浅谈企业人事档案信息化管理

李红霞

【摘 要】人事档案管理的实质是记录和组织事业单位工作人员的基本情况，包括工作人员的任职资格、工作经历、履历等原始数据的管理。随着我国信息化水平的提高，传统的纸质档案管理方法已不能满足当前企业档案管理的要求。基于此，文章从企业实现档案管理信息化的必要性出发，提出了企业人事档案信息管理模式，通过阐述企业人事档案信息管理的内容和方法，探讨了企业人事档案信息化管理中存在的问题，提出了合理的解决方案。

【关键词】企业发展；人事档案；信息化管理

一、引言

企业人事档案是人力资源管理的重要凭证，如人才的选拔、企业和事业单位的晋升等。面对信息化、大数据化的背景以及人事制度改革的深化，人事档案的管理也由传统的手工管理转向了现代的信息管理，这种高效的管理模式已成为企业人事档案改革的一个重要趋势。

二、企业实现档案管理信息化的必要性

人事档案信息管理主要是将现代信息技术引入档案管理工作，管理档案信息的相关内容，为管理者提供更好的服务。人事档案信息管理将静态档案管理转化为动态档案管理，促进了档案管理的发展。

（一）档案管理现代化要求人事档案管理的信息化

目前，随着信息技术的发展，信息的内容更加丰富多样，信息抽取和传播的速度不断加快，人类正逐渐进入信息时代。为了适应时代发展的需要，档案管理也要改变原有的管理模式，朝着信息化的方向发展。因此，人事档案信息管理是适应时代发展的产物。

（二）档案管理信息化客观上要求室藏人事档案数字化

人类正逐渐进入信息时代，各行各业的发展都受到影响。档案管理正朝着信息化、数字化的方向发展。人事档案信息化管理有效地提高了管理效率，通过信息技术收集、收集和筛选一些纸质文件信息，以存储不同形式的数字存储，占用空间少，方便、快捷、易于管理。

（三）档案管理的发展要求电子文档管理信息化

目前，有关人事档案管理的一些服务实现了信息化和现代化的转变，计算机在档案管理工作中的综合应用，使人事档案的相关信息得以保存。电子文档，满足信息时代的需要。同时，计算机电子文件的管理形式具有纸质文件管理的无可比拟的优势，存储容量大，信息抽取效率高，大大提高了人事档案管理的效率。

（四）档案管理信息化有利于开发利用档案信息资源

人事档案管理在很大程度上可以为人事变动和人力资源管理提供更好的服务，信息技术的发展给人们带来了极大的便利，改变了档案管理传统纸质载体的形式，进一步拓展了档案的内容和范围。为适应当前社会档案工作的新要求，人事档案管理模式应从传统的单一管理模式逐步转变为全方位、多层次、多层次的数字化管理模式，为发展提供更便利的条件。

三、企业人事档案信息化管理存在的问题

（一）信息化管理缺乏统一的管理标准

信息管理最重要的特点就是要有统一规范的管理条件，只有建立一套规范、完善的管理体制，才能实现单位和个人人事档案的共享与交换，从根本上体现信息信息的基本价值。虽然许多企业都实现了档案信息化和电子化，但还没有制定出一套完整、统一的管理标准。一些企业仍沿用传统的档案管理方式。

（二）人事档案管理利用价值有限

档案管理的目的是通过管理向人事部门提供基本信息，使企业更好地利用人才，加强企业的整体建设，合理管理档案，有效调动员工的积极性。企业员工的工作，通过企业的合作来实现企业档案信息的价值。传统人事档案管理只注重企业人事档案的管理，常年存放在文件柜中。

（三）管理模式落后

首先，传统企业的档案管理模式仍处于手工或半手工安排的阶段，这种管理模式在信息时代存在一些缺陷。其次，这种管理模式也是对人员的考验，因为它是手工完成的，所以会增加工作强度和浪费时间。可见，传统的档案管理模式已不能满足当前信息化建设的需要。此外，还有一些单位，虽然已经将信息进行了电脑归档，但是记录的方式仅是对基本信息的分类，没有将实质性的变化录入电脑。

（四）人事档案管理人员业务水平不高

在人事档案的管理中，很多单位的档案管理人员都不是专业出身，文件的整理来自于自己的理解和工作经验，没有深入的分析和探索文件内容，缺乏计算机操作技能。在信息管理工程中，管理人员需要具备足够的专业素质和扎实的专业知识，以加强企业的信息化管理。

四、企业档案信息化管理的意见

（一）现阶段更新管理的设备及加强技术学习

企业要想提高档案管理信息化水平，不仅要提高档案管理的重要性，还要保证工作所需的物质因素。因此，企业档案管理必须创新观念，引进新思路，进行档案管理，推进信息化进程。在实际操作过程中，企业首先要更新相关设备，增加足够的资金引进先进的设备和优良的技术。企业引进优秀技术时，应根据实际情况，对原设备进行升级改造。在信息管理工作中，应引进更多的高新技术，充分利用高新技术，提高档案信息管理的绩效。

（二）要注重档案管理的安全机制

員工档案信息管理的建设需要建立相应的安全机制，企业应建立相应的规章制度，完善现有的档案信息安全体系。文件信息必须复制备用，提高文件存储的安全性。同时，档案管理人员也需要具备一定的职业道德。管理者应树立安全管理意识，抓好学习安全技能工作。在展开档案的信息管理中，必须有效地利用现有的互联网工作，消除潜在威胁，保证网络安全的在线使用，以避免人员档案信息从另一部分的攻击中泄露或篡改。另外，企业文档管理人员还需要做好计算机安全保护工作，文件存储要使用专用计算机，并将纸张存储和计算机存储分开保管，以保证文件信息的安全完整。

（三）组织专业的企业文档管理人员

目前，企业档案管理是一个高度专业化的文献信息建设系统工程。文档管理员需要具备相应的专业知识。由于计算机的普及和成熟，数据的标准化和各种软件系统的应用，档案人员需要更高的专业标准。过去，纸质档案只停留在文本中，不能满足当前档案信息管理的实际需要。

（四）提高领导的业务水平

由于社会经济的快速发展，管理人员的管理水平有待提高。企业文档管理方式导致企业发展模式未能适应当前的发展阶段。因此，企业的领导要结合社会制度的发展现状和要求，制定发展战略，保证档案管理措施的及时更新。相关管理人员需要及时了解档案管理的最新技术和理念，保证人事档案管理工作的顺利进行。同时，要做好人事经理和财务经理的管理工作，了解相关的法律法规，通过先进的政策和知识，对企业的核心控制进行培训，从而提高企业人事管理的效率和质量。此外，企业还需要把人事管理的根本性设施做好，以保证人事管理的根基设施建设的力度，建设档案专有管理室，并使用特有的保护方法，最终能有效地提升企业档案保存的工作质量。

五、结束语

综上所述，人事档案在企业的管理和未来发展中起着重要的作用。人事档案管理工作的改革与创新，应从实际出发，兼顾人事档案管理的影响因素，结合信息技术和手段，逐步提高人事档案管理工作的水平，科学合理的人事档案管理能够促进企业经营的全面建设和发展。

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