电子档案与传统档案管理的优劣

侯春霞

摘 要：网络时代的来临，计算机的应用日益普及，人们在社会活动中形成了大量的以计算机为载体的电子档案，对电子档案的管理已经成为信息化社会发展的客观需要。传统的档案管理方式受到了前所未有的冲击，但是，我们应该清醒的看到，电子档案并未完全具备传统档案的功能，也不能完全代替传统档案，它是对传统档案的补充和完善，二者相辅相成。

关键词：电子档案；传统档案管理；区别

在信息时代，几乎所有的组织机构都无一例外地利用计算机和网络技术的优势来满足对信息的需求。这种需求催生了电子档案的诞生，电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的记录，但它在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特点。

1 电子档案相对于传统档案的优越性

电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与传统的纸质档案相比，电子档案有很多优点：

1.1 电子档案不受时间、空间、人员的限制

在电子档案出现以前，很多珍贵的纸质档案由于受保存条件、纸张质量等外在条件的制约，都成了易损易坏的孤本，即使有几个复印件和副本，也很难满足人们的大量需求，在有限的数量下，文件的共享利用很有限，也就是说，传统的纸质文件只能在固定的地点，规定的时间内，极少数人可以借阅。……