高等院校教学档案信息化管理之探讨

于晓亮 高明芳 孙佳威

【摘要】档案管理是学校常规管理重要的组成部分，是提高教育质量，办好学校的基本保证，也是学校办出特色的基礎。高校对教学档案管理的电子化、信息网络化、人员专业化均提出了要求，同时教学档案直接影响教育评估管理工作。就档案信息化的管理工作提出几点建议以及对信息化安全管理提出几点建议。

【关键词】档案管理 信息网络化 教学评估 安全管理

教学是高校的中心任务，伴随高校教学管理活动中产生大量文件材料，包括纸质、录音、录像、幻灯片、教学模具及计算机软件等不同载体、类型的文件材料，其中记载和反映高校教学实践、教学研究以及教学管理活动，具有一定保存价值，对高校今后工作有查考利用价值的称为高校教学档案。高校教学档案是高校档案的核心和重点。当今人类社会正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，电子化档案信息已日益成为信息服务的重要媒体，相比之下，高校档案信息化管理手段大为滞后。随着高等教育的快速发展，教学活动中产生的信息以及对这些信息地需求也快速增长，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经远远不能适应这样的形势。因此，建立一套完整的高校电子档案系统，有效地整合各部门的教学档案资源，使学校教学档案管理信息化已势在必行。

一、高校教学档案信息化管理趋势

1.高校教学档案管理电子化。高校教学管理工作逐渐采用先进的计算机化、网络化管理系统，如综合教务管理系统、网上评教系统等，这些现代化管理手段的不断运用，不仅提升了教学管理的现代化水平，也随之形成了大量的电子档案。这无疑对高校教学档案管理工作提出了新的要求，也必将促进教学档案管理的电子化进程。

教学档案对于高校的教学、科研和领导管理工作之所以具有重要意义，其内在本质就是档案的信息功能，为此，建立完整规范的电子档案系统已成为档案工作的重中之重。目前档案管理人员可充分利用计算机网络、缩微、光盘等先进技术与手段，建立一个统一著录格式，统计表编排的档案信息网络，将过去的一些纸质资料用磁带、光盘等介质来替代，实现资源共享以及网上汇编资料的传送，从而建立一套完整的校、系（院）电子档案，变静态管理为动态管理，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的教学档案信息。

加强教学档案的计算机管理，是不断提高服务质量的有效途径。档案信息技术给传统的档案文献服务带来了生机和活力，目前越来越多的校（系）利用计算机承担着教学档案的查询检索，辅助立卷、编制目录、数据统计、学籍档案管理等项业务。尽管由于软件、人员素质等方面的原因，目前教学档案的计算机管理还不尽如人意，但已显示出教学档案管理工作向现代化管理迈出了可喜的一步。

2.高校教学档案信息网络化。当前，随着各高等院校校园网的普遍建立，教学档案工作的发展趋势是信息服务网络化。根据高校教育、教学工作的需要系统开发教学档案信息资源，使之在教学管理和教学工作中充分发挥作用，实现其价值，是教学档案管理人员面临的重要任务。

计算机网络技术的一个突出特点就是其共享性原则，通过一定的处理系统，我们可以将教学档案信息通过网络空间进行交流、分发，实现远程存取服务。教学档案的收集、管理、检索、传递都可以利用计算机，通过网络来实现。网络范围内的档案信息都可以作为资源加以利用，档案用户的范围也大大拓展，不光局限于本校、本地区，远程用户也可以非常方便地利用教学档案信息，真正实现足不出户就能完成档案管理的全部工作。可以预见，随着计算机网络等新技术的进一步发展，教学档案工作必将发生更加深刻地变化。

3.高校教学档案管理人员专业化。由于现代化的教学档案管理工作是以计算机为手段，通过网络来进行的，这就对教学档案管理人员的素质提出了较高的要求。与传统的教学档案管理工作相比，不光需要熟悉档案管理的基本原理、手段和方法，还要掌握计算机网络等新技术手段，可以利用这些新技术手段完成教学档案的管理工作。因为档案信息具有一定的保密原则，当电子档案信息在网络上运行、传递时，档案管理人员应区分合法用户和非法用户，既使合法用户方便地利用档案信息，又能屏蔽非法用户，避免档案信息的泄密。对于存储于服务器上的档案信息，如何保证网络安全，避免“黑客”攻击，防止已有的档案信息非正常变化甚至丢失等，都是在计算机网络应用于教学档案管理以后对档案管理人员提出的专业要求。

二、教学评估机遇下的档案信息化管理工作

教学档案资料能真实反映和体现教学水平，真实完整的教学档案将直接影响到评估的结果。因此，下大力气搞好档案管理工作，系统地收集整理高校教学档案，是搞好高校办学水平评估工作的基础。电子档案的建立对于高校教学水平评估工作具有重要意义，可以设想，专家只要坐到电脑前，进入档案库，就可以随意调阅各种资料、数据、图片，这样不仅使评估工作效率更高，也会使专家的评估结论更客观、准确。对于档案信息化管理手段大为滞后的高校应加强以下几方面的工作：

1.在校内各部门推行计算机管理档案，提高部门收集、保存、管理档案的自觉意识，提高部门兼职档案管理人员利用计算机和网络编辑整理档案的水平。

2.积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步实现档案全文信息查询，在信息化环境和氛围中提高服务效率和质量。在现有设备的基础上，配置高性能的计算机、扫描仪和相关软件集成，逐步完成室藏档案信息数字化，做到存储安全、迁移便利。

3.加强电子文件的归档管理，在部门档案管理工作的基础上，学校档案室应加强电子文件积累、鉴定、著录，保证电子文件的真实、完整、有效。

4.充分发挥学校网站的作用，设立档案管理栏目，不断完善、丰富栏目内容，有计划地开放档案目录，公开档案信息，向全校和社会提供查询服务。

三、高校教学档案信息化的安全管理

1.坚持现代化的信息处理技术与档案管理工作相结合，树立安全风险防范的意识。

2.加强档案信息系统安全防范规划，做好安全防范措施。

3.电子档案上网后，必须从进入、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采用防火墙、安全代理等技术实现；防止内部成员泄露，在管理和技术上要做到信息安全存放。

4.逐步完善档案信息安全管理体制。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在因特网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息系统的安全运转。

我们应该认识到，尽管新技术的发展给教学档案工作带来了便利与难度并存，但是，档案信息网络化是知识经济时代档案管理发展的必然趋势，新的世纪是教学档案事业发生深刻变革的世纪。作为综合院校的教学工作者，我们应该充分利用学校科技力量强的优势，努力提高自身素质，采用新技术手段，做好教学档案工作，为学校的改革和发展做出应有的贡献。

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