对妇幼保健档案管理工作的探讨

关菊秋

摘 要：妇幼保健机构的档案是发展妇幼保健事业的重要信息资源和依据，是妇幼保健机构的宝贵财富。随着妇幼保健工作的不断发展和进步，档案工作必将显示出越来越重要的作用。但由于种种因素的影响，妇幼保健机构档案管理工作在一定程度上存在着一些问题，不同程度地影响了妇幼保健档案工作为社会服务的功能。因此，通过优化档案管理工作，可以提升档案管理水平，营造安全管理环境，提升妇幼保健院综合管理和服务水平。

关键词：妇幼保健；档案管理；工作探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）05 — 0116 — 03

妇幼保健在具体工作中产生的妇女和幼儿两个保健系统管理记录及其它特定科研项目的计划、样本记录、统计资料、研究论文、工作计划总结、经费投入和支出的原始凭证等需要妇幼保健工作人员在进行妇幼保健工作的同时进行管理。对这项妇幼保健包含却具备档案保管性质的专项工作，中国妇幼保健杂志曾收纳多篇专项论文从妇幼保健院、妇幼保健临床工作点、国家妇幼保健人事档案管理角度对其进行了实践性的总结。它的产生是一个连续复杂且循序渐进的过程，它的管理是与特定科研项目伴生的另一项特定的妇幼保健专项工作，不能与之分割。

一、妇幼保健档案定义和目的

妇幼保健档案是指一定范围内的妇幼保健工作实践涉及的一系列内容，包括妇幼保健工作特定实践和科研项目计划，收集到的众多样本，形成的科研论文；常规工作计划总结、卫生部及市县区级报表、涉及经费投入的成本核算、物资划拨凭证报表等，在特定妇幼保健工作目的未实现前提下经妇幼保健专业人员及记录管理者评估前，在一定期限内不能删除作废的形式以纸质、电子、文字、影声像、图片等存在的按一定规则保存着的可重复视听记录集合。妇幼保健专业档案建立、管理的目的是实现妇幼保健专业知识的实践总结、参阅与传承。

二、传统妇幼保健档案管理存在的问题

1.对档案管理工作的重要性认识不够

随着妇幼保健事业的日益发展和进步，其档案工作必将显示出越来越重要的作用。从目前的情况看，整个妇幼保健机构的档案意识还很薄弱，对档案管理工作的重要性认识不够。档案工作是一项幕后工作，不太容易引起注意，有些单位的领导和部分同志档案意识淡薄。有的单位对档案工作所需的人、财、物以及档案整理归档时间不能给予充分的保证，对档案监督检查力度不够，档案未实行集中统一管理。这些都不符合档案管理要求。

2.档案管理人员责任意识薄弱

档案管理人员直接影响着档案管理工作。部分妇幼健康档案管理工作人员的责任心不强，管理意识薄弱，这样会不同程度地影响档案信息保存的完整度。在一些基层档案管理的工作人员专业技术不强，错误地认为档案管理只是将档案资料放在固定的位置，而缺乏系统性完整性的管理，忽视了资料完整度的检查。由于没有专业性的管理经验及知识，欠缺档案管理技巧，导致档案管理工作出现多种问题，如资料查阅速度慢、资料维护不到位等等。部分管理人员对其他科室的档案信息管理不上心，尤其是一些交叉性的档案资料。管理人员之间没有足够的交流，影响妇幼健康管理工作的正常进行。

3.對档案内容不明晰

以往的纸质资料档案已经转变成了电子档案，档案的管理方式也产生了变化，健康档案的意义在不断延伸，档案的管理区域也在不断扩展，对不同的文档都进行了不同程度的升级发展。由于档案管理制度的不完善，也没有统一性的规定，单位之间的管理方法并没有统一模式，都按照自己的管理方式，对本单位的信息进行归档，而忽视了对一些本来具有使用价值的档案进行归档，造成了档案内容不完整的情况。

4.档案管理制度不完善

一些基层妇幼健康档案管理部门对自己的发展没有明确的目标，也没有明晰的计划。由于管理制度的不完善，造成档案管理工作较为混乱，浪费了人力资源，也没有取得好的管理效果。如在工作中，应该准备好本部门的档案资料，统一交由专业的管理工作人员对其进行归档。在实际操作过程中，部门忽视信息档案的前期筛选，将收集好的信息不分主次的全部交给档案管理人员。

5.欠缺专业技术人才

档案管理工作需要运用相关的档案管理知识。档案管理必须由专业性人才来掌控，他们拥有专业的档案管理知识及管理技能，知道档案管理对科室及医院的重要性。在妇幼保健工作中，需要多任用更多掌握档案管理专业技术的人。档案管理工作是一项专业性技术性很强的工作，档案人员的素质直接影响档案管理水平。有些妇幼保健机构没有配备档案专职人员；有的档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力研究档案管理业务；有些单位因机构改革，档案人员更换较为频繁，业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。在人才培养中，一些单位只重视妇幼保健业务人员素质的提高和继续教育，而对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，缺乏系统的档案知识培训，致使一些档案人员的管理水平只停留在经验上，跟不上时代发展的要求。

6.档案管理硬件投入不足

一些妇幼保健机构由于业务及办公用房紧张，致使档案用房狭小，有的档案库房和办公室在一起，有的综合档案室变成了杂物室，不符合档案保管的标准；有的综合档案室设施不齐全，设备陈旧，管理技术落后，更无现代化管理设备，达不到档案管理要求，也制约了档案工作的开展。

7.档案管理信息化程度不高

近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术已运用到档案管理工作中，而在妇幼保健机构档案管理中计算机技术还没有得到广泛运用，档案管理大多停留在传统方式上，方法繁琐，不易操作，档案信息化、现代化管理水平不高，不利于档案的利用和开发。

由于以上种种原因，妇幼保健机构档案管理工作在一定程度上还处于被动局面，不同程度的影响了档案工作服务于妇幼保健工作和其社会功能的发挥。当前，妇幼保健机构档案管理工作必须紧紧围绕妇幼卫生事业新时期的新任务、新特点、新要求，必须以“服务全局工作，促进事业发展”为宗旨，改革不适合妇幼保健机构档案管理工作发展的旧模式，树立全新的档案意识，要创造性地开展工作，克服被动局面，不断探讨对妇幼保健机构档案管理的新思路和新方法，更好地为妇幼保健工作和经济发展服务，使妇幼保健档案资料的价值在妇幼保健事业发展中得以充分体现。

三、对妇幼保健机构档案管理工作的几点思考

1.提高对档案工作重要性的认识

档案工作是管理工作的重要组成部分，各级妇幼保健机构要加强对档案工作的领导，切实把档案工作列入工作计划和领导工作的职责范围，把档案工作与单位业务建设同步规划、同步发展、同步管理。要明确分管档案工作的负责人，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。要建立档案管理达标升级考核机制，通过推进达标升级考核制度，对档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进档案工作制度化、规范化和科学化建

设。同时，要大力开展档案工作的宣传，做好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，提高大家对档案工作的知晓率，增强档案意识，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性。

2.提高档案管理的制度化建设

建立健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。档案工作是一项头绪多琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循。各级妇幼保健机构要结合自身特点和发展需要，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度，并在抓落实上下工夫。妇幼保健机构档案藏储应做到“三有”：即有价值、有重点、有特色。同时应理顺管理体制，建立科学的档案管理体系。上级单位要加强对所属单位档案工作的指导和监督检查，实行考核评价。各类档案要实行集中统一管理，使各项业务工作与归档工作实行同步管理，把档案工作纳入到科研、计划、项目管理和有关人员的职责范围。进一步完善档案整理细则，使档案的整理更加科学、全面、完整，逐步实现档案管理的规范化、标准化。

3.提高档案管理人员的综合素质和业务水平

随着科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案管理工作中，因此，提高档案人员的素质，是推动档案工作的关键。各级妇幼保健机构应将档案人员培养纳入单位人才培养计划，加强对档案人员的专业培训、继续教育、进修学习等。档案人员不仅要精通档案管理的技术和方法，还要学习多媒体和计算机网络技术，熟练使用计算机文档管理软件系统，并不断学习和创新，开拓档案工作新思路，适应新时期档案工作发展需要。要保持档案工作人員的相对稳定，做好档案人员的思想稳定工作，解决实际问题，为他们提供良好的发展平台，使其能安心本职工作，从而促进档案工作持续稳定的发展。

4.提高档案的现代化管理水平

随着妇幼保健事业的快速发展，对档案信息的需求会越来越大，不仅要求获取的信息具有系统性、准确性，而且要求获取的时间迅速、及时。所以，对档案管理提出了更高的要求，档案的开发利用仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，难以满足工作需要。必须完善现代化管理手段，建立一个能充分挖掘妇幼保健机构档案内在价值的、使其高效及时为社会各层次提供高质量信息的计算机管理系统。要进一步加大基础设施的投入，不断完善档案室的保管条件，以现代科学的管理方法和先进的科学技术，实行计算机文档一体化管理。要根据单位实际工作情况，建立必要的档案管理网络，配置现代化办公设备，加快档案信息化建设，逐步实现档案管理的规范化、信息化、现代化。

5.着力构建妇幼保健院档案管理体系

在开展妇幼保健院档案管理过程中，科学性原则是开展好工作的另一项核心原则。要具有统筹思维和科学性思维，对于工作中存在的问题，有清晰准确的判断，在妇幼保健院档案管理工作实践中，可以针对实际问题，集思广益，提高工作的科学性和规范性，满足当代工作需求，提升总体工作水平。随着现代档案管理工作的发展，工作日趋复杂，对于这种情况，要坚持科学性原则，优化工作模式与方案，满足当代工作要求。要想提升妇幼保健院档案管理工作的总体水平，最重要的就是坚持安全性原则。从工作内容和性质来看，安全是妇幼保健院档案管理工作的本质特征。必须秉持安全工作理念，各项档案管理工作的开展与创新，都要将安全性放在首位，做好防控应急预案，针对可能出现问题的节点，出台有针对性的措施，防患于未然，减小潜在风险带来的损失。在妇幼保健院档案管理实践中，要坚持顶层设计理念，提升工作层级，将档案管理工作作为一项全局工作，提高工作标准和层次。

6.要秉持科学安全的档案管理理念

档案管理工作关系到妇幼保健院的整体运营，提升档案管理工作的科学性和信息化水平，对于提升综合管理水平，具有十分重要的意义，可以有效提升妇幼保健院管理的效率和稳定性，可以为诊疗服务业务工作体系奠定坚实的基础。在工作实践中，档案管理仍存在很多盲点和误区，针对工作中存在的问题与风险，进行有针对性的改进，是现代档案管理工作发展的重要方向。从工作性质来看，妇幼保健院档案管理工作相对较为复杂，管理工作也存在一定的复杂性，在这样的背景下，提升信息化建设水平，可以提升档案管理效率，减小工作安全隐患。在妇幼保健院总体工作实践中，由于工作重心和工作理念的偏差，很多工作人员认识不到档案管理工作的重要性，在开展工作的过程中，固守传统的工作方法和工作模式，工作总体效能不高，工作提升空间比较大。基于此，对于妇幼保健院档案管理而言，具有较大的提升空间，通过提升工作效率，提高了档案管理工作的综合水平。

7.提高档案信息资源开发和利用

档案工作是一项服务性的工作要深入调查研究保健、教学和科研等对档案信息的需求，有针对性地为妇幼保健和科研及管理工作提供信息，使利用者充分认识到档案的作用和价值。档案人员要树立超前意识，主动开发档案信息资源，真正做到妇幼保健工作发展到那里，档案工作就延伸到那里，服务到那里，密切关注妇幼保健事业的发展，捕捉档案工作中出现的新问题、新情况，并做出相应对策。同时，积极开展档案编研工作，根据需求有针对性地编制一些专题汇编，充分开发和利用档案信息资源。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，实现各级妇幼保健机构信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，以满足妇幼卫生事业工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

〔参 考 文 献〕

〔1〕王程程.“互联网 + ”时代档案数据管理面临的机遇与挑战〔J〕.档案天地，2016（2）：45-46.

〔2〕李健.浅析妇幼保健健康检查档案管理工作的有效途径〔J〕.办公室业务，2014（9）：181-182.

〔3〕王新立.谈如何搞好妇幼保健档案的管理〔J〕.办公室业务，2014（5）： 107.

〔4〕郑奇茹.“互联网 + ”时代高校档案数据管理面临的机遇与挑战〔J〕.城建档案，2016（7）：70-71.

〔责任编辑：谭 蕊〕