加强医院电子档案管理的对策分析

关菊秋

摘 要：随着医院的不断发展和计算机使用的日益普及，电子文件已成为医院档案管理的重要组成部分。如何有效地收集、整理和管理好电子文件，科学地利用好电子档案，已成为了档案管理人员面临的新课题，通过对电子文件的现状、存在问题及对策进行分析探讨，推进电子档案的管理。

关键词：医院；电子文件；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）04 — 0153 — 03

所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式存储在计算机盘片、磁盘或光盘等化学磁性材料载体上。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。医院电子档案随着科技发展和计算机的广泛普及，也逐步由纸质档案向磁盘、光盘等电子文件过渡，但由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题得不到同步发展，在相当长的一段时期内，档案工作将处于纸质文件与电子文件并存阶段。如何做好医院电子档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，这成为了医院电子档案工作者的全新课题。

一、电子文件是医院档案管理的重要组成部分

随着医院科研活动逐渐实现网络化，各种材料均由网络申报系统自动生成、自动上报，大大提高了工作效率。各种科研材料的写作也由传统的手工制作转为计算机操作，尤其是科研活动中各种纷繁复杂的数据处理、图表绘制均由各种各样的计算机数据处理软件和绘图软件完成。电子档案的产生使科研人员从繁重的手工劳动中解放出来，工作效率有了极大的提高。由此，医院科研单位的科技档案也已从传统意义上的纸质档案转变为纸质档案与电子档案并存的时代。医院电子档案反映了新时期医院科研活动的全貌，忠实记录了医院科研活动，是医院电子档案的重要组成部分。

二、医院电子档案管理工作中存在的问题

1.医院电子档案管理工作者的素质问题

在纸质文件时代，医院电子档案工作者除了要具备文化科学知识、档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一。而进入电子文件时代后，要求医院电子档案工作者必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术，否则将无法介入电子文件的形成与保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。

2.电子文件的特性带来的问题

电子文件具有依赖性和信息的不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及保存环境的特殊性，它的这一系列特性在医院电子档案中都一一体现。随着网络的普及，国家、部、省各级的医院科研活动均采用网上申报系统，网上在线操作，再由网络申报系统直接打印成册，省去了许多繁文缛节。但是在方便快捷的同时对档案管理也提出了新的问题。首先，重要文件资料对操作软件的依赖性将成为电子档案收集的一大难题。其次，电子文件便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录的内容与形式特征不复存在。再次，电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与打印稿的区别，也没有正本与副本的差异，这就使得医院科研人员和档案工作人员在收集整理电子文件时也难以决断。

3.电子文件的安全管理问题

加强电子档案的安全管理是保障电子档案的原始性、完整性与真实性的重要手段。电子文件由于可重复性强，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也易于被更改，这些问题使电子文件原始凭证性辨别变得复杂而困难；一些不可抗拒的自然灾害侵袭，如机器故障、黑客入侵等，极易造成电子档案的破坏和丢失。因此要建立加密身份验证的保护措施，确保在传输、处理和提供利用过程中不会出现资料的变更，不会受到病毒等恶意程序的篡改，确保医院科研成果及其知识产权的安全。

三、建立健全医院电子档案管理体系的对策

1.提高电子档案管理工作者的业务素质

建立健全的电子档案管理机制，快速发展医院的电子档案管理工作首先要做到以人为本，不断提高医院电子档案工作者的业务水平，提升医院电子档案的服務水准。电子档案管理者是医院电子档案工作的主力军，必须不断提高管理者的主题意识、服务意识、业务水平、文化技术水平和实际操作能力。医院的电子档案工作者是医院档案工作成败的决定因素，电子档案工作人员业务水平的高低往往决定了医院在电子档案工作上的水平和质量。档案技术随着时间的发展不断的变化，这些新技术新设备的出现，对电子档案的工作人员也提出了新的要求。第一，医院的电子档案工作者必须具有爱岗敬业的品质和优秀的医德医风。医院的电子档案工作归根结底来说还是一项服务性质很强的工作，随着时代的发展，电子档案取代过去普通的纸质档案成为医院档案的主力军，这些电子档案必须能够很好的为医院医疗工作提供良好的技术支持与服务。在现代化的医疗体系中，一份电子档案往往涉及到医院众多的临床医技科室以及行政管理科室，这就要求医院的电子档案工作者必须具备高度的爱岗敬业精神，能够积极准确及时有效的服务于医院的众多部门，同时为这些部门工作的顺利开展提供良好的服务。医院的电子档案工作者在日常工作中要尽力的保证电子档案的全面性、原始性和准确性。同时应该具备一些医学、法律和行政管理的知识，这样才能够在档案的管理工作中确保文件来源的真实性和可靠性，从而为电子档案的使用者提供有力的理论保障。第二，医院的电子档案工作者需要具备发展的眼光和开放的思维，顺应时代的发展，要突破原有的档案管理模式，在新形势下不断的创新发展。一名档案工作者的创新精神是其工作不断发展的原始动力，通过创新不断解决医院电子档案在新形势下遇见的困难，提高电子档案的准确性、及时性和安全性。第三，增强医院电子档案工作者的服务意识，不断为使用者提供良好的使用体验。要变被动为主动，不断改进服务理念，拓展服务的思路和领域，增加服务领域。及时收集信息并反馈，进而不断改进电子档案工作。第四，在提高业务水平的同时也要不断的增强法律意识，特别是作为临床一线的电子档案工作者，会涉及到很多跟法律有关的电子档案文件，这就需要档案工作者具备过硬的法律知识，保证电子档案的使用合理合法。第五，作为一名医院的电子档案工作者还需要具备良好的科学文化技术水平。电子档案工作中接触最多的就是文字类的电子档案，如果没有良好的文字功底的话，很难对大量的电子档案进行有效合理的归档工作。另外，还有大量的声音、图片、影像类的电子档案，这些档案的格式更加的纷繁复杂，所以科学文化知识的储备在电子档案的工作中有着非常重要的作用。第五，电子档案管理者应该具备一定的医疗知识。医疗工作是医院的中心任务，电子档案的内容大部分都离不开医疗，如果没有一定量的医疗知识储备，在日常的档案工作中会有非常多的因为内容理解错误导致的归档错误。第六，在熟练使用数字化设备的同时还要具备扎实的传统档案管理业务的功底。在数字化的新形势下，一方面要大力发展电子档案建设工作，另一方面也要把传统档案管理工作中好的经验使用到电子档案管理工作中，同时根据电子档案的特点不断探索技术上的突破。第七，电子档案管理工作者应该具备良好的与人沟通的能力。在日常的电子档案工作中少不了和电子档案提供者和使用者之间的沟通，行之有效的沟通方式可以使电子档案的归档和管理工作变得顺畅，同时也可以从电子档案使用者那里及时了解到用户的反馈，为电子档案管理工作的发展提供灵感。第八，电子档案工作者应该具有自我提升的能力。电子档案工作随着信息技术的发展自身也在不断的发展，电子档案工作者要适应这种技术的发展步伐，具备自我提升的能力，不断的学习新技术新知识。

2.增强电子档案工作者的服务意识，提升服务质量。

医院的电子档案工作者必须树立服务意识，一切的电子档案工作都是为了更好的服务于医院的临床工作，服务于患者。电子档案不能只是简单把之前的纸质档案数字化，而是要利用数字化的优势，通过临床的实际工作，包括诊断、检查、手术等等各种途径获得患者病症的第一手资料，在患者信息共享的基础上，积累大量的电子档案数据，从而在医院内部科室，医院与医院之间，医疗机构与医疗机构之间建立起一种信息共享的平台。电子档案工作者要时刻牢记高质量的电子档案是共享平台的数据基础，这一切的数据采集和积累都是为了提高医疗的效率和效果。

增强服务意识，提高服务质量就要在日常的电子档案工作中不断的发现需要改进的地方，为电子档案的建立者提供更快捷的提交途径，更高质量的进行档案归档工作，为电子档案的调阅者提供更加全面、快速的检索途径。

由于医疗行业的特性，医院的数据平台也很多，在不同的数据平台之间共享电子档案，最大程度的使患者就医便捷，为一线工作的临床医护人员提供高效快捷的服务，为医务管理人员提供监控及质量分析的数据基础。充分发挥新形势下信息技术的优势，提高医院的科技核心竞争力。

提升服务质量就必须不断的优化电子档案的工作流程，在电子档案信息的采集、传输、使用的各个途径中最大限度的提供资源共享，以方便使用者提高工作效率。

3.大力加强对医院电子档案保护的安全措施

信息技术飞速发展，电子档案存储的媒介也在不断的改进，如：硬盘、光盘以及现在流行的云存储。目前医疗系统的电子档案也基本储存于这几种媒介之中。虽然随着科学技术的不断进步。这些媒介的容量不断提升，存储的稳定性也得到很大的改进，但是作为物理的存储介质，其运行的长久性始终是存在风险的，单一存储介质的存储方式对于珍贵的电子档案资料来说风险还是很大的。因此应采用多方存储方式，这样可以在很大程度上规避安全隐患，使珍贵的照片等档案资料可以长久的保存下去。

4.以法律为基础建立电子档案的安全机制

一套有效的电子档案的安全机制必须是建立在法律的基础之上的，所有的电子档案工作要遵守法律法规，杜绝一切有意或无意的对电子档案的破坏活动。同时可以对故意进行电子档案信息破坏的不法之徒产生震慑的作用。医疗机构每天会产生大量和患者个人隐私有关的电子档案，这其中又有很多是具备法律用途的，所以安全机制的建设就显得尤为重要了。电子档案的安全机制可以使电子档案工作做到有法可依，有理可循。另外，合理的电子档案安全机制还可以当问题和矛盾发生时作为约束来将其解决。医院的工作以患者的治愈为最大目标，在整个治疗过程中会产生大量的电子文档，医院一般只是保存和医疗相关的电子文档，其他衍生出来的很多信息文档则往往被忽视，不进行保存但也没有及时的销毁，这种做法会对电子文档的安全性造成一定的影响。有了电子档案管理的安全机制就可以从根本上杜绝这种现象的发生，从而达到保存电子档案完整性的目的。由此可见，一套完整的电子档案安全机制在医院的电子档案日常工作中是非常有必要的。

提高整个医疗行业的档案工作意识，加强档案管理工作的力度。有效的电子档案信息安全体系的建立需要所有医疗工作共同努力来实现。不断加大对电子档案安全机制法律法规的研究力度。

医院电子档案的工作关系到广大人民群众的切身利益，国家业应该制定专门电子档案方面的法律法规，来约束和保护电子档案工作。

电子档案系统安全稳定的运行既关系到电子档案数据的安全，同时业关系到需要调取这些数据的部门和个人正常工作的开展。因此关系到电子档案存储的设备都应该具备很高的安全性。例如电子档案管理使用的网络系统、电子档案存储硬盘、服务器以及软件部分等。

随着科学信息技术的发展，医院档案管理工作必须从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不斷改进，紧跟时代步伐，从而促进档案事业的可持续发展。同时，医院电子档案管理工作中还存在着许多问题，档案管理人员只有通过更新知识结构、加强制度建设、采取技术防护措施、做好科学归档工作、提高综合素质等途径，不断提高电子档案管理的业务水平，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业作出贡献。

〔责任编辑：谭 蕊〕