浅谈大数据时代背景下档案服务利用的发展

黄维

摘 要：大数据作为信息革新的产物，目前已渗透各领域，并以自身丰富的形式和内容给人们工作、生活带来便利。大数据时代背景下，档案利用服务面临着诸多机遇和挑战，如何在大数据时代下做好档案服务工作成为当前的研究重点。本文首先分析了大数据时代的概念，而后分析了大数据时代背景下档案服务利用面临的挑战，最后总结了加强档案服务利用策略以及发展展望。

关键词：大数据；档案利用；发展

大数据时代背景下，人们越来越重视管理工作，由于档案是记录历史的常用形式，多负责数据的收集、利用等任务。但是随着时代的进步、信息量的增加，档案管理工作越来越复杂，这就需要在大数据时代背景下，加强对档案服务利用的分析，并提出针对性的策略，以供参考。

1、大数据时代的概念

大数据是由数量庞大且结构复杂的数据组成，是海量非结构化数据，是基于应用模式、云计算通过数据集成和共享形成的资源和服务能力，需要新型、先进的处理模式才能具备多样化、高效率的信息资产，其具有类型多、数量大、速度快的特征，从某种程度上来说，大数据是从各类型数据中获得有价值信息的技术。

2、大数据时代背景下档案服务利用面临的挑战

第一，如何在海量的数据当中查询信息。随着信息技术日益发展，档案信息保存文件、电子文件信息的增加，使得传统的卡片检索、手工著作等已无法满足工作要求。而且在对档案信息进行处理时，也会出现文件找寻不及时、查询性能低的现象，使用传统的查询服务方式已无法顺应大数据时代下的发展[1]。伴随着档案资料管理方式的快捷化，档案数量持续增加，与此同时也出现检索性能降低、反应迟钝的现象，如何在海量数据中查询所需信息，成为现阶段档案管理工作的首要任务。

第二，如何有效管理档案数据。数据从产生、保护、存储、归档等环节都会出现失误，降低档案数据的管理质量。随着档案数据量的增加，数据间的联系越来越紧密，间接加大档案管理、维护难度。因此，必须对传统的管理思想进行革新。另外，高效的管理也提高着档案数据应用的合理性，数据的管理和应用是相互影响、相互制约的，故而如何从大量数据中发现档案规律，提高管理效率是管理者的研究重点。

第三，如何第二次开发和利用档案信息。大数据时代背景下，档案使用者对档案管理工作提出的要求越来越高，导致原始的档案资源无法满足用户需求，多样化、个性化的需求成为档案使用者的要求。这种情况下，档案工作者必须加强信息资源的再次开发和利用，将原始信息制成各种形式的产品，并将其主动提供给用户，从而满足用户要求，提高服务质量[2]。

第四，如何应对非结构化数据的增长趋势。上述得知，数据分为非结构化、结构化数据两种，前者多使用文件系统存储，后者则使用数据记录以存储，而且非结构化数据还包含了图像、文本、超媒体、影视等多类型信息，具有多样化、体积大等特征。随着社会的进步与发展，非结构化数据正逐渐成为信息主体。据有关数据调查显示，将近九成的信息属于非结构化数据，必须充分掌握未来技术的发展趋势，了解人们想要怎样的信息。掌握的档案资料越多，就越能获得有价值的信息和见解。总之，非结构化的数据有着显著作用，但是现有存储技术受拓展性、管理性等方面的影响，无法紧跟数据增长速度，导致各种问题逐渐暴露，所以探索新型的存储技术对档案管理部门而言非常重要。

3、加强大数据时代背景下档案服务利用的策略及发展展望

3.1加强档案服务利用的策略

第一，加强档案数据资源的创新。创新是促进发展的动力，档案服务利用工作也是如此。档案数据资源是创新服务的主体，也是开展档案服务工作的基础，只有拥有海量有价值的资源，才能实现最终的服务目标[3]。因此，在开展档案服务利用时，首先要引入和创新文献资源，建立专业的数据库，便于满足用户需求；其次，加强档案资源的传播和使用，安排专业的计算机人员对网上资源进行建设，同时强化信息资源检索系统的建设，保证档案利用服务的完整性，提高服务效率。

第二，提升信息技术，加大存储系统的应用力度。要想解决大数据时代给档案服务带来的问题，可选用内存计算、云计算等方式，通过在网上对收集信息的编档、存储，节约用户的查阅时间和精力，扩大档案资源的使用范围和价值。

第三，加强档案资源的共享。在当前工作中，不同的服务部门是无法共享档案资源的，对于内部档案资源多秉持保守观念，这严重阻碍着档案资源的共享和服务工作的开展。这种情况下，管理部门应谨慎选用管理手段，尽可能的消除信息壁垒，加强各部门间的交流，在满足信息共享要求的情况下，提高信息透明度，充分发挥信息价值[4]。另外，管理人员还要合理使用先进的信息技术，使各主体相互交流，从而将档案信息推至用户，降低成本、提高经济效用。

3.2档案服务利用的发展展望

第一，变被动为主动，深度挖掘档案信息资源。为生产经营管理、领导决策提供服务是档案管理部门的主要职责，首先，档案管理部门须转变传统的工作思维模式，围绕党政工作大局、各阶段工作的重点、生产经营业务指标等来开展工作，同时，还要对档案服务利用的需求进行预测，及时而全面地为生产经营、领导决策提供可靠的资料。其次，要深度挖掘档案信息资源，编写价值高且时效强的产品，以节约档案资源的查找时间，提高档案资源的利用效率。例如，对于重要的基建项目，可以按投资、设计、施工、竣工等进行编研，为日后项目的查询和管理提供依据。

第二，加强档案信息網络化建设。在大数据时代背景之下，档案管理部门应当结合实际建立局域网，实现自动化办公的效果。通过自动化管理系统的运用，不但能自动化地查询档案资源，还能有效实现网络化的管理功能，提高资源利用率。与此同时，还要研发信息传递网络化、检索智能化系统，也就是将计算机作为管理手段，数字化信息作为管理内容，网络传递作为使用方式的新型管理系统[5]。另外，档案管理部门还可设置自己的管理网页，实现信息动态、检索和在线展示的效果；提供档案信息咨询服务，在网站上设置留言版，及时归档和解决档案工作问题。

4、小结

综上所述，大数据时代在档案服务利用中的应用，能为档案管理提供新的管理方法，促进社会发展。分析得知，大数据时代背景下，给档案服务利用工作带来了问题和挑战，这就要求档案管理者充分利用和挖掘档案信息数据，深入研究档案信息的潜在价值，同时建立智能化的处理平台，加强对档案数据资源的创新管理，在充分发挥档案价值的情况下，提高服务质量，推动档案事业的发展。

参考文献

[1]叶淑仪.大数据时代背景下分析档案利用服务[J].企业文化（中旬刊），2017，12（1）：140-141.

[2]余红光.关于大数据时代背景下的档案利用服务分析[J].黑龙江史志，2015，20（3）：98-98，100.

[3]李静波.大数据时代背景下的档案利用服务分析[J].黑龙江科技信息，2016，23（35）：163.

[4]孟蕊.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].办公室业务，2017，19（5）：48.

[5]李扬.大数据时代背景下的档案利用服务探究[J].办公室业务，2016，33（12）：124.

（作者单位：肇庆市房产档案馆）