浅谈如何做好档案利用工作

郑玲玲

摘 要：档案是知识宝库、历史的见证，在国家治理中发挥重要作用；档案是真实的记载，重要的参考，开展档案工作是社会信息化的需要：对档案利用工作的几点建议。

关键词：档案；利用；价值；信息化

一、档案是知识的宝库、历史的证，它在国家治理中有着极为重要的作用

档案来自社会，应当服务于社会。案工作的目的在于档案利用，这是档案价值的重要表现。档案意识的强弱、利用工作的好坏，直接影响到社会各行各业工作顺利与否。一张图纸，可以为国家节约上万元的资金；一份文件，可以使成批的人在政治上获得新生。当国家出现重大变故和公共危机时，档案的原始信息留存会成为决策和救援的强力支撑，其作用不言而喻。而不重视档案利用工作，却会使工作造成被动和损失。1989年8月的黄岛油库大火就给我们留下了许多反思。这场大火由于薄弱的档案意识，给救火工作造成了困难和损失。当大火熊熊燃起时，如果能及时抢救出档案资料，搞清楚罐区和火场的整个布局、结构、地形地貌及油罐区的全部情况，制定出正确的灭火方案，火势也许会得到控制。根据当时的情况，完全能把档案抢出烈火吞压之地。可是，就在这段宝贵的时间里，较大的油库竟没有一个人想到去抢救档案，也没有采取任何防范措施，直到全部档案被大火焚烧殆尽，使灭火工作失去了在大火前期迅速掌摧各种情况的有利时机。事后，由国务院委托山东省政府组成的调查组在报告中提出；“油库在管理上仍存在一些突出的薄弱环节……事故发生后，未能提供急需的图纸资料，也给灭火工作造成了一定的困难”。一位记者写到：“没有图纸资料，是‘大事故中出了小事故，小事故也成了大事故，教训比大火更深刻。又比如：2015年，“8'12人津滨海新区爆炸事故”，多处建筑受损严重，人员伤亡惨重。为快速开展救援、评损、理赔等工作，急需查询距离爆炸中心3公里范围内的40多个住宅（公建）项目档案。有关档案馆紧急查阅案卷398卷，调阅、翻拍图纸6000多张，为事故中受损严重企业调阅了施工资料和竣工图纸，及时、详实、可靠的档案信息，为救援工作赢得了时间，为企业评估损失和后期建筑维修提供了权威凭证依据。由此我们认识了档案在社会上的重要作用，要进一步增强利用档案的意识，使档案信息转化为对社会有用的财富和推动社会前进的力量。

二、档案是真实的记载、重要的参考，开展档案利用工作是社會信息化的需要

档案是人类各种活动的原始记录和存储形式，它来源千实践、服务于实践，是党和国家各项建设事业必不可少的重 要环节，是不可替代的。在我国，机关档案利用是相当普遍的，现在已开始向学术方面的利用发展，但民众的档案利用意识还没有真正唤醒。而一些发达国家各种各样的档案利用工作已广泛开展起来，不光是大学里的大学生在档案馆利 用档案进行学术研究、写毕业论文，连中小学也把档案利用到教学工作中，进行历史传统教育……在法国、罗马尼亚、瑞士、俄罗斯等一些国家，档案馆几乎和图书馆、博物馆一样，是向社会公众开放的，这是值得我们学习和借鉴的。

档案是党和国家领导中国人民革命和建设实践的真实写照，它记载着我国发展过程中的经验教训、科学依据。许多人，许多领导同志通过利用档案，解决了工作中的实际问题，进而了解、认识了档案的重要作用；众多的科研工作者、史学家家通过利用档案完成7重大科学研究、史学巨著：最为普通的是单位编史修志，均离不开档案资料，因此，档案的价值作用，只有在利用中才能被真正认识，只有利用得当才能出效益。

三、对档案利用工作的几点建议

（一）有选择地开放档案。认真贯彻执行国家关于开放历史档案的方针，切实把建国前的档案资料和革命历史档案，除极少部分只限于在一定范围利用外，律向党政机关、科技部门、史学部门及其他有关部门和有关人员开放。历史经验表明，开放是创新档案利用工作的必由之路，它促使档案管理体制转轨变型，转机关服务为社会服务之轨，变封闭管理为开放管理之型。

（二）开展群众性档案。实际利用和学术利用的卮展群众利用，即除了向机关研究部门等开放以外，还开放，允许公民利用某些杉用源源不绝，藏之高阁就浪费。档案是历史的见证，提供利用，广大人民群众家的真实历史面貌，就会出的不协调因素。

（三）正确地划分保密保密范围。目前，保密范围规定比较笼统，缺乏具体标准，往往是档案干部处于个人印象划分是密还是非密，随意性很大。应当组织力量逐卷审查，划定保密范围。选择有针对性的档案信息，开发利用其价值，变被动服务为主动服务。

（四）提高档案工作服务质量。档案干部要熟悉档案业务，加强档案开发利用、检索工具编制工作和编研工作，打造电子档案管理平台，减少对档案原件的损坏，扩大阅览场所。添置必要设施设备，逐步应用现代技术手段。