浅析社区档案工作的重要性

胡青

摘 要：在新形势下，社区档案工作已成为社区建设和社会实践的重要组成部分，为社区活动提供着智力支持和有效信息，社区档案即社区在开展各项活动中形成的具有保存价值的资料，包括文件、名册、图片、音像、账簿等，作为记录和反映社区建设全过程的社区档案，是社区发展历程的真实记录，也是各项工作开展的参考和依据，在建设幸福、和谐社区进程中更是占有重要的一席之地。社区档案工作水平将直接影响着社区建设的整体水平，要坚持解放思想，与时俱进，研究新问题，落实新措施，开辟新境界的方法深入了解社区档案工作的基本情况，不断总结社区档案在服务社区建设方面的成功经验和做法，总结社区档案工作中的一些热点、难点问题，进一步推动社区档案工作健康、持续地发展，促进社会和谐发展，推动社区档案工作更全面、深入地开展奠定基础。

关键词：社区档案；社区建设

一、社区档案管理中存在的几个问题

（一）领导档案意识淡薄，社区档案缺乏长效管理机制

“上面千条线，下面一根针”，方方面面的工作都需要社区来落实，档案工作是一项默默无闻、难以出彩的平凡工作，少数社区在建档初期，档案部门投入了较多的力量，给予了精心的指导和大力的协助。部分领导对档案及其重要性不甚了解，没有将其作为一项基础性工作来抓，建档工作完成后，尽管这项工作一直还在延续，档案工作所需的人、财、物缺乏有力支持，没有被纳入工作议事日程和发展总体规划，没有被摆到应有的位置，严重影响了社区档案工作的开展，随着时间的推移，缺乏严格的监督检查措施，档案工作已明显地呈现出松懈和倒退的迹象，其发展趋势不容乐观。

（二）文件材料收集不完整、归档不及时

社区档案工作起步较晚，在档案管理、档案资料收集、立卷归档、档案利用、安全保护等方面存在一些问题：有的社区每年接受相关职能部门检查的频率较高，组织文件材料时通常要“挪用”档案材料进行重新组合，使用后档案材料的复位不及时、还原率较低，导致档案有散失现象；有的社区档案工作没有得到重视，档案管理所必需的物品缺乏、档案保管条件恶劣，档案人员认为档案工作“无关紧要”，在收集利用档案时，未能严格按档案管理制度执行，做到及时登记，及时归档，敷衍了事，导致多年来档案文件材料“所剩无几”；有的档案人员对业务熟悉不够，不知道档案管理“从何下手”；有的虽对档案进行了规范的整理，却缺少管理“束之高阁”；有的虽制定了相关的档案管理制度，却没有起到应有的约束作用，档案“有去无回”。

（三）档案人员兼职多、变动频繁，档案培训指导的延续性不够

社区档案工作队伍尚不够稳定，绝大多数社区没有安排专门的工作人员进行档案管理，对档案业务了解比较欠缺，与档案部门的沟通不够及时到位，档案员频繁变更，社区档案工作队伍整体素质难以提升，在档案管理规定的把握上有一定的偏差，理解上有一定的“误区”；甚至把资料和档案混为一谈，该归不该归的都“尽收囊中”；未参加档案部门组织的培训，存在着档案整理凭个人理解、想象的现象；刚对档案和档案工作有所了解，就离职或是被调整了工作岗位，而新的档案员在没有经过任何培训的情况下上岗，档案管理水平有待提升，给社区档案工作的正常开展造成了一定影响。

（四）档案整理的规范化有待提高

即便条件好的社区建立了专门的档案室，受经费紧缺、办公用房紧张等客观因素的影响，档案保管和存放条件都受到一定的限制。档案临时存放的柜橱，容纳量总是有限的，达不到档案防潮、防火、防虫、防蛀的保管要求；被划分为永久或是三十年的档案又不能擅自销毁，社区档案最终流向问题有待解决；社区功能的进一步扩大，档案形成数量的不断增加，各社区归档文件材料纷繁冗杂，大部分为上级来文以及上报材料，重复现象严重，缺乏特色；档案材料极大的占用社区的办公场所，保管条件也无法保障。

二、加强社区档案工作的措施和手段

（一）齐抓共管、密切配合

一项工作的顺利开展往往需要多方面的支持，全面提高社区干部的思想意识入手，大力宣传档案法律、法规，档案工作涉及到社会的方方面面，仅靠档案部门一家之力是远远不够的，街道办事处作为社区的主管部门，要给予重视与支持，加强对社区建档的指导，在业务他们了解社区档案形成规律，在行政上他们对社区档案工作最有发言权，对所辖社区建档的态度和意见直接影响着社区档案工作的开展；同时增强社区全体人员对档案及其法律法规的认知意识，使社区领导和工作人员充分认识社区档案在社区建设中的重要意义和地位，全面理解和认真落实档案工作，档案工作涉及文件材料的收集、积累、整理、鉴定、保管、利用等多个环节，较为繁琐，加上档案安全保管也需要相关装置，落实好档案建设上人员的安排、经费的投入、设施的购置，并配备了专门的铁皮柜和档案室，精心组织，安排熟悉文件材料的专员负责，确保工作落实到位，把社区档案工作列入工作日程，营造关心支持档案工作的良好氛围。

（二）以点带面、整体推进

社区建档并不能直接套用现有的档案管理方式，要求以“简单易行、便于利用”为基本原则，社区范围内的民俗风情、名胜古迹、社区面貌变迁的档案，发生过的重要事件、重大活动的档案，出现过的著名人物、新鲜事物的档案等，结合社区资源特色，要主动收集、整理、归档，以提高社区档案的含“金”量，强化利用效果。结合社区实际情况找准档案工作为社区建设服务的结合点和切入点，在开展社区档案工作中，只有让档案充分发挥作用，才能体现档案的价值，社区档案工作才能得到认可和快速发展；着重抓好下岗职工档案、特困家庭档案、特困户“低保”档案、优抚对象档案、孤寡老人档案、残疾人档案、居民健康档案、社区名人档案等，提供居民最需求的社区信息服务。树立社区档案全方位为社区建设服务的思想，宗旨是为社区居民服务，为政府排忧，为群众解难，在服务百姓日常生活、帮助弱势群体化解矛盾纠纷、维护社会治安稳定方面发挥重要作用，不断创造更直接、更有效的工作方式和服务手段，让社区档案工作成为联系社区与居民，联系社会与政府的纽带。

（三）管用并举、宣教结合

社区档案的内容一般包括党政类、社会保障类、社区政务类、社区经济类、社区综合治理类、计划生育类、城管类、物业管理类、文教体类九大方面的内容。以社会保障类为例，其包括城市居民最低生活保障情况入户调查、统计，办理低保，保障金发放统计表，城市特困家庭医疗救助、重大疾病救助申请与受理等。这些档案与社区居民生活息息相关，管好、用好社区档案既是社区工作人员做好群众工作的可靠依据，也可以为社区开展文明宣傳教育提供了生动教材，进一步拉近与人民群众之间的距离，让社区人员切实感受到档案工作参考、决策依据、文化宣教等内在价值和独特魅力，才能形成社区建档的持续内

推力。

加强对社区档案监督、指导力度，将社区档案管理纳入全区档案发展规划以及档案行政执法检查范围，进一步强化社区档案专、兼职档案管理人员的业务培训工作，因地制宜地举办各种培训班，向他们讲解档案业务知识，传授业务操作技能，在实际操作中实实在在手把手、面对面地给予指导服务，培养一批具有专业知识的档案管理员，逐步提高人员的素质，使其成为社区档案建设的主力军，切实提高社区档案管理水平，以适应新时期条件下社区档案管理工作的要求，为开展档案管理工作提供人力支持，确保社区档案工作为社区的管理和建设提供最佳服务。