化建设的力度，从而达到提高事业单位档案管理工作的效率。

参考文献

[1]档案管理的特点、问题及改革措施[J].李申.知识窗（教师版）.2015（12）

[2]档案管理的特点与内容分类[J].張燕.新西部（下半月）.2009（03）

[3]王玉香.浅谈当前档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].东方企业文化，2015（1）.

（作者单位：中电投电力工程有限公司）