浅谈档案信息化在企业中的应用

龚慧敏

摘 要：档案是在人们社会生活中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，它在人们的日常工作生活中也有着极为重要的作用，档案管理的重要性毋庸置疑。随着大数据时代的来临，档案数量的逐年递增，在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针。且以纸质形式为主的档案资料从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。纸质的文件和图纸受温度湿度环境等影响较大，纸质档案的耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温、高湿、酶、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破损。在档案保存过程中，稍不留意就可能造成不可挽回的损失，并且纸质文档原始件只有一份，借出后容易造成丢失和损坏，只能复制原件，费时费力。与此同时，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大的变化，如文件的起草，签发，催办，归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘和系统为载体的档案。由此看来，档案电子信息化是档案利用工作发展的必然趋势。且在科学与新技术更替日新月异的时期，档案数字化的建设也亟待更为广泛地推广。

关键词：档案数字化；企业；应用；意义

1 档案信息化建设的必要性

传统档案包含有纸质、声像、实物等各种介质的档案，而数字化档案则通过利用新技术——如计算机、扫描技术和多媒体等技术手段，把最初的那些档案资源转化为计算机网络中可以存储的、安全的、规范的、数字化、电子化的档案信息。……