国有企业办公室的精细化管理探析

杨书磊

摘 要：企业的办公室管理是成就企业发展的重大环节，一旦发生问题将会引发一系列的后续负面影响，对企业的正常经营和经济行为形成极大的阻碍。精细化管理是一种企业理念文化的体现，为社会分工精细化、服务质量精细化及现代化管理提出合理要求。基于此，本文主要对国有企业办公室的精细化管理进行分析探讨。

关键词：国有企业；办公室；精细化管理

精细化管理是一种最大限度降低管理所占用资源，以及缩减管理成本为主要目标的管理方案。现代化的精细化管理就是将管理责任落实到人，并将其具体化、明确化，执行者需要把工作做到位，并且日清日结，发现问题时要及时纠正和处理等等。

一、国企办公室精细化管理的重要性

（一）理顺工作流程。国企在规模上都会比其他的所有制企业更加庞大，工作人员的数量也会很多，因此办公室需要在人力、薪资、宣传、培训中发挥更大的功效，因此要处理庞大的工作量就需要办公室精细化制度的理顺功能。精细化管理制度在日常事务的分配和时限都可以明确地规定，此外还能将整体的工作根据人数和岗位进行分块，让每个工作人员在完成自己工作的同时能为集体的任务作出贡献。

（二）以责任为依据，合理制定决策。国企办公室的精细化管理将复杂的整体工作化整为零，让执行人员明确自己岗位职责的情况下进行工作，也就是让管理者和执行人员之间的交流更无缝衔接，更好地促进了命令的下达和执行。办公室需要处理的事情很多，各项信息的了解是管理层进行决策的基础，也是企业正常经营行为的根本信息保障。办公室的精细化管理能为问题的提出和解决寻求合理的突破口，通过分析事件得出管理经验，并针对面对的任务得出针对性的结论，并从客观的角度为事件的解决和决策提供科学理论依据，为企业的可持续发展起到了关键的作用。

二、国有企业办公室的精细化管理

（一）优化管理制度。办公室精细化管理最重要的一点就是需要对制度进行合理的优化，将各个工作岗位的职责和职能进行明确的分配，这既是提供工作效率的手段，也是为发挥职能最大化给予的基本权限。每一位工作人员对于工作内容的部署都需要有针对性的明确，并要求个人对工作的性质和作用进行一定程度的分析，同时为促进工作的开展提出合理意见和建议。工作永远都是有待完善的，因此只有科学地将工作性质和工作内容进行分配，才能保障每一个员工能发挥出自己最大的工效。

（二）着力做好综合协调工作。一是对公司全年任务目标进行了细化分解，同时注重重点工作推进落实过程中的协调，确保公司各项决策部署落实到基层。二是以公司党政联席会议纪要督办为抓手，推行督办流程，明确专人负责、严格落实时限。三是及时收集整理各方面信息，第一时间向领导反馈有关工作情况，为公司决策提供相应参考。四是做好外部沟通协调工。

（三）明晰岗位职责。第一，落实岗位权责划分；即将办公室工作人员的权利与责任联系起来，首选是明确不同岗位工作人员的权利，以此保障每个工作人员都具有足够的执行能力、管理能力；其次是明确不同岗位权利背后的责任，以此促使各个岗位的工作人员，严格遵守有关规章制度，合理、合法、合规使用权利，在保证合理使用权利完成任务的同时，也避免违规、越权事件的发生。

第二，岗位职责的明确。国有企业办公室工作精细化管理在实现权责明确划分后，我们还应该根据不同岗位的职能明确责任，即实现任务、目标细化，并将责任落实到人头，并由办公室整体作为监督主体，监督各个部门和科室执行职责的情况，对于个别岗位执行能力偏差问题要及时提醒、积极帮助、及时矫治，对不同科室工作衔接不当问题要及时沟通斡旋，以此避免尸居其位而不积极作为以及各个科室不积极协调的现象。

（四）着力抓好档案保密管理工作。扎实做好档案资料收集、整理、归档和保管等工作，收集整文书档案，并上传公司档案信息系统。认真做好档案查、借阅服务工作，积极配合人力资源部干部人事档案审核查阅，实抓好企业保密工作，认真落实保密管理制度，开展保密管理工作自查，加强涉密人员和密级文件管理，没有发生泄密事件。

（五）着力抓好机关办公运行管理。一是严格公务用车管理，制定出台加强公司机关车队管理规定，完成了公司机关和二级单位公务用车定位系统安装及各类车辆摸底工作。加强车辆运行和维修费用控制，运行成本有所下降。同时重视对车班司机的思想政治、保密规定、专业知识和安全文明驾驶教育，提高司机的基本技能和综合素质。二是大力推进公司机关手机移动办公，依靠现代信息技术提高管理效率，实现了提效和节支双赢。严格机关固定电话管理，重新核定了每部电话费用标准，每月进行公示通报，节约固定电话费用近万元。三是加强印章和证照管理，对机关部门印章进行了梳理，出台规范印章管理制度，有效防范印章使用风险。四是加强机关和后勤单位节约用水用电管理，制定节約用水用电管理规定，定期开展检查，进一步降低了用水用电成本。五是加强业务招待管理，严格执行审批程序，从严控制招待标准，努力降低招待成本。

国有企业办公室工作精细化管理是我国国有企业制度发展完善的一个必然趋势，对于多种经营方式并存的集团公司来说，工作精细化管理更是一个可行性工作模式，因此，我们应该正确认识到国有企业办公室工作精细化管理的重要意义，不断在实践中进行摸索，为集团的改革发展提供源源不断的动力。

参考文献：

[1]高向阳，崔勤利，王建新.以精细化管理提升办公服务水平[J].农业发展与金融，2010（2）：86.

[2]刘恩龄.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业，2011（4）：141-142.