人力资源档案信息化的建设要点分析

李媛

【摘 要】随着信息化的不断普及发展，信息化的影响辐射的范围不断扩大，企业人力资源档案管理工作也深受影响，发生了巨大变化。本文立足于人力资源档案信息化发展现状，辩证地认识信息化对人力资源档案管理工作产生的发展机遇和存在的问题，并对这些在人力资源档案信息化建设中存在的不足提出解决方法，希望能为我国的人力资源档案信息化建设事业提供一点借鉴。

【关键词】人力资源；档案；信息化；建设

人力资源在广义上是指能为社会经济发展做出贡献的劳动者所具备的能力，在狭义上是指企业全体成员的工作能力。现在人们口中所提到的人力资源，大多是指后者。人力资源对企业发展影响巨大。人力资源就好比是企业的横梁，衡量不坚固的话整个企业都处在危险之下。档案管理作为人力资源的核心工作，更应该加以重视。近年来，人力资源档案信息化发展迅速，信息化对人力资源档案管理的影响值得思考。

一、人力资源档案信息化发展现状

人力资源档案信息化以互联网技术和计算机数据处理技术为载体。由于国外的互联网技术发展较早，所以他们的计算机数据处理技术也较为发达。发达国家对本国的档案管理问题关注的极高，他们从计算机数据处理技术发展初期就开了其对档案管理工作的影响的研究。截至目前，国外发达国家的企业人力资源档案信息化都已达到一个较高水平。而我国的互联网技术发展相对于发达国家起步较晚，对于企业人力资源档案管理信息化的研究也还未完善。但我国的企业人力资源档案信息化发展后劲十足，目前我国的企业人力资源档案管理基本实现信息化，部分企业还在应用过程的创新发展，将信息化技术运用于企业发展的其他环节，并取得了显著的成效。我国的企业人力资源档案信息化发展良好，未来指日可待。

二、人力资源档案信息化的优势

传统人力资源档案多以纸质档为为主，管理起来诸多不便。而人力资源档案信息化可以大大弥补这些不足。第一，人力资源档案信息化使数据信息收集方便快捷，加快人力资源档案管理人员的工作速度，提高工作效率。企业员工可将个人档案按部门提交，人力资源档案管理工作人员接收时之间按部门归类并在文件上标注个人姓名同意入档案库，这样当领导急需某为员工的档案时，可直接进入档案库搜索员工姓名即可，减少工作量。第二，人力资源档案信息化有利于深化信息共享性，维护员工竞争公平性。企业人力资源档案可对领导层透明化，这样可防止某些员工为了个人利益篡改个人档案信息或恶意篡改他人档案信息。第三，人力资源档案信息化有利于降低档案管理成本。如若以传统模式管理档案，需要一定的人工成本、档案包装成本和档案存放空间成本。而信息化档案管理只需少数计算机和操作人员即可。第四，有利于提高人力资源档案的质量。众所周知，人时时刻刻都在发展变化着，理所当然，人的档案也在发生着相应的改变。对人力资源档案的时事更新是促进企业更好发展的人才储备保证。传统的人力资源档案管理都是用档案袋密封保存，如果想要增减新的数据信息会耗费很大的工作量，某些工作懈怠的档案管理人员便会偷工减料。而人力资源档案信息化利用计算机信息处理技术在计算机上简单操作即可，提高了档案管理人员的工作积极性。

三、人力资源档案信息化存在的不足

1.人力资源档案管理信息化不够规范

目前我国企业人力资源档案信息化还没有统一标准，各个地区企业的人力资源档案管理信息化水平参差不齐，有些档案管理甚至严重不规范。大部分企业虽然将信息化运用于人力资源档案管理，但只是將档案内容信息化，在档案管理上还有所欠缺。例如档案内容是否真实可靠；对档案内容是否进行简化优化；对档案的调出是否进行实名登记等等，这些不规范行为对企业的发展非常不利。

2.人力资源档案管理人员缺乏专业技术

目前我国企业的人力资源档案管理人员的计算机专业知识水平和是实际操作能力水平都还不够高。而人力资源档案信息化需要一定的计算机数据处理技术为依托进行档案管理。目前档案管理人员的工作能力与档案信息化不能完全适应，使档案管理人员在进行信息化档案管理工作时存在技术障碍，不利于档案管理的工作进程。

3.加剧了人力资源档案的安全隐患

一个新事物的出现，必然会连带出其他与之相关的新事物。例如互联网，当互联网开始在世界大范围发展时，“计算机病毒”和“黑客”这两个词也开始活跃在人们的视野里。计算机病毒其实有时一种小程序或代码。但它传染力和破坏力都极强。多数计算机病毒至今还没有解决的办法。计算机病毒极易通过互联网传播，如果企业人力资源档案办公室的计算机染上病毒，后果将不堪设想。而黑客则容易被其他竞争对手利用，让黑客侵入企业的内网或计算机，窃取企业商业机密。

四、人力资源档案信息化的建设要点分析

1.建立人力资源档案管理信息化规范化制度

国家应制定企业人力资源档案信息化统一标准，规范人力资源档案的收集、入库、借调等管理程序。在档案资料收集时认真辨别其内容的真实性，在他人借调档案资料时严格申明不得任意传播和任意增改，并对借调人进行实名登记。

2.提高人力资源档案管理人员的信息数据处理技术

个人应积极学习互联网相关技术，提高自身的计算机专业知识的实际操作能力。企业应提供资金支持，资助员工参加专业培训课程和参加计算机资格证考试。国家应出台相关政策，如鼓励各行业劳动者接受继续教育，提高劳动者的综合素质。

3.提高网络监管力度

企业应对企业内部网络用户进行实名登记和访问记录后台监测，对人力资源档案管理办公室的计算机网络进行安全维护，并要求全公司员工规范上网。国家应完善我国的网络安全管理机制，优化网络环境，并对是商业运用违法手段进行不良竞争制定相应的惩戒制度。

五、结语

信息化为企业人力资源档案管理带来了发展的机遇，同时也引发了相应的问题，我们应抓住发展的机遇，同时提高防范意识，规避其带来的挑战。企业人力资源的档案管理信息化虽然发展状况良好，但我们还有很长的一段路要走，这需要社会各界的共同努力。希望这篇文章能为我国的企业人力资源档案信息化发展尽一点绵薄之力。

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